La digitalización de los procesos de negocio ha supuesto un hito en la transformación digital, especialmente en el contexto documentalLa búsqueda de operaciones que utilicen menos papel ha llevado a las organizaciones a replantear sus flujos internos y sus inversiones en tecnología. En este escenario, el concepto de desmaterialización de documentos.
Este proceso está directamente relacionado con el avance de las prácticas sostenibles, ya que, al eliminar el uso excesivo de papel y reducir la dependencia de los archivos físicos, contribuimos a la responsabilidad ambiental corporativa. Además, con la creciente adopción de soluciones digitales en todos los sectores, optar por un modelo... sin papeles se ha convertido en un diferenciador competitivo importante.
En el contexto brasileño, el avance de la digitalización de los servicios públicos y el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica han facilitado la transición. Las empresas que han iniciado el proceso de digitalización se han dado cuenta de que la verdadera optimización pasa por la eliminación total del papel. De esta forma, la transformación digital se consolida no solo como una tendencia, sino como una realidad operativa que requiere planificación, tecnología confiable y conocimiento legal.
En este artículo presentamos las diferencias entre desmaterialización y digitalización, además explicamos cómo se da el proceso en las notarías y cómo las empresas pueden implementar esta práctica de forma segura y eficiente.
¿Qué es la desmaterialización de documentos?
La desmaterialización de documentos es el proceso de convertir documentos originalmente producidos en papel en archivos electrónicos con plena validez legal..
Este trámite se realiza bajo supervisión notarial o por las Oficinas de Registro de Títulos y Documentos (RTD), y requiere la utilización de certificado digital en el estándar ICP-BrasilLa práctica se diferencia de la simple digitalización, ya que otorga al nuevo documento digital atributos de autenticidad, integridad y validez jurídica reconocida.
Esta solución permite eliminar el soporte físico sin perder el valor probatorio de los documentos. Una vez digitalizado según los estándares legales, el archivo puede almacenarse, compartirse y gestionarse de forma más rápida y segura. En sectores como el jurídico, la desmaterialización ofrece una documentación robusta para contratos y registros obligatorios. En las empresas tecnológicas, garantiza la escalabilidad de los procesos administrativos con un mayor control de la información.
Además, el proceso de desmaterialización favorece la centralización de documentos en repositorios digitales con control de acceso y control de versiones. Esto facilita auditorías, revisiones de cumplimiento y una respuesta rápida a incidentes legales. La reducción de riesgos operativos y la trazabilidad completa de los documentos crean un ecosistema digital más confiable para la empresa y sus grupos de interés.
Diferencia entre desmaterialización y digitalización
La distinción entre desmaterialización y digitalización es esencial para garantizar la seguridad jurídica de los procesos documentales. Mientras que la digitalización simplemente convierte la imagen de un documento físico a un formato digital, como PDF o JPEG, la desmaterialización va más allá: transforma este contenido en un documento digital con validez legal garantizada por certificaciones reconocidas.
Esta transformación implica el uso de tecnologías como la firma digital y el registro en plataformas autorizadas. De esta forma, el documento ya no depende del papel como soporte, ofreciendo mayor seguridad, integridad, trazabilidad y aceptación legal en los ámbitos público y privado.
La distinción entre ambos conceptos también tiene un impacto directo en la toma de decisiones en el contexto corporativo. Invertir solo en digitalización puede representar ahorros temporales, pero no garantiza seguridad jurídica. Por ello, las empresas con procesos estructurados y un cumplimiento normativo avanzado han optado por la desmaterialización como estrategia definitiva. Elegir el enfoque adecuado es crucial para mitigar riesgos y garantizar la continuidad operativa con respaldo legal.
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Cómo desmaterializar documentos con ZapSign
Considerando que desmaterializar documentos significa iniciar el proceso en el entorno digital, sin necesidad de imprimir o convertir posteriormente documentos físicos, con ZapSign esta práctica se vuelve accesible, práctica y legalmente segura, incluso para equipos con poca familiaridad técnica.
A continuación, te explicamos cómo crear y firmar documentos digitalmente desde cero, utilizando las funcionalidades de la plataforma.
Paso 1: Crear y cargar el documento
Todo comienza con la creación de un documento digital en un formato editable, como DOCX. Una vez terminado, querrá exportarlo como PDF, un formato más seguro y ampliamente aceptado por ZapSign. Los usuarios de Google Docs, por ejemplo, pueden ir a "Archivo > Descargar > Documento PDF". Si el archivo está guardado localmente en formato .doc, puede usar un conversor de PDF gratuito.
El proceso comienza haciendo clic en "+NUEVO" en el panel de control. En esta etapa, el documento PDF se cargará mediante el botón "Seleccionar documento". Este es el primer paso para iniciar un flujo de trabajo totalmente digital, sin papeleo.
Paso 2: Definición de firmantes y validaciones
Una vez cargado el archivo, el siguiente paso es especificar quién lo firmará. Puedes añadir los nombres y correos electrónicos de los firmantes y definir el rol de cada uno (testigo, firmante, aprobador, etc.). Para mayor seguridad, puedes activar la función de autenticación avanzada, que requiere, por ejemplo, validación por SMS, correo electrónico o incluso una selfie con un documento de identidad.
Este paso es esencial para garantizar la validez legal de los documentos, según lo estipula la legislación brasileña. ZapSign permite configuraciones que refuerzan la autenticidad del flujo de firma, como registros de auditoría y seguimiento de IP.
Paso 3: Colocación de las firmas en el documento
Otra característica única de ZapSign es la posibilidad de ubicar visualmente dónde se insertará la firma de cada parte. Esto resulta útil para quienes prefieren mantener el diseño tradicional de los contratos físicos, con campos de firma en ubicaciones predefinidas. Sin embargo, este paso es opcional: también es posible que la plataforma inserte la firma automáticamente, sin necesidad de marcar posiciones específicas.
El proceso es intuitivo y se adapta tanto a ordenadores como a dispositivos móviles. El editor de posicionamiento se basa en clics, por lo que no se requieren conocimientos técnicos.
Paso 4: Envío y recogida de firmas
Tras configurar los firmantes, ZapSign genera automáticamente un enlace único para cada persona involucrada. El responsable puede copiar el enlace y enviarlo manualmente por WhatsApp, Telegram o correo electrónico, o bien, optar por que la plataforma lo envíe con un mensaje personalizado.
Al hacer clic en el enlace, los firmantes acceden a una interfaz simplificada. Solo tienen que introducir su nombre, correo electrónico y número de teléfono; la plataforma almacena todos estos datos, junto con el hash del documento y el registro del momento de la firma. Esto garantiza el cumplimiento de normas como la LGPD y refuerza la seguridad jurídica del documento.
La experiencia del usuario es fluida: el documento se puede firmar con el dedo en un teléfono móvil, ratón o pantalla táctil. Todo el proceso se completa en menos de cinco minutos.
Paso 5: Almacenamiento, integración y automatización
Una vez que el último firmante completa la firma, el documento final se almacena con todos los metadatos y registros. El emisor puede descargar el archivo y compartirlo con terceros.
Para empresas con un gran volumen de documentos, ZapSign ofrece integración con API. Con ella, puede activar automáticamente flujos de firma desde CRM, ERP o sus propias plataformas. Esto reduce las tareas manuales, elimina errores y agiliza operaciones críticas como contratos de venta, anexos, condiciones de uso y aprobaciones internas.
Beneficios legales y operativos de la desmaterialización
Adoptar la desmaterialización trae beneficios que van más allá del ahorro en papel. Veamos ahora los principales.
Validez jurídica
La validez legal se basa en el uso de las tecnologías previstas en la legislación brasileña, especialmente en la Medida Provisional 2.200-2/2001. Esto significa que un documento digitalizado por un notario o firmado digitalmente con ICP-Brasil tiene el mismo valor legal que un original físico.
Para garantizar esta equivalencia, el proceso incluye mecanismos como el sellado de tiempo, la función hash, la firma cifrada y el registro electrónico. Estos elementos garantizan que el contenido no se haya alterado tras la firma y permiten la verificación pública de la autenticidad. De esta forma, la empresa reduce los riesgos legales y protege su documentación ante litigios y auditorías regulatorias.
El respaldo legal obtenido mediante la desmaterialización protege a la empresa ante posibles disputas contractuales o auditorías regulatorias. Esto reduce las responsabilidades legales, garantiza la transparencia en la documentación y fortalece la reputación corporativa ante socios y autoridades regulatorias.
Reducción de costos
La desmaterialización tiene un impacto directo en la estructura de costos operativos. Al eliminar pasos como la impresión, el transporte, la autenticación física y el almacenamiento de papel, las empresas ahorran significativamente.
Según GartnerEl 3% de los ingresos promedio de las organizaciones se destina únicamente a la gestión de documentos físicos. La oficina de Baptista Luz, por ejemplo, redujo su costo en 3x másAdemás, existen beneficios indirectos: ahorro de tiempo para el equipo, menor espacio para archivos, eliminación de extravíos y agilización de la firma de contratos. El retorno de la inversión se percibe en pocos meses, con beneficios continuos.
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