Como la revolución digital está cada vez más presente en el mundo empresarial, la implementación de ciertos recursos tecnológicos se vuelve tan elemental como cualquier otra práctica tradicional, esto incluye la certificado digital.
Hoy en día, es seguro decir que el uso de certificados y firmas digitales ya no es una innovación, sino una necesidad básica para optimizar los procesos de una organización.
Para que os hagáis una idea, según el datos del Instituto Nacional de Informática (ITI), el número de certificados digitales activos en Brasil, en 2022, ya supera los 10 millones y medio, cerca de un millón más que el año anterior.
Por eso, desde ZapSign hemos preparado este contenido exclusivo explicando todo sobre el certificado digital, para qué sirve y cómo obtenerlo para tu empresa - o incluso para tu uso personal. ¡Síganos!
¿Qué es un certificado digital?
El certificado digital es un tipo de documento electrónico que garantiza la identidad e integridad de sus emisores (que pueden ser personas físicas o jurídicas) durante el intercambio de información en el entorno electrónico.. Además de ser sostenible, también asegura confidencialidad, autenticidad y validez legal.
Por lo tanto, pretende promover, por medios virtuales, la practicidad, la agilidad y la seguridad en los procesos burocráticos que antes solo serían posibles a través de los medios tradicionales (usando un buen lápiz y papel).
La herramienta se muestra especialmente eficaz en procesos de validación de transacciones online, firma de poderes y autenticación de datos internos, entre multitud de situaciones más.
¿Para qué sirve el certificado digital?
El certificado digital, una tecnología cada vez más presente en nuestras vidas, juega un papel crucial en la era digital, especialmente en un mundo donde la seguridad y la autenticidad online son esenciales. En este segmento, exploraremos la variedad de funciones y usos de este instrumento fundamental.
Inicialmente, el certificado digital actúa como una identidad electrónica para personas físicas y jurídicas, permitiéndoles realizar diversas actividades en Internet con seguridad y confiabilidad.
Entre sus aplicaciones más relevantes destaca la capacidad de firmar digitalmente documentos como contratos, convenios, recibos, pagarés y extractos. Esta funcionalidad no sólo simplifica los procesos, sino que también garantiza la validez legal de los documentos firmados electrónicamente.
Además de su función en la firma digital, el certificado es fundamental a la hora de cumplir obligaciones con los organismos gubernamentales. Permite el envío de declaraciones y obligaciones auxiliares de las empresas, la emisión de Facturas Electrónicas (NF-e) y la comunicación con sistemas gubernamentales como eSocial y el Sistema Público de Contabilidad Digital (SPED).
Estas características son cruciales para la gestión empresarial y fiscal, ya que facilitan la interacción con las instituciones públicas y reducen la burocracia.
En el ámbito financiero, el certificado digital es una herramienta imprescindible para realizar transacciones bancarias online. Ofrece un alto nivel de seguridad, protegiendo a los usuarios contra fraudes y otros tipos de ciberataques. Esto hace que las operaciones bancarias sean más seguras y confiables, un aspecto vital en la era del comercio electrónico y las finanzas digitales.
Otra aplicación importante del certificado digital es su uso para la emisión de documentos oficiales, como pasaportes, permisos de conducir y títulos universitarios. Esta funcionalidad contribuye a la modernización y seguridad de los procesos de emisión de estos documentos, previniendo falsificaciones y agilizando los trámites.
El certificado digital también es un aliado en procesos como participar en subastas electrónicas y realizar poderes electrónicos. Esto amplía el acceso a servicios que antes requerían presencia física, brindando comodidad y flexibilidad a los usuarios.
Finalmente, desempeña un papel vital en la autenticación de usuarios en entornos restringidos, como el Portal e-CAC del Servicio de Impuestos Federales, lo que permite el acceso seguro a información confidencial y servicios específicos.
Las ventajas de utilizar el certificado digital
Estos son los principales beneficios de esta adopción:
- emisión de facturas;
- suscripciones de documentos;
- Ventas en línea;
- Transacciones bancarias;
- declaración de impuesto a la renta;
- envío de información interna de la empresa;
- realizacion de contrariamente cambio de divisas;
- subastas electrónicas.
Las aplicaciones de certificados digitales son amplias y surgen nuevas formas de usarlo todo el tiempo. El recurso se ha destacado por presentar varias ventajas frente a los métodos tradicionales.
Al ser un trámite que se realiza de forma digital, se elimina el gasto con material físico y se termina aprovechando mejor el espacio del ambiente de trabajo. Sin mencionar que los documentos en papel están sujetos a pérdida, extravío o, simplemente, la acción del tiempo, especialmente cuando esta gestión está mal hecha.
Otro gran punto positivo del certificado digital es que las transacciones se pueden realizar de forma remota, haciendo todo el proceso mucho más rápido y práctico, y eliminando la necesidad de reconocimiento en una notaría.
Todo esto se hace de forma segura y legalmente válido, ya que los datos se conservan de las claves de cifrado.
Tipos de certificado digital
Existen dos formas de clasificar los tipos de certificado digital: por uso (ya sea personal o comercial) y por formato.
Certificado digital de uso
Al igual que ocurre con los documentos físicos, los certificados digitales se dividen en certificados para empresas, particulares y profesionales. A continuación se muestran los más utilizados.
e-CPF
Como su nombre lo indica, el e-CPF no es más que la identidad virtual de un individuo. Sus funciones son similares a las del e-CNPJ, pero de naturaleza personal, dirigidos a sistemas que requieren autenticación CPF.
Se aplica principalmente en casos como la declaración del impuesto sobre la renta; Transacciones bancarias; y emisión y firma de documentos digitales.
e-CNPJ
Es la identidad digital de una persona jurídica, siendo apta para una serie de actividades, tales como:
- firma de contratos;
- recibos y otros documentos con relevancia legal;
- autenticación de transacciones;
- transacciones comerciales y financieras en línea;
- emisión de facturas electrónicas;
- acceso a información restringida de sistemas, tanto públicos como privados.
Vale la pena recordar que, aunque este certificado digital se puede utilizar para emitir facturas, no es la opción más adecuada.
De hecho, puede ser bastante arriesgado, ya que cualquier miembro de la empresa que necesite utilizar el e-CNPJ para emitir un billete podrá acceder a cualquier sistema en nombre de la organización y cambiar datos. Por tanto, el siguiente tipo puede ser el más recomendado para este tipo de maniobra.
NF-e
Aquí tenemos un tipo específico de certificado digital para la emisión de facturas electrónicas, integrando la empresa de que se trate con la Tesorería Estatal o Municipal. Este tipo de certificado digital puede emitir las siguientes notas:
- NF-e: es una factura a nivel estatal, registra la venta de productos y garantiza el pago de ICMS;
- NFS-e: de competencia municipal, esta factura está relacionada con la prestación de servicios, registra la operación del servicio prestado y garantiza el pago de ISS;
- NFC-e: utilizado en el comercio minorista, esta nota reemplaza el cupón fiscal tradicional y registra las ventas directas al consumidor final;
- NFA-e: las empresas que no están obligadas a emitir NF-e pueden emitir individualmente esta factura electrónica por separado.
A diferencia del e-CNPJ, con el NF-e es posible vincular la emisión de facturas al CPF de un determinado empleado de la empresa, protegiendo datos comerciales confidenciales.
e-Simples o e-CNPJ ME/EPP
Aquí vemos un tipo más reciente de certificado digital, dirigido estrictamente a micro y pequeñas empresas. Es similar al e-CNPJ antes mencionado, sin embargo, ofrece un valor más asequible y servicios un poco más limitados.
e-MEI
También más reciente en el mercado, el e-MEI es, como se puede suponer, un certificado digital dirigido a la micro emprendedor individual. Facilita la emisión de facturas, además del registro de empleados.
Certificado digital para comercio electrónico
Por último, está el certificado digital del tipo SSL. Al garantizar el cifrado de datos dentro del sitio, esta es la opción más recomendada para el comercio electrónico.
La información intercambiada entre el servidor y el navegador está encriptada, lo que protege las transacciones y los datos de los clientes y evita el fraude, la piratería y la fuga de información.
Existe una amplia gama de certificados SSL disponibles, que varían en precio, grado de protección y funciones de seguridad.
Certificado digital por formato
Otra forma de categorizar un certificado digital es a través de su presentación y formato.
Según esta clasificación, se pueden dividir en tipos A y S. Un certificado tipo S funciona como encriptación de datos, brindando acceso solo a personas autorizadas.
Los certificados de tipo A más utilizados funcionan para identificar a los firmantes y autenticar las operaciones, y se clasifican en los siguientes dos subtipos.
A1
El A1 es un certificado 100% digital, por lo que no depende de otros dispositivos para funcionar.
Puede instalarse en varias máquinas y dispositivos móviles diferentes a la vez, y solo solicita el registro de la contraseña una vez, lo que ofrece flexibilidad en su uso. Es válido por un año.
A3
El certificado digital A3, por su parte, suele constar de un soporte físico, no de un archivo descargable.
Por lo tanto, depende de ese dispositivo, que puede variar entre una tarjeta, un token o algo similar. Por otro lado, la validez del A3 es más larga, llegando hasta los 5 años. En cada acceso hay que volver a introducir la contraseña.
Actualmente, existen algunos certificados A3 en la nube, es decir: archivos en línea a los que se puede acceder desde cualquier lugar.
⚠️ Consulte también estos artículos relacionados 👇
➡️ Aprende a firmar con un certificado digital
➡️ Comprender para qué sirve un verificador de firma digital
➡️ Qué es un contrato digital y cómo adoptar uno para tu empresa
Cómo obtener un certificado digital
El primer paso para hacer un certificado digital es identificar qué tipo se adapta mejor a su negocio. Luego a través de la PCI-Brasil, debe ponerse en contacto con una autoridad de certificación (CA). Hay una listado en el sitio web del ICP-Brasil, enumerando las empresas autorizadas para emitir estos certificados digitales.
Una vez decidido el modelo de certificado y la autoridad certificadora, debe dirigirse a la página web de la CA, seleccionar el certificado deseado, enviar los documentos necesarios para la verificación y concertar una cita en la estación de servicio de una entidad para la validación presencial.
Una vez validados los datos por la empresa, podrás descargar (en el caso del certificado A1) o comprar el dispositivo (en el caso del certificado A3).
Desde 2021, la validación de certificados digitales por congresos en vídeo ya está permitido por el gobierno, siempre y cuando la CNH del titular haya sido emitida o renovada después de 2017.
Si desea obtener un certificado SSL digital, solo debe elegir la versión que desea y comprarla directamente en el sitio web de la certificadora, elegir el dominio y esperar a que se realice la validación.
Renovación del certificado digital
Ten siempre presente la fecha de caducidad de tu certificado digital para no dejar de renovarlo. Lo ideal es realizar el trámite con anticipación, normalmente, unos 30 días.
La mayoría de las autoridades de certificación permiten que el proceso se realice fácilmente a través de Internet. En el sitio web de CA, conecta el certificado, selecciona la opción de renovación e informa sus detalles de pago. Dependiendo del caso, se pueden solicitar algunos documentos.
Hoy en día, se exige a todas las empresas, a excepción de MEI, un certificado digital para que puedan cumplir con sus obligaciones tributarias. La empresa que no cumpla con este requisito está sujeta a sanciones legales.
Tanto para microempresarios individuales como para personas naturales, el certificado digital es opcional. Desafortunadamente, todavía no hay opciones de certificados digitales gratuitos; sin embargo, algunas organizaciones ofrecen el certificado como parte de su plan de negocios.
Ahora que conoces todo sobre el certificado digital y su importancia para el pleno funcionamiento de tu negocio, te invitamos a conocer más sobre la plataforma ZapSign - una solución completa en firma digital con certificado, de la cual podrás conocer más este enlace!
