La era digital ha traído consigo una revolución en el funcionamiento de la firma digital y todo lo relacionado con la información y los documentos. En el ámbito empresarial y jurídico, persiste la necesidad de firmar contratos, acuerdos y otros registros, pero el lápiz y el papel están siendo sustituidos con fuerza por una tecnología innovadora: firma digital.
En este artículo, cubriremos todos los conceptos básicos detrás de la firma digital y desentrañaremos los elementos clave que hacen que este método sea seguro y confiable. ¿Vamos allá?
El auge de las firmas digitales en el mundo empresarial
A medida que las empresas buscan optimizar procesos y acelerar las transacciones, la firma digital emerge como una herramienta esencial, proporcionando un enfoque eficiente y seguro para abordar la formalidad documental.
La creciente dependencia del entorno digital y la búsqueda de soluciones más ágiles han impulsado la adopción generalizada de la firma digital en escenarios de negocios.
A medida que la digitalización continúa dando forma al panorama corporativo, el mercado de firmas digitales se está consolidando como un aliado indispensable en la búsqueda incesante de innovación y eficiencia operativa. Prueba de ello es que, Según investigaciones, crecerá casi un 30% en 2030, alcanzando la marca de 40,23 mil millones de dólares.
¿Y qué es una firma digital?
La firma digital es una forma avanzada de autenticación electrónica que utiliza cifrado para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos digitales.
A diferencia de una firma en papel, se basa en una ingeniería criptográfica compleja, utilizando claves públicas y privadas.
También utiliza certificados digitales: sellos de autenticidad que validan el vínculo entre la clave pública y la identidad del firmante, otorgando confiabilidad jurídica a la firma digital.
¿Cómo funciona la firma digital?
El funcionamiento técnico de las firmas digitales implica el uso de algoritmos criptográficos y la generación de pares de claves, junto con el uso de funciones hash para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos. Compruébalo a continuación.
1. Generación de pares de claves
El proceso comienza con la creación de un par de claves asimétricas: una privada y otra pública. Estas claves, generadas por algoritmos específicos, tienen una relación matemática única. La clave privada se mantiene confidencial, mientras que la clave pública se puede compartir.
2. Asociación con la identidad
El poseedor de la clave privada puede asociarla a una identidad a través de un certificado digital emitido por una Autoridad de Certificación (CA): una especie de “sello de aprobación” de la autenticidad de la clave pública y, por extensión, de la firma digital.
3. Generación de hash
Al firmar un documento digital, el firmante utiliza una función hash en el contenido del archivo. Los datos del documento se transforman en una cadena de caracteres de longitud fija, denominada hash. Incluso los cambios mínimos en el documento generan hashes significativamente diferentes, lo que garantiza la integridad del contenido.
4. Firmar con la clave privada
La clave privada del firmante se utiliza para firmar el hash generado. Esto crea una firma digital única para ese documento específico. La firma es esencialmente una secuencia de bytes que, cuando se descifran con la clave pública correspondiente, se puede verificar como auténtica.
5. Inclusión de la firma en el documento
A continuación se incorpora al documento la firma digital, junto con el certificado digital (si procede). Esta inclusión puede adoptar diferentes formas según el formato del archivo, pero generalmente implica agregar metadatos que representan la firma.
6. Verificación de firma
El receptor del documento utiliza la clave pública del firmante para descifrar la firma digital, recuperando así el hash original. Luego aplica la misma función hash al contenido del documento y compara los hash. Si son idénticas, la firma se considera válida.
En qué se diferencian las firmas digitales
La principal distinción de la firma digital radica en algunos pilares fundamentales para garantizar la seguridad, autenticidad y validez legal de documentos firmados electrónicamente.
encriptación
La firma digital utiliza cifrado asimétrico con claves públicas y privadas. La clave privada crea la firma, mientras que la clave pública verifica la autenticidad. El proceso también implica funciones hash, que garantizan la unicidad y, por tanto, la integridad del documento firmado.
Certificado digital
El certificado digital valida la identidad del firmante, asegurando la legitimidad de la firma. También brinda respaldo legal al establecer una cadena de confianza desde la Autoridad de certificación hasta el firmante.
Seguridad y no repudio
La seguridad de las firmas digitales se ve reforzada por el cifrado asimétrico y las funciones hash, lo que dificulta la falsificación. La presencia del certificado digital refuerza el no repudio, evitando que el firmante niegue la firma, ya que la asociación con su identidad es validada por el certificado.
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Firma digital de archivos Word y PDF
Para firmar documentos en Word se pueden utilizar recursos nativos o herramientas externas, integradas con plataformas de almacenamiento en la nube.
Para documentos PDF, Adobe Acrobat es el más común, permitiendo la creación y aplicación de firmas a través de las opciones “Herramientas” y “Firmar y Certificar”.
plataformas en línea También ofrecemos servicios similares, facilitando el proceso subiendo el documento.
Firmar digitalmente vía WhatsApp
Para firmar vía WhatsApp es necesario tener una versión escaneada del documento. Utilizando una herramienta de firma digital, la firma se crea y guarda como una imagen. Esta imagen se puede enviar vía WhatsApp al responsable de la firma, quien la incorpora al documento digital mediante las herramientas adecuadas.
Aunque WhatsApp no tiene una funcionalidad específica para firmas digitales, este método es práctico, siempre y cuando ambas partes confirmen la autenticidad y acepten el uso de la imagen en el contexto legal de la región. El uso de herramientas confiables es esencial para garantizar la seguridad del proceso.
Cómo hacer una firma digital usando ZapSign
ZapSign tiene un propia plataforma de firma digital. Con una interfaz sencilla, intuitiva y muy sencilla, la herramienta ofrece una solución capaz de simplificar todo el proceso de firma de documentos electrónicos.
A continuación, una guía paso a paso con todo sobre cómo hacer firma digital de ZapSign.
Paso 1 – Iniciar sesión en el sistema
En primer lugar, debe acceder a la nuestra página web, e informe su nombre de usuario y contraseña, para luego ser redirigido a la página principal.
Paso 2: generar un nuevo documento
En el panel de ZapSign, haga clic en el botón "NUEVO" para ir a la siguiente pantalla y generar un nuevo documento.
Paso 3: sube el archivo .PDF
Al hacer clic en “seleccionar documento”, podrá cargar el documento a firmar. Este documento debe estar en formato (PDF).
Paso 4 – Firma con certificado digital
Seleccione la opción "Autenticación avanzada" después de cargar el archivo.
Ingrese los nombres de los firmantes en el campo debajo de "Quién firmará". Si los firmantes ya están agregados a su lista de contactos, haga clic en la opción “Contactos” para seleccionarlos e insertarlos. Esta opción se encuentra debajo del área para ingresar los nombres de los firmantes.
Toque la opción "Método de autenticación" y "Certificado digital".
Paso 5: agregue su propia firma al documento
Si también se requiere su propia firma para la validación del documento, haga clic en la opción "Firmaré", ingrese su nombre allí y toque el botón "Continuar" para pasar a la siguiente pantalla.
Paso 6 – Ordenar entre suscripciones y visas
Ubique los lugares del documento donde se deben insertar firmas y visas haciendo clic en el espacio elegido, justo después del nombre del firmante, y eligiendo entre firma o visa.
Haga clic en "Guardar y continuar".
Paso 7: generar y enviar los enlaces de suscripción
Si el contacto con tu firmante se realiza a través de WhatsApp, deberás pulsar en el botón con el logo de la aplicación y enviar el enlace directamente a la persona.
Si el medio escogido es otro, no hay problema: solo tienes que ir al icono azul junto al enlace para copiarlo y luego pegarlo donde prefieras.
También está disponible la opción de enviar su documento por correo electrónico. En este caso, toque la opción "Habilitar envío automático de correo electrónico" e ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que se suscribirán.
Paso 8 – Ordenar los firmantes
Si es necesario establecer un orden específico para las firmas, esto se puede hacer fácilmente usando el botón “Ordenar firmas”. De esta forma, el orden se definirá arrastrando los nombres de los firmantes en pantalla a las posiciones adecuadas. Cada firmante sólo recibirá su correo electrónico de notificación, aconsejándole que firme el documento, cuando el firmante anterior ya lo haya firmado.
Paso 9 – Terminar el procedimiento
Finalmente, podrás crear un mensaje personalizado para enviar junto con el email de notificación, además de activar notificaciones con recordatorios para quienes aún no se hayan suscrito.
Haz clic en “Enviar y finalizar” ¡y listo! El documento fue generado y enviado a los respectivos firmantes.
Desde allí, podrá seguir el progreso de las firmas, a medida que sus firmantes abren el enlace y firman el archivo.
Paso 10: sus firmantes firman el documento
Cada firmante debe hacer clic en el enlace de firma del documento, leerlo atentamente y, de acuerdo con sus términos, hacer clic en la opción “Firmar”.
Se solicitarán algunos datos al firmante con el fin de verificar su identidad: nombre completo, correo electrónico y número de teléfono.
Luego, deberán hacer clic en “Continuar” y firmar con el dedo, mouse, lápiz capacitivo o de la forma que mejor se adapte al dispositivo utilizado.
Al tocar “Finalizar”, la firma aparecerá al final del documento, en el informe de firmas y también en otros lugares donde la hayas colocado.
Siguiendo los 10 pasos de esta guía, no tendrá dificultad para usar nuestra plataforma a la perfección.
Si está listo para simplificar y mejorar el proceso de firma digital de sus documentos, ZapSign está disponible para ayudarlo. Haga clic aquí para hablar con uno de nuestros consultores y descubre las soluciones que harán tu experiencia más eficiente y segura.
