A medida que la tecnología se ha apoderado de las capas más diversas de la sociedad, podemos ver cada vez más empresas alineadas con esta nueva realidad. Se han aplicado herramientas digitales de todo tipo en los procesos internos de la rutina corporativa, con el fin de promover una mayor optimización a nivel operativo y eliminación de documentos físicos.
Na Gestão de Documentos, podemos observar el uso de documentos físicos cayendo en desuso y dando paso a la digitalización. De hecho, la tendencia es que, en pocos años, esta transformación se produzca por completo en la gran mayoría de las empresas.
Sin embargo, la pregunta que aún queda es: una vez digitalizado el expediente de la empresa, ¿qué hacer con los papeles antiguos? Después de todo, la eliminación de documentos físicos, si se hace incorrectamente, puede causar una serie de inconvenientes en diferentes niveles, dañando todo, desde la seguridad de los datos de la empresa hasta el medio ambiente.
Con eso en mente, preparamos este artículo especial, que contiene todo lo que necesita saber sobre las diferencias entre la documentación digital y la tradicional; cómo desechar adecuadamente los documentos físicos; además de tips para la digitalización de tu empresa. ¡Buena lectura!
Ventajas de los documentos físicos
A pesar de todas las ventajas que ofrece la documentación digital, sabemos que el uso de documentos físicos sigue siendo bastante habitual en muchas empresas. Esto es comprensible, dado que el gestión de documentos electrónicos todavía se caracteriza por ser un proceso reciente y con el que muchos directivos todavía no están del todo familiarizados.
Hay tres factores principales que influyen en que algunas empresas prefieran los documentos físicos.
sensación de seguridad
El manejo de documentos físicos proporciona una sensación de seguridad para muchos gerentes. Todavía hay mucha resistencia por parte de una buena parte de las personas a depender exclusivamente de elementos digitales, principalmente ante posibles problemas legales, ya que la aceptación de documentos digitales aún no se ha establecido por completo.
acceso independiente
Se puede acceder a los documentos físicos sin ningún dispositivo electrónico, lo que muchos pueden considerar una ventaja. Al fin y al cabo, se pueden llevar en una carpeta y utilizar con normalidad, aunque se pierda el acceso a Internet o se agote la batería del ordenador o del dispositivo móvil.
Cumplimiento de la legislación
Si bien la regulación sobre documentos digitales ya se encuentra en un nivel muy avanzado, todavía existen algunos casos en los que se requieren registros originales o impresos. Algunas empresas prefieren no ser rehenes de estas situaciones.
Desventajas de los documentos físicos
Por otro lado, el uso de documentos físicos trae consigo una serie de inconvenientes, que se vuelven cada vez más flagrantes a medida que avanza el proceso de digitalización de las empresas:
vida util limitada
A medio y largo plazo, la vida útil de los documentos físicos puede ser un gran obstáculo para la gestión. Incluso frente a un almacenamiento correcto, la acción del tiempo en los documentos de una empresa puede combatirse, pero no evitarse por completo.
límite de espacio
Con el tiempo, el volumen de documentos tiende a aumentar significativamente, lo que puede comprometer la optimización del espacio, como podemos observar fácilmente en oficinas que tienen salas enteras para almacenar sus documentos. expediente.
Riesgo de pérdida y daño
La acumulación de papeles tiende a dificultar la organización y, por muy cuidadoso que sea, pueden cometerse errores y perderse documentos importantes sin querer.
Además, accidentes como roturas, manchas y otros pueden ser muy perjudiciales para la integridad del documentos empresariales, trayendo varios inconvenientes a la empresa, incluidas pérdidas financieras.
costos involucrados
La documentación en papel demanda una gran cantidad de dinero, ya que requiere una inversión incesante en materiales como papel, tinta, carpetas y mobiliario de oficina. A gran escala, el impacto en el presupuesto de la empresa se hace evidente.
El tiempo de búsqueda y manejo de documentos físicos también influye económicamente en la empresa, ya que retrasa la realización de actividades más importantes a nivel estratégico.
Cómo desechar correctamente los documentos físicos
Con la expansión del proceso de digitalización en las empresas, cada vez más material físico se vuelve obsoleto.
Sin embargo, se debe tener cuidado al deshacerse de los documentos, ya que cualquier descuido podría resultar en la fuga de información confidencial o incluso daños al medio ambiente, lo que también representa un daño a la empresa, ya que las violaciones ambientales pueden resultar en multas y otras sanciones legales. .
En este sentido, es necesario prestar atención a las contradicciones de las formas de disposición de documentos físicos más utilizadas:
La basura común, por ejemplo, sienta precedentes para que terceros encuentren tus documentos y los utilicen con malas intenciones. La quema de papel, por su parte, emite humos y gases tóxicos para los seres vivos, además de extremadamente nocivos para la capa de ozono.
Incluso la trituradora no ofrece una seguridad completa, ya que, al final de su uso, pueden quedar hojas de papel más grandes, lo que permite leer palabras clave.
Por lo tanto, la incineración y el reciclaje son mejores opciones, ya que ambos no dejan rastro de información de la empresa, mientras que no son dañinos ni riesgosos para terceros. Aun así, hay algunos puntos importantes a tener en cuenta.
El primero es asegurarse de que el material ya no se utilizará antes de enviarlo para su eliminación. También puede escanear el documento de antemano, si lo prefiere;
Preste atención a la tabla de temporalidad del documento. Algunos documentos deben conservarse durante un período mínimo, mientras que otros deben conservarse indefinidamente.
Después de separar los documentos, se recomienda ponerse en contacto con una empresa de eliminación y concertar una cita. Este tipo de empresa cuenta con toda la infraestructura y logística para disponer adecuadamente de sus documentos físicos, asegurando un proceso sostenible en línea con los lineamientos ambientales legales.
La mayoría de estos servicios entregan un certificado a las empresas, que acredita que los residuos se eliminaron correctamente, de conformidad con la legislación ambiental nacional.
Cómo digitalizar los documentos físicos de tu empresa
La discusión sobre la digitalización de documentos físicos comenzó con la Ley 12.682/2012, pero fue en 2016 que se estableció una conclusión: los documentos digitalizados tienen validez legal a través de la certificación digital por parte de la PCI-Brasil (Infraestructura de clave pública brasileña).
La ley también define que los documentos físicos temporales pueden descartarse después de haber sido digitalizados. Sin embargo, los documentos permanentes o históricos deben conservarse.
El proceso de escaneado en sí es relativamente simple, solo con un escáner, sin embargo, para empresas con un gran flujo de documentos de la más variada importancia, se recomienda contratar una empresa especializada en este tipo de solución.
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Paso 1: Informe su nombre de usuario y contraseña, y luego será redirigido a la página principal.
Paso 2: Haga clic en el botón "Nuevo" para crear un nuevo documento.
Paso 3: Haga clic en "seleccionar documento" para cargar el documento a firmar. El documento debe estar en el formato (PDF) – de lo contrario, deberá convertir el archivo.
En esta pantalla, agregue quiénes son sus firmantes de su libreta de direcciones o tocando "Firmaré".
Paso 4: Puede hacer que los campos sean invisibles en el documento final o elegir no solicitar el correo electrónico o el número de teléfono del firmante. Si lo deseas, solicita un selfie, foto de identificación o reconocimiento facial. También puede elegir el método de autenticación del firmante y especificar su rol.
Paso 5: Coloque las firmas, cheques y textos en el documento. Simplemente haga clic en la pantalla, seleccione el firmante y seleccione firma o visa.
Haga clic en el ícono "Copiar" en la firma o marque para ahorrar tiempo al copiar la ubicación al resto de las páginas de su archivo.
Si lo desea, agregue textos en su archivo, que permanecerán en el documento final después de la firma. Haga clic en "Guardar y continuar" para continuar con el siguiente paso.
Paso 6: Comparte enlaces de suscripción a través de tu canal preferido. Puede habilitar el envío automático de correo electrónico, así como también habilitar recordatorios automáticos y establecer una fecha límite de suscripción.
También es posible definir el orden en que sus signatarios firmarán el documento. Las notificaciones solo llegarán a un firmante determinado después de que el anterior haya firmado.
Si eres uno de los firmantes, haz clic en “Firmar ahora” para comprobar el documento y realizar tu firma.
Paso 7: Después de verificar el contenido del documento, haga clic en "Firmar" y confirme sus datos.
Paso 8: Ahora, solo firma con el dedo o el mouse (o sube una foto). Puede guardar esta firma para volver a usarla o borrarla para rehacerla.
¡Listo! Tu firma ya está hecha. Ahora ya aparece en los lugares colocados y también en el informe de suscripciones.
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