En plena era digital, la velocidad y la eficiencia en los procesos de negocio son requisitos esenciales para mantenerse productivo y actualizado. Sin embargo, el escenario actual presenta verdaderos desafíos y, en cuanto a conocer como escanear documentos, no podía ser de otra manera.
El gran volumen de documentos que deben compartirse, almacenarse o procesarse electrónicamente revela la necesidad de digitalización de documentos o, en otras palabras, de la conversión rápida y precisa de páginas impresas en archivos digitales accesibles.
A lo largo de este artículo, exploraremos tres métodos efectivos y rápidos para escanear documentos, eliminando la necesidad de escaneos profesionales costosos y retrasos en la realización de tareas importantes.
Desde aplicaciones para teléfonos inteligentes hasta dispositivos de oficina todo en uno, le presentaremos opciones versátiles que se adaptan a diferentes necesidades y presupuestos. ¡Buena lectura!
¿Por qué es importante convertir los documentos en papel en documentos digitales?
La digitalización de documentos, es decir, la transformación de documentos físicos en documentos digitales, representa una acción crucial para promover la productividad, eficiencia y competitividad de una empresa. Naturalmente, hay varias razones por las que esta transición es tan importante para el éxito organizacional de su empresa.
En primer lugar, el escaneo de documentos facilita el acceso rápido y fácil a la información. Con los archivos digitalizados almacenado en un sistema organizado y seguro, el personal puede ubicar y recuperar datos en cuestión de segundos, eliminando el tiempo dedicado a buscar documentos físicos en carpetas o archivos voluminosos.
Además, la digitalización promueve la colaboración y la comunicación efectiva entre los miembros del equipo. Al compartir archivos digitalizados a través de plataformas inteligentes, correos electrónicos o servicios de almacenamiento en la nube, la difusión de la información se produce de manera instantánea, independientemente de la ubicación geográfica de los empleados.
Otro beneficio significativo es la reducción de los costos operativos. El escaneado elimina la necesidad de impresiones excesivas, almacenamiento físico en papel y espacio de archivo dedicado. Esto no solo ahorra dinero en suministros e infraestructura, sino que también contribuye a un entorno de trabajo más sostenible.
La seguridad también se mejora con la digitalización, ya que el acceso a los documentos digitales se puede controlar a través de permisos y contraseñas, lo que garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver o editar la información más confidencial.
En definitiva, la digitalización de documentos empresariales configura una decisión estratégica para mejorar la eficiencia, seguridad y sostenibilidad de una empresa. Al adoptar este enfoque, las organizaciones pueden fortalecer sus operaciones y adaptarse con éxito a un mercado en constante evolución.
Cómo escanear un documento de 3 maneras diferentes
Para el gestión de documentos digitales está implementado en su negocio, es necesario que, en primer lugar, defina qué equipo se utilizará para llevar a cabo el proceso de escaneo:
Aplicación movil
Ideal para uso personal y ocasional, esta solución requiere la participación del usuario durante todo el proceso. Cuando utilice una aplicación de escaneo, tenga en cuenta que la calidad del escaneo es proporcional a su capacidad para capturar la imagen.
Todo en uno
Suele ser una buena indicación para un uso profesional ocasional. Aunque las funciones son algo limitadas, sirve bien para las empresas que no tienen el proceso de digitalización como parte fundamental de su flujo de trabajo.
escáner profesional
Sin duda, la mejor opción para uso profesional, especialmente en empresas con una alta demanda de digitalización. Un escáner profesional ofrece una serie de funciones de optimización y automatización, lo que permite al usuario realizar otras tareas mientras el equipo realiza los escaneos por sí mismo.
A continuación, presentaremos un paso a paso rápido y preciso para cada uno de los tres. Cabe recordar que, independientemente del método elegido, es importante organizar correctamente los documentos, para evitar pausas y errores dañinos al proceso
No olvide, por tanto, separar los papeles manualmente, quitando de ellos hojas, clips o grapas; comprobar que los papeles encolados no dejaban ninguna entrada de aire; y colóquelos en el orden correcto.
Cómo escanear un documento desde tu celular
Existen multitud de aplicaciones que hacen posible escanear documentos. En esta guía paso a paso, explicaremos cómo hacerlo usando Google Drive (Android) y Notes (iOS).
Escanear un documento desde Google Drive (Android)
Los usuarios del sistema Android pueden usar Google Drive como un medio simple y eficiente para escanear documentos.
Paso 1: Acceda a la aplicación Google Drive y vaya al botón "Agregar" en la parte inferior derecha.
Paso 2: Seleccione la opción "Escanear".
Paso 3: Fotografíe el documento y, si lo desea, use la opción "Recortar" para ajustar el área de escaneo.
Paso 4: Toque "Listo" y eso es todo: su archivo se ha escaneado con éxito.
Escanear un documento desde Notes (iOS)
Los usuarios de iPhone también pueden escanear documentos en unos pocos pasos. Desde iOS 11, Apple ha equipado Notes con una funcionalidad que no solo le permite escanear documentos rápidamente, sino también agregar firmas y compartir el archivo.
- Paso 1: Después de abrir la aplicación Notas, cree una nota.
- Paso 2: En el menú inferior, toque el icono de la cámara y seleccione "Escanear documento".
- Paso 3: Coloca el documento a la vista de la cámara y presiona el botón de captura, como si fueras a tomar una foto.
- Paso 4: Ajuste el escaneo, moviendo las esquinas para que coincida con el tamaño de la página
- Paso 5: Toca "Seguir escaneando".
- Paso 6: Toque "Guardar" cuando haya terminado y el documento se guardará en su nota en formato PDF. Si hace clic en "Compartir", puede enviar el archivo por correo electrónico o a otras aplicaciones.
Hay varias otras aplicaciones específicas para esta función que puede descargar. La mecánica es básicamente la misma que en los ejemplos anteriores, pero muchas tienen características adicionales, como agregar filtros para mejorar la calidad de la imagen. Algunos ejemplos son CamScanner, Adobe Scan y Genius Scan.
Cómo escanear un documento desde un todo-en-uno o un escáner
El proceso de escanear documentos con una impresora o un escáner funcional es básicamente el mismo.
Cada modelo de equipo tiene su propio software administrador, sin embargo, Windows cuenta con Windows Fax and Scanner, una función capaz de realizar el proceso de escaneo por sí solo y de manera sencilla. La ventaja es que el siguiente método funciona para cualquier escáner o todo-en-uno.
- Paso 1: Coloque un documento en la bandeja de escaneo de la impresora. Recuerde colocar el documento correctamente para que el escaneo no solo tome parte de la imagen o el documento.
- Paso 2: En el campo de búsqueda, escriba "fax" y haga clic en el resultado de Windows Fax and Scan.
- Paso 3: Con la impresora ya conectada, haga clic en "Nuevo escaneo".
- Paso 4: En "Escáner", verifique que Windows haya reconocido el dispositivo que se utilizará. De lo contrario (o en caso de que tengas más de un dispositivo), haz clic en “Cambiar” y elige el correcto.
- Paso 5: En "Perfil", elija "Fotográfico" para fotos o "Documentos" para documentos.
- Paso 6: En “Origen”, elija la opción “Mesa”, si está utilizando un multifuncional, o “Alimentador”, en caso de un modelo con alimentador.
- Paso 7: En la pestaña que se abrirá, configurarás tu escaneo. Elija su opción preferida de colores en la opción "Formato de color". En la mayoría de los documentos, se utiliza la escala de grises. En "Tipo de archivo", seleccione la extensión del archivo de salida. Finalmente, configure la calidad de escaneo en “Resolución (DPI)”, recordando que cuanto mayor sea el número, mayor será la calidad y el tamaño del archivo.
- Paso 8: Seleccione "Vista previa" para ver cómo se verá el archivo final. Con todo bien, pulsa en “Escanear”. Defina el nombre del archivo y elija la carpeta donde se guardará, y haga clic en “Aceptar”, para que finalmente se escanee su documento.
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¿Necesito firmar documentos escaneados?
La firma de un documento es un elemento esencial en muchos procesos comerciales y legales. Incluso después de la digitalización, la validez y autenticidad de algunos documentos dependen de las firmas para que sean legalmente vinculantes.
Por lo tanto, existe la necesidad de contar con una solución confiable que permita la firma digital, promoviendo la excelencia en la gestión de documentos electrónicos.
ZapSign es una poderosa plataforma de firma electrónica que ofrece una solución simple y segura para firmar documentos escaneados, asegurando que las firmas digitales tengan la misma validez legal que las firmas manuales en papel.
El proceso de suscripción es fácil e intuitivo. Las firmas digitales están protegidas por criptografía, garantizando la autenticidad del documento. Además, puede incluir marcas de tiempo para crear un registro confiable de cuándo se firmó el documento.
Así, ZapSign permite la recogida de firmas de varias partes en diferentes ubicaciones, eliminando la necesidad de desplazamientos físicos para la obtención de firmas manuales. Con la capacidad de firmar documentos desde cualquier lugar, la plataforma agiliza significativamente los procesos comerciales y reduce el tiempo necesario para completar transacciones importantes.
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