En la era digital, donde la eficiencia y la practicidad son premisas imprescindibles, saber enviar documentos PDF se erige como la columna vertebral del Gestão de Documentos.
Después de todo, su versatilidad, seguridad y capacidad para preservar el formato original lo elevan a la posición de opción preferida para compartir información crucial en diversos sectores. Sin embargo, a la hora de formalizar acuerdos y contratos, la firma sigue jugando un papel crucial.
Es en este contexto dinámico donde las plataformas de firma digital ganan protagonismo, simplificando y agilizando el proceso de firma de documentos PDF. Si alguna vez se ha preguntado cómo hacer que este procedimiento sea más eficiente, este artículo le sirve como guía definitiva.
A lo largo de esta lectura, podrá obtener información valiosa sobre la importancia del PDF, desmitificar el proceso de firma digital y descubrir los sencillos pasos para enviar documentos para su firma a través de la plataforma ZapSign.
Cómo convertir documentos a PDF si están en otro formato
La conversión de documentos a formato PDF ha evolucionado hasta convertirse en un requisito fundamental para compartir y preservar información. La necesidad de unificar documentos de diferentes formatos, como Word, Excel o imágenes, en un archivo PDF es una demanda común y, afortunadamente, el proceso para lograr este objetivo es más sencillo de lo que inicialmente podría imaginarse.
Centralizar en un formato universal como PDF no sólo garantiza la practicidad, sino que también promueve la compatibilidad y la integridad del contenido a lo largo del tiempo. Uno buena gestión de documentos, iniciado mediante la conversión al formato PDF, es vital para la organización y conservación efectiva de datos importantes.
A continuación, presentaremos pasos sencillos para convertir documentos a formato PDF. Vale la pena señalar que esta práctica no sólo simplifica el manejo de documentos digitales, sino que también juega un papel crucial en la gestión eficiente de la información, evitando así Complicaciones innecesarias derivadas de una gestión documental mal realizada..
Usando herramientas en línea
Existen varias herramientas en línea gratuitas que simplifican la conversión de documentos a PDF. Una de las opciones más populares es la SmallPDF. Simplemente accede al sitio web, elige la opción “Word a PDF” o la categoría correspondiente al tipo de documento que tienes, sube el archivo y espera la conversión. Después del proceso, podrá descargar el nuevo archivo PDF.
Cuando se utiliza Microsoft Word, el camino hacia la conversión es aún más sencillo.
Comience abriendo el documento en Word y vaya a la pestaña "Archivo". A continuación, seleccione la opción “Ahorrar Cómo” y elija “PDF” en el menú desplegable presentado.
Automáticamente, Word convertirá el documento a formato PDF, brindando la facilidad de guardar el archivo final en la ubicación que elija. Este procedimiento simplificado en Word se destaca como una solución eficaz e intuitiva para transformar sus documentos en PDF, garantizando practicidad y accesibilidad.
Google Docs
Para quienes utilizan Google Docs, el proceso de conversión es igualmente sencillo.
Simplemente abra el documento en Google Docs, acceda al menú "Archivo", elija la opción "Descargar" y luego seleccione "Documento PDF (.pdf)". De forma rápida y eficaz, el archivo se descargará en formato PDF, listo para ser compartido o almacenado.
Este enfoque simple de Google Docs ejemplifica la accesibilidad y practicidad que ofrece esta plataforma, permitiendo a los usuarios convertir fácilmente sus documentos al formato PDF universal, facilitando la comunicación y el intercambio de información.
Software específico
Para aquellos que prefieren un software dedicado, existen varias opciones que brindan funcionalidad de conversión al formato PDF. Destacan herramientas como Adobe Acrobat y PDFCreator.
El proceso es sencillo: después de instalar el software elegido, simplemente abra el documento en la aplicación y use la opción de guardar o exportar como PDF. Estas aplicaciones ofrecen un control más preciso sobre el proceso de conversión, permitiendo ajustes adicionales si se desea y garantizando una transformación precisa y personalizada del documento al formato PDF.
Esta flexibilidad hace que estas herramientas sean una opción valiosa para los usuarios que buscan un enfoque más especializado para la conversión de documentos.
Si sigue estos sencillos pasos, podrá convertir sus documentos a formato PDF con facilidad, garantizando la compatibilidad y la facilidad de compartir en múltiples plataformas y optimizando el gestionar sus documentos digitales.
Prueba diferentes métodos y elige el que mejor se adapte a tus necesidades y preferencias.
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Cómo crear y enviar un documento para firmar en ZapSign
A continuación te presentaremos una guía detallada paso a paso para que no tengas dudas sobre el proceso de creación y envío de un documento para firma electrónica a través de la plataforma ZapSign.
1. Una vez dentro de su cuenta, toque el botón azul "Crear documento”en la parte superior de la pantalla y seleccione el documento a firmar. Continúe haciendo clic en “continuar".
2. En el paso 2 del flujo, ingresa el nombre de la persona que firmará y, si hay más de una persona, haz clic en “+ Firmante.
Si lo desea, active el botón “autenticación avanzada” para completar con el correo electrónico y teléfono de los involucrados:
También podrás elegir qué autenticaciones se les aplicarán en el momento de firmar, como selfie, foto del documento de identidad y código SMS, por ejemplo. Todas las formas de autenticación tienen el mismo valor legal, elija aquellos con los que usted y su firmante se sientan más cómodos.
Consejo: Conoce más sobre cada una de las autenticaciones haciendo clic aquí.
3. Tocar "Continuar".
4. En el paso 3 del flujo, haga clic en las ubicaciones del documento donde desea colocar las visas y firmas de cada firmante (si es necesario) y haga clic en "salvar".
Ahora simplemente copie los enlaces de firma y compártalos con cada firmante por correo electrónico, WhatsApp o cualquier otro canal de mensajería de su elección:
Si lo encuentra más conveniente, ZapSign puede enviarle el documento, simplemente haga clic en "habilitar el envío automático de enlaces” antes de terminar.
Aproveche para insertar un mensaje que se enviará en el cuerpo del correo electrónico y definir otras configuraciones como orden de firma y fecha límite de firma:
ZapSign le notificará por correo electrónico cada vez que alguien firme el documento.
Recordando también que los firmantes no necesitan tener una cuenta ZapSign: solo necesitan acceder al enlace de firma que enviaste.
Envío de múltiples documentos en un solo enlace
Con la función de sobre es posible enviar varios documentos en lotes. Tablas, informes, archivos adjuntos, ¡todo contenido en un solo enlace!
Mira lo fácil que es de usar:
1) Después de insertar un documento en la plataforma, verá un botón redondo con un “+.
2) Haga clic en él y busque en su dispositivo los documentos restantes que se firmarán juntos. En el paso”Firmas de posición“, será posible colocar las firmas, como es habitual, en cualquiera de las páginas de los documentos.
Los documentos dentro de un mismo envío se cuentan individualmente. Por ejemplo, 3 documentos en el mismo envío consumirán 3 documentos de tu saldo (si tienes un plan limitado).
Al acceder al enlace de firma, los firmantes realizarán una firma única que se aplicará a todos los documentos. Cada documento se puede descargar por separado.
Vale recordar que esta función no permite segmentar el sobre, es decir, definir qué documentos de este envío firmará cada firmante. Una vez que se agreguen los firmantes, todos firmarán estos documentos. Para separar a los firmantes, por tanto, es necesario realizar una nueva presentación.
¿Cómo puedo cambiar el documento sin tener que enviar uno nuevo?
Si por casualidad ya has enviado el contrato para su firma, pero ha habido cambios en las cláusulas o el documento se ha cumplimentado incorrectamente, es posible sustituir el expediente sin comprometer el envío original.
Es importante resaltar que esta posibilidad está restringida a documentos que aún no hayan sido firmados por ninguna de las partes. En caso contrario será necesaria una nueva presentación, asegurando la integridad y validez del proceso.
1. Inicie sesión en su cuenta e ingrese el documento en cuestión.
2. Toque el ícono de ajustes del documento y elija "editar sobre".
3. Toca el botón X para eliminar el archivo elegido originalmente, luego toque "Sube otro archivo”e importe la nueva versión desde su computadora.
Puede agregar otros documentos, incluso para firmar junto con este.
4. Clickea en "continuar”para posicionar las firmas y finalizar en el paso 4 de envío, ¡y listo!
Recordando que los enlaces de firma siguen siendo los mismos, puede reenviarlos o simplemente pedirle al firmante que actualice su página de firma.
Si estás interesado en todas estas facilidades que ofrece la plataforma ZapSign, te invitamos a hacer clic aquí ¡Y obtenga más información sobre cómo podemos ayudarlo a organizar sus documentos firmados digitalmente!
