Cómo organizar las carpetas de documentos de tu empresa en 8 consejos

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Una buena gestión documental Es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de una empresa. Organizar las carpetas de documentos de manera eficiente puede impactar positivamente en la productividad, facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales y garantizar la protección de la información más sensible.

Además de mejorar la eficiencia en los procesos diarios, una buena organización reduce riesgo de errores operativos y aumenta la agilidad en la toma de decisiones. En el entorno corporativo, el volumen de datos crece exponencialmente y, en consecuencia, tener un sistema de organización estructurado se convierte en una necesidad que no se puede ignorar.

Los documentos desorganizados pueden provocar la pérdida de oportunidades comerciales o incluso sanciones legales. Por tanto, invertir tiempo y recursos en la organización documental es una estrategia fundamental para el éxito a largo plazo de su empresa.

En este artículo te presentamos 8 consejos prácticos para ayudar a tu empresa a mantener en orden sus carpetas de documentos. Al implementar estas sugerencias, estará promoviendo una mayor eficiencia en los procesos internos y creando un entorno más seguro para la información de su organización. ¿Vamos?

Consejos sobre cómo organizar las carpetas de documentos de tu empresa

Mantener la organización de los documentos en una empresa puede parecer un desafío, pero adoptar estrategias efectivas simplifica el proceso y mejora la productividad. A continuación, presentamos consejos prácticos que le ayudarán a crear un sistema eficiente y accesible, basado en Escanear, categorización y estandarización.

1. Escaneo y almacenamiento en la nube

Una de las formas más efectivas de organizar carpetas de documentos es optar por la digitalización de archivos físicos, reduciendo significativamente el espacio físico utilizado y facilitando el acceso a la información. Al escanear documentos, es importante elegir un software que le permita crear archivos de alta calidad y guardarlos en formatos ampliamente reconocidos, como PDF.

O almacenamiento en la nube es otro componente esencial. Plataformas como Google Drive, OneDrive y Dropbox brindan espacio seguro y accesible para los documentos de su empresa. Con esta solución, puede acceder a archivos desde cualquier lugar, garantizar copias de seguridad automáticas y compartir documentos rápidamente con su equipo.

Finalmente, cabe destacar que el uso de la nube reduce significativamente -si no elimina- los costos asociados al mantenimiento de archivos físicos y reduce el impacto ambiental generado por el uso de papel.

Ejemplo práctico: una empresa de contabilidad puede escanear recibos antiguos y organizarlos en una carpeta en la nube llamada “Recibos_2024”, lo que facilita la referencia futura. En caso de una auditoría, se podrá acceder a todos los documentos con unos pocos clics.

2. Crear categorías y subcategorías

Definir categorías claras es la primera paso hacia una organización eficiente. Las carpetas se pueden separar por áreas de la empresa (finanzas, recursos humanos, marketing, etc.) o por tipo de documento (contratos, informes, recibos).

Dentro de cada categoría, se recomienda crear subcategorías para una mayor especificidad. Por ejemplo, la carpeta "Financial" puede contener subcarpetas como "Pagos", "Recibos" e "Impuestos".

Esta estrategia facilita la búsqueda de documentos, incluso para quienes no están familiarizados con la estructura. Una buena jerarquía de categorías reduce el tiempo dedicado a buscar archivos y mejora la experiencia de los empleados al acceder a la información.

Ejemplo práctico: un equipo de marketing puede crear una carpeta principal llamada “Campañas” y, dentro de ella, subcarpetas como “Campanha_Janeiro” y “Campanha_Fevereiro”, cada una con materiales específicos como resúmenes, presupuestos e informes de resultados.

3. Nomenclatura de archivos estandarizada

Estandarizar los nombres de los archivos es esencial para evitar confusiones y duplicaciones. Los nombres deben ser informativos y seguir un estándar definido por la empresa. Por ejemplo, un documento podría incluir la fecha, el tipo y una breve descripción: “2024-01-15_Contrato_FornecedorXYZ.pdf”.

Este enfoque facilita la búsqueda de archivos específicos y evita ambigüedades. Recuerde evitar el uso de nombres genéricos, como “Documento1” o “Nuevo”, ya que no brindan información útil y dificultan la identificación fácil del contenido específico de cada archivo. Capacite a su equipo para que siga estas reglas de manera constante y cree una guía de referencia rápida.

Ejemplo práctico: Un departamento de recursos humanos puede estandarizar archivos de currículum con el formato “CV_NombreApellido_Año.pdf”. Así, cuando necesites revisar un historial profesional, el archivo se podrá encontrar rápidamente.

4. Uso de software de gestión documental

Invertir en herramientas tecnológicas es un gran aliado para organizar documentos. Software como Microsoft SharePoint, DocuWare y ZapSign ofrecen funciones que van desde almacenamiento hasta gestión de permisos y firmas digitales.

Estas soluciones le permiten centralizar todo documentos de la empresa en un solo lugar, además de incluir opciones de búsqueda por palabras clave, filtrado por categorías e integración con otros sistemas corporativos. También ayudan a garantizar el cumplimiento de la legislación, como la LGPD, que exige un mayor control sobre los datos almacenados.

Para las empresas que manejan documentos confidenciales, es importante elegir soluciones que ofrezcan cifrado y control de acceso. De esta manera, es posible proteger la información confidencial contra el acceso no autorizado.

Ejemplo práctico: Una empresa sanitaria puede utilizar un software para almacenar documentos de pacientes y garantizar el cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos (LGPD), al tiempo que facilita el acceso de los profesionales autorizados.

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5. Revisión periódica de expedientes

Organizar carpetas de documentos no es una tarea única; requiere un mantenimiento constante. Establezca revisiones periódicas para comprobar si hay archivos obsoletos o duplicados que puedan eliminarse o archivarse.

Un buen momento para realizar estas revisiones es al final de cada trimestre o semestre. Durante esta revisión, es importante asegurarse de que los documentos más antiguos se almacenen correctamente y que las categorías sigan satisfaciendo las necesidades de la empresa. También es una oportunidad para identificar cuellos de botella en el sistema organizacional y ajustar los procesos.

Ejemplo práctico: una empresa de eventos puede revisar sus carpetas de “Eventos realizados” al final de cada año y archivar los documentos los viejos en un lugar separado. Esta práctica evita la acumulación de archivos innecesarios y hace que el sistema sea más eficiente.

6. Controlar los permisos de acceso a las carpetas

Una práctica fundamental para garantizar la seguridad y organización de los documentos es controlar los permisos de acceso. No todos los empleados necesitan acceder a todos los archivos de la empresa y restringir los permisos reduce el riesgo de acceso inadecuado y cambios no autorizados.

Recuerde siempre utilizar herramientas que le permitan configurar niveles de acceso, como ver, editar y compartir, para diferentes grupos o individuos.

Este control ayuda a mantener la confidencialidad de la información sensible y protege los datos corporativos del uso inadecuado. Otra gran ventaja es la posibilidad de rastrear quién accedió o modificó un documento, promoviendo una mayor responsabilidad entre los profesionales.

Ejemplo práctico: una empresa jurídica puede restringir el acceso a la carpeta “Contratos en curso” únicamente a abogados y gerentes, mientras que la carpeta “Plantillas generales” está disponible para todos los empleados del sector.

7. Formación y compromiso del equipo

Incluso con un sistema de organización eficiente, su eficacia depende de la participación del equipo. Realizar capacitaciones periódicas para enseñar a los miembros del equipo sobre las prácticas adoptadas para organizar carpetas de documentos y la importancia de seguir los procesos establecidos.

La capacitación debe incluir orientación sobre cómo nombrar archivos correctamente, utilizar categorías definidas, almacenar documentos en la nube y respetar los niveles de permiso de acceso. Para reforzar el compromiso, cree una guía rápida o un manual de mejores prácticas al que los empleados puedan consultar fácilmente.

Ejemplo práctico: Un departamento de recursos humanos puede organizar un taller práctico para mostrar a los empleados cómo utilizar herramientas de gestión de documentos y aplicar reglas organizativas, lo que garantiza que todos estén alineados y sean conscientes de sus responsabilidades en el proceso.

8. Automatización de procesos repetitivos

Adoptar soluciones de automatización es una estrategia eficaz para organizar carpetas de documentos, especialmente en empresas que manejan grandes volúmenes de datos.

Las herramientas de automatización, como RPA (Robotic Process Automation) o software de gestión documental específico, se pueden configurar para realizar tareas repetitivas, como clasificar, renombrar y mover archivos automáticamente en función de reglas predefinidas.

Además de ahorrar tiempo, la automatización reduce los errores manuales y garantiza una mayor coherencia en la organización de los documentos. Elija herramientas que integren inteligencia artificial para identificar patrones y sugerir mejoras al sistema de organización.

Ejemplo práctico: Una empresa de logística puede utilizar la automatización para clasificar automáticamente los comprobantes de entrega en carpetas separadas por mes y cliente, eliminando la necesidad de intervención manual y acelerando los procesos de auditoría.

Organizar las carpetas documentales de tu empresa es una inversión estratégica que genera resultados significativos en varias áreas, como productividad, seguridad de la información y cumplimiento de normas legales. 

Un sistema bien estructurado, además de facilitar el acceso rápido a los archivos, también promueve una cultura de eficiencia y responsabilidad entre los empleados. Con los consejos presentados podrás transformar profundamente tu gestión documental, reduciendo el tiempo dedicado a búsquedas innecesarias, minimizando errores y optimizando procesos internos en beneficio de objetivos corporativa.

Ahora que sabes cómo organizar carpetas de documentos, es hora de poner estas prácticas en práctica. Para facilitar aún más las cosas, te invitamos a descubrir ZapSign, una solución de firma digital que combina seguridad y practicidad en la gestión de documentos corporativos. Haga clic aquí para obtener más información y utiliza esta tecnología para impulsar tu empresa y asegurar un futuro más organizado.

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