O eliminación de documentos físicos La divulgación solo debe realizarse tras verificar los periodos de retención, el valor histórico, las normativas del sector, las necesidades probatorias y, en el caso de la digitalización, si el proceso cumple con los requisitos legales aplicables. Tirar los documentos a la basura común o destruir los originales simplemente porque se han escaneado puede exponer datos y eliminar pruebas que aún debían conservarse.
Na Gestão de DocumentosSi bien la migración de archivos en papel a electrónicos puede reducir el espacio físico y las tareas manuales, no convierte todos los documentos originales en material desechable. Esta decisión debe formar parte de una política de retención y eliminación que cumpla con la legislación vigente y el ciclo de vida de los documentos. documentos físicos y digitales.
Esto se aplica a contratos, recibos, registros internos y otros. documentos empresarialesincluyendo los producidos en membreteAntes de destruir cualquier copia, confirme si existe la obligación de conservar el original, si ha expirado el plazo legal de retención y si la copia digital conserva la autoría, la integridad, la legibilidad y los metadatos necesarios.
Resumen
- El escaneo no autoriza automáticamente la eliminación de ningún documento original.
- La Ley N° 12.682/2012 permite la destrucción del original tras su digitalización completa, salvo en el caso de documentos de valor histórico y bajo normas específicas.
- El Decreto N° 10.278/2020 define los requisitos técnicos que deben cumplir ciertos documentos digitalizados para producir los mismos efectos jurídicos que los originales.
- La LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil) exige evaluar la finalización del tratamiento de datos y los fundamentos legales para la retención de datos personales.
- La destrucción segura debe impedir la recuperación razonable de la información y cumplir con las normas ambientales y contractuales.
- Los documentos históricos, ya sean permanentes o sujetos a regulaciones sectoriales específicas, pueden requerir la conservación del original.
Datos breves
- Digitalización y original: a Ley nº 12.682 / 2012 Estipula que, una vez verificada la integridad de la digitalización de acuerdo con la normativa, el original podrá ser destruido, salvo que tenga valor histórico o exista legislación específica que exija su conservación.
- Requisitos tecnicos: o Decreto nº 10.278 / 2020 Exige integridad, trazabilidad, auditabilidad, calidad de imagen, metadatos y protección de la información para los documentos cubiertos por sus normas.
- Datos personales: a ANPD Explica que la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil) prevé la finalización del tratamiento de datos cuando se alcanza la finalidad o los datos ya no son necesarios, pero permite su retención en los casos descritos en el artículo 16.
Ventajas de los documentos físicos
A documentación digital Ofrece ventajas significativas, pero los documentos físicos aún pueden tener sentido en situaciones específicas. gestión de documentos electrónicos Un enfoque bien estructurado no tiene por qué partir de la idea de que todo el papel es inútil; el objetivo es mantener cada soporte solo mientras tenga una función legal, operativa o histórica.
Acceso independiente al sistema
Un documento en papel puede consultarse sin depender de la electricidad, internet, cuenta de acceso ni compatibilidad de software. Esta función puede ser relevante en situaciones de emergencia, aunque no elimina la necesidad de protección física, control de acceso y organización.
El original es necesario en situaciones específicas.
La aceptación legal de documentos digitales Está ampliamente establecido en Brasil, pero algunas categorías siguen sujetas a sus propias regulaciones. El Decreto N° 10.278/2020, por ejemplo, excluye de su ámbito de aplicación los documentos de identificación, los documentos de porte obligatorio, los microfilmes, los documentos audiovisuales y las operaciones del sistema financiero nacional.
Además, los expedientes de pacientes están sujetos a regulaciones específicas según la Ley N° 13.787/2018, y los registros públicos originales deben cumplir con su propia legislación. Por lo tanto, la norma de conservación debe definirse según el tipo de documento, y no mediante una decisión genérica de "digitalizarlo todo y desecharlo".
Desventajas de los documentos físicos
Incluso cuando es necesario conservarlos, los documentos físicos conllevan costes y riesgos que aumentan con el volumen. Escanear Ayuda a reducir algunas de estas limitaciones, siempre que vaya acompañada de normas de clasificación, acceso y conservación.
Vida útil y mantenimiento
El papel puede deteriorarse debido a la humedad, el calor, la luz, las plagas, la manipulación y los accidentes. Incluso con almacenamiento correctoLos documentos que deben conservarse durante mucho tiempo requieren condiciones adecuadas para su preservación y control.
límite de espacio
Los archivos físicos ocupan espacio y requieren mobiliario, cajas, inventario y rutinas de recuperación. Un plan de retención bien implementado evita que esto suceda. expediente Crece simplemente porque nadie ha definido qué es lo que hay que mantener.
Riesgo de pérdida y daño
La pérdida, la mezcla de versiones, las roturas, las manchas, las inundaciones y los incendios pueden comprometer su integridad. documentos empresarialesLa digitalización y las copias de seguridad pueden añadir redundancia, pero una copia digital solo sustituye legalmente al original cuando se cumplen los requisitos aplicables.
costos involucrados
El papel, la impresión, las cajas, los archivadores, las salas, el transporte y el tiempo de búsqueda conllevan costes. En operaciones de gran volumen, la reducción de documentos sin valor de archivo puede liberar espacio y simplificar las auditorías, siempre que su eliminación esté autorizada por normas internas y legales.
💡 ¡Consejo! ¿Quieres optimizar tu gestión documental con firma digital? Haz clic aquí y crea el tuyo ahora!
Eliminación de documentos físicos: requisitos legales y prácticos.
El primer paso para la eliminación es saber Si el documento se puede eliminarLa digitalización, la expiración del contrato o la falta de uso diario no son criterios suficientes por sí solos. Verifique los plazos de prescripción o caducidad, las obligaciones legales o reglamentarias, los litigios en curso, las políticas de retención, el valor histórico y la necesidad de presentar pruebas.
Para los organismos y entidades que forman parte de la administración pública federal, la eliminación de documentos sigue procedimientos de archivo específicos. Recomendaciones para la eliminación procedente de los Archivos Nacionales Requieren evaluación y selección de documentos; desde junio de 2026, el Decreto N° 12.939/2026 también actualizó el proceso de autorización a nivel federal.
En las empresas privadas, el análisis debe tener en cuenta las obligaciones aplicables al negocio y el tipo de documento. protección de datos durante la eliminación Esta es una dimensión del proceso, pero la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil) no establece un plazo único para el almacenamiento de documentos ni determina un método específico para su destrucción.
1. Confirme el período de retención.
Antes de destruir el original, consulte la política o el calendario de retención aplicable. Algunos documentos deben ser... salvado durante un período específico debido a obligaciones fiscales, laborales, contractuales, reglamentarias o probatorias.
2. Compruebe si tiene valor histórico o si se trata de una conservación permanente.
La Ley n.º 12.682/2012 exime de destrucción a los documentos de valor histórico. En el sector público, los documentos destinados a la conservación permanente no pueden eliminarse tras su digitalización. En las organizaciones privadas, las colecciones con valor histórico o institucional también pueden justificar su conservación.
3. Proteger los datos personales y la información confidencial.
Si el documento contiene datos personales, información financiera, secretos comerciales u otros datos restringidos, el método de destrucción debe reducir adecuadamente la posibilidad de reconstrucción y acceso no autorizado. El grado de trituración o destrucción debe ser proporcional a la sensibilidad de la información.
La LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil) prevé medidas de seguridad técnicas y administrativas, y establece los motivos para la terminación y la retención del tratamiento de datos. Por lo tanto, la eliminación prematura de datos puede ser problemática cuando existe una obligación legal o reglamentaria, o una necesidad legítima de retención según lo estipulado por la ley.
4. Elija un método de destrucción adecuado.
Evite tirar la basura común y quemarla de forma improvisada. Para documentos confidenciales, las opciones habituales incluyen la trituración adecuada, la trituración industrial, la desintegración de fibras y los servicios de destrucción segura seguidos de reciclaje. Si bien puede haber incineración en instalaciones autorizadas, no debe considerarse automáticamente una alternativa más sostenible ni adecuada para todas las situaciones.
Si contrata a un proveedor, evalúe la cadena de custodia, el control de acceso, el transporte, la eliminación de residuos y la prueba de ejecución. Un certificado de destrucción puede facilitar la trazabilidad contractual, pero no exime a la empresa de la obligación de verificar que el documento pueda eliminarse.
| Situación | ¿Se puede desechar el original? | Que comprobar |
|---|---|---|
| Documento amparado por el Decreto N° 10.278/2020, digitalizado según los requisitos y sin valor histórico. | En general, sí. | Periodo de retención, normas específicas, integridad, metadatos y preservación digital. |
| Documento de valor histórico o destinado a la conservación permanente. | No | Legislación sobre archivos y política de conservación |
| Documento de identificación, porte obligatorio, microfilm, audiovisual o funcionamiento del sistema financiero. | No decida basándose en el Decreto N° 10.278. | Norma específica aplicable |
| registros de pacientes | Solo según sus propias reglas. | Ley N° 13.787/2018, comité de evaluación y demás normativa sanitaria. |
| Documento que contiene datos personales cuyo tratamiento ha finalizado. | Puede ser necesario eliminar | Artículos 15 y 16 de la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil), obligaciones de conservación y métodos de destrucción segura. |
Cómo digitalizar los documentos físicos de tu empresa
La Ley N° 12.682/2012 regula la digitalización y el almacenamiento de documentos públicos y privados. Tras las modificaciones introducidas por la Ley N° 13.874/2019 y la Ley N° 14.129/2021, el proceso debe preservar la integridad, la autenticidad y, cuando sea necesario, la confidencialidad, mediante el uso de firmas electrónicas.
El Decreto n.º 10.278/2020 detalla cómo se pueden digitalizar ciertos documentos físicos para que produzcan los mismos efectos jurídicos que el original. Entre los requisitos se incluyen la calidad y legibilidad de la imagen, la trazabilidad, la auditabilidad, la interoperabilidad, los metadatos y la protección del documento digitalizado.
Cuando el documento escaneado tiene por objeto producir efectos ante una entidad jurídica de derecho público interno, el decreto exige una firma digital con certificación. PCI-BrasilAdemás de las normas técnicas y los metadatos previstos en sus anexos, el artículo 6 permite otros medios para probar la autoría, la integridad y, cuando sea necesario, la confidencialidad en las relaciones entre particulares, siempre que se acepten en las condiciones del reglamento.
En operaciones con grandes flujo de documentosConviene definir los tipos de documentos, los responsables, las fechas límite y los destinos antes de iniciar el proceso de digitalización. Escanear todo sin clasificarlo puede simplemente trasladar la desorganización del archivo físico al digital.
| Etapa | Control recomendado | Objetivo |
|---|---|---|
| Clasificación | Identifique el tipo de documento y el período de conservación. | Evite escanear o desechar materiales innecesariamente. |
| captura | Estándares de calidad, legibilidad y técnicos | Conserva el contenido en un formato utilizable. |
| Autenticación | Firma electrónica o ICP-Brasil, según corresponda. | Para demostrar la autoría del proceso y su integridad. |
| indexación | Metadatos e identificador único | Localiza y gestiona el archivo. |
| Retencion | Política de seguridad y control de acceso | Mantener el acceso digital durante el período necesario. |
| descarte | Autorización, registro y destrucción segura. | Elimina únicamente lo que ya se pueda eliminar de la colección. |
⚠️ Consulta también estos artículos relacionados 👇
➡️ 13 consejos sobre cómo gestionar bien los documentos digitales
➡️ ¿Qué es el archivo actual, intermedio y permanente en el ciclo de vida del documento?
➡️ Conoce las consecuencias de una mala gestión documental
¿Cómo puede ayudarte ZapSign con la gestión de tus documentos digitales?
Las firmas electrónicas ayudan a reducir la creación de nuevas copias físicas cuando el proceso puede comenzar y permanecer digital. En ZapSign, el flujo de trabajo actual comienza en... Crear documentoEl proceso implica agregar firmantes y autenticaciones, permite posicionar campos cuando sea necesario y concluye con el intercambio de enlaces y el seguimiento del estado.
La interfaz que se muestra en las capturas de pantalla puede variar según las actualizaciones de la plataforma, pero la lógica del proceso sigue siendo útil para seguir los pasos principales.
Paso 1: Inicia sesión en tu cuenta para acceder al panel de control.
Paso 2: Seleccione la opción actual Crear documento para iniciar un nuevo flujo de suscripción.
Paso 3: Cargue el archivo que se va a firmar y añada a los participantes. En flujos de trabajo compatibles, los documentos se pueden preparar como PDF, y también existen opciones de plantillas DOCX. Para comprender específicamente la firma del archivo final en... (PDF)Consulte nuestra guía especializada.
Paso 4: Configure los datos y métodos de autenticación para cada firmante según el riesgo y las necesidades del documento. Se pueden utilizar recursos como selfies, documentos de identidad, códigos y otros métodos, de acuerdo con la configuración disponible.
Paso 5: Coloque las firmas, iniciales y texto donde desee que aparezcan en el cuerpo del documento. La ubicación de la firma y las iniciales es opcional; de lo contrario, la evidencia quedará registrada en el informe de firmas.
Utilice la función de copiar en las páginas siguientes cuando desee repetir el posicionamiento y reducir el trabajo manual.
También es posible insertar texto adicional en el documento antes de guardarlo y continuar.
Paso 6: Comparte los enlaces a través de los canales adecuados o habilita el envío automático. Antes de finalizar, configura el orden de las suscripciones, los recordatorios y las fechas límite si el flujo de trabajo requiere estas reglas.
Si usted también es firmante, abra el documento, revise el contenido antes de confirmar y siga el procedimiento de firma.
Paso 7: Confirma la información solicitada y completa los pasos de autenticación configurados para ti.
Paso 8: Cuando el flujo de trabajo utilice firmas manuscritas en pantalla, dibuje con el dedo o el ratón, o utilice una representación disponible. La marca visual es solo una parte del proceso; la autenticación y los informes ayudan a registrar la evidencia de la firma.
Un sistema digital bien estructurado reduce la necesidad de generar nuevos originales físicos, pero no autoriza la destrucción de documentos antiguos sin análisis previo. Las firmas electrónicas y la digitalización deben formar parte de la gestión del ciclo de vida y no servir como justificación automática para su eliminación.
La eliminación segura comienza antes de la destrucción: clasifique el documento, confirme la fecha de vencimiento, conserve lo que aún tenga valor y documente la decisión cuando el riesgo lo requiera. La digitalización ayuda a reducir el uso de papel, pero la calidad de la gestión depende de saber qué conservar y qué se puede desechar.
Si quieres saber más sobre cómo gestionar las firmas digitales de tus documentos, haga clic aquí para conocer los servicios de ZapSign!
Perguntas frecuentes (FAQ)
Primero, confirme el período de retención, el valor histórico y la normativa específica. Luego, elija un método de destrucción adecuado a la sensibilidad de la información, documente el proceso cuando sea necesario y elimine los residuos de forma respetuosa con el medio ambiente.
La Ley n.º 12.682/2012 y el Decreto n.º 10.278/2020 regulan la digitalización y la posibilidad de desechar los documentos originales contemplados en la normativa. Otros documentos pueden regirse por leyes sectoriales, normas de archivo y sus propios plazos de conservación.
La LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil) prevé la interrupción del tratamiento de datos y su eliminación en determinadas situaciones, pero permite su conservación en circunstancias legales específicas. La destrucción debe realizarse de conformidad con las medidas de seguridad y demás obligaciones aplicables.
No siempre. El original puede desecharse cuando la digitalización cumple con los requisitos aplicables y no existe valor histórico, obligación de conservar la copia física ni normativa sectorial que lo impida. Algunos tipos de documentos quedan excluidos del Decreto n.º 10.278/2020.
Depende de la sensibilidad y el grado de fragmentación. Para información restringida, la organización debe elegir un método que reduzca adecuadamente la posibilidad de reconstrucción, lo que puede implicar la destrucción industrial o un servicio especializado de cadena de custodia.
Getúlio Santos es el director ejecutivo de ZapSign, abogado, entusiasta de la tecnología y emprendedor.
