La automatización documental es una estrategia fundamental para las empresas que buscan eficiencia, precisión y agilidad en sus procesos documentales. gestión documental. En este contexto, la integración entre herramientas puede transformar la forma en que se preparan y gestionan los contratos y documentos.
Entre las soluciones disponibles, destaca la integración entre ZapSign y HubSpot por su capacidad para optimizar este proceso. Mientras que el primero ofrece una plataforma de firma electrónica, que garantiza que los documentos se firmen de forma segura y legal, el segundo, conocido por su sólido CRM y sus funciones de automatización, facilita la gestión y automatización de las tareas relacionadas con los documentos.
Al combinar estas herramientas, las empresas pueden automatizar el flujo de trabajo relacionado con los contratos desde la creación hasta la firma, reduciendo significativamente el tiempo necesario para preparar y finalizar los contratos y disminuyendo la probabilidad de error humano.
En este artículo, entraremos en detalles sobre la automatización de documentos y el papel de la integración de ZapSign y HubSpot en este proceso.
¿Qué es la automatización documental y por qué es importante?
La automatización documental consiste en el uso de tecnologías para crear, procesar y gestionar documentos de forma automática, eliminando o reduciendo la necesidad de intervención manual.
Este proceso implica el uso de software y herramientas que pueden generar, editar, revisar, aprobar y almacenar documentos electrónicamente. La automatización abarca desde documentos simples, como formularios y contratos, hasta documentos más complejos, como informes financieros y documentos legales.
Es una práctica estratégica para empresas que buscan eficiencia, precisión y cumplimiento, ofreciendo beneficios como ahorro de tiempo, reducción de errores, seguridad de los datos y cumplimiento normativo.
La automatización de documentos simplifica el flujo de trabajo, reduce los costos operativos y de materiales, y mejora la experiencia del cliente con respuestas rápidas y transparentes, además de facilitar el acceso y almacenamiento digital de los documentos, permitiendo búsquedas eficientes y escalabilidad en las operaciones.
Cómo funciona la integración entre ZapSign y HubSpot
La integración entre sistemas es una parte clave de un proceso de automatización eficiente. Por ejemplo, una plataforma de firma electrónica permite la gestión de todos los documentos firmados por los empleados, socios y clientes de la empresa.
Pero, cuando se trata de relaciones con los clientes, hay otros puntos involucrados, como por ejemplo: datos personales; historial de compras; boletos de servicio; con qué miembros de la empresa ya ha estado en contacto; grabación de mensajes de correo electrónico, chat y canales de atención al cliente; entre otros.
Estas funcionalidades no pertenecen a la propuesta de plataforma de firma electrónica. Por tanto, es necesario contratar un CRM (Customer Relationship Management), una plataforma específicamente dirigida a la administración general de los clientes de una empresa.
ZapSign ofrece integración con HubSpot, un CRM líder en el mercado que sirve más de 113 mil empresas por todo el mundo. Al igual que ZapSign, HubSpot ofrece un plan gratuito, ideal para quienes tienen una pequeña empresa o simplemente quieren probar la herramienta antes de comprar un plan premium.
La integración entre ZapSign y HubSpot está diseñada para simplificar y automatizar el proceso de creación y gestión de documentos, especialmente contratos. Utilizando plantillas preconfiguradas en ZapSign y datos almacenados en HubSpot, esta integración permite generar, enviar y firmar electrónicamente documentos de manera rápida y eficiente. A continuación se muestra una descripción general de cómo funciona la integración.
Creando plantillas en ZapSign
Con ZapSign, puedes crear plantillas de documentos que servirán como base para los contratos. Estas plantillas incluyen marcadores de posición para información que se completarán automáticamente con datos de HubSpot. Las plantillas se pueden personalizar según las necesidades de su empresa, incluidas cláusulas, términos y condiciones específicos.
Almacenamiento de datos en HubSpot
HubSpot almacena información detallada sobre tus contactos y clientes, como nombres, direcciones y detalles comerciales específicos. Usando flujos de trabajo y activadores en HubSpot, puedes definir cuándo y cómo se enviarán los datos a ZapSign para generar documentos.
Generación automática de documentos
Cuando se activa un evento específico en HubSpot (por ejemplo, la finalización de un trato), los datos relevantes se transfieren automáticamente a ZapSign. ZapSign utiliza estos datos para completar plantillas de documentos, creando contratos personalizados y listos para enviar.
Presentación y firma electrónica
Los documentos generados se envían automáticamente a las partes involucradas a través de ZapSign. Las partes pueden firmar documentos electrónicamente, y ZapSign garantiza la validez legal y la seguridad de las firmas.
Pasos de instalación y uso.
La integración entre ZapSign y HubSpot representa un avance significativo en la automatización documental, proporcionando una solución eficiente, segura y práctica para una buena gestión de contratos.
Siguiendo el etapas instrucciones de instalación y uso que se detallan a continuación, su empresa podrá disfrutar de los beneficios de una gestión de documentos electrónicos integrado, ahorrando tiempo, reduciendo errores y aumentando la productividad.
1. Inicia sesión en HubSpot
Crea tu cuenta de HubSpot e inicia sesión iniciar sesión en la plataforma, para poder introducir tus datos. También puede utilizar su cuenta registrada de Google para iniciar sesión en la plataforma.
2. Accede a ZapSign a través de HubSpot Marketplace
Como cubre otras plataformas, HubSpot tiene su propio mercado de aplicaciones. Allí puedes encontrar todas las herramientas que se conectan con HubSpot, incluido ZapSign. Haciendo clic este enlace, puedes venir directamente a nosotros en HubSpot Marketplace.
3. Instala ZapSign dentro de HubSpot
Una vez que encuentre ZapSign, el siguiente paso es instalarlo dentro del CRM. En la parte superior derecha de la pantalla verá un botón naranja con la etiqueta "Solicitar instalación".
4. Permitir la integración con ZapSign
Al ser un CRM que atiende a los más variados departamentos de las empresas, HubSpot tiene funciones de administrador que se transmiten a los fundadores, directivos y líderes de estos sectores.
Por lo tanto, si no tienes permiso para realizar esta instalación porque no tienes poderes administrativos en HubSpot, te enfrentarás a una pantalla solicitando permiso a la persona que administra las cuentas para liberar la instalación. Siempre sugerimos comunicarse previamente con el gerente de cuenta para que la aprobación se pueda realizar rápidamente.
5. Selecciona la cuenta a conectar
Una vez que los permisos de instalación se hayan superado con éxito, la siguiente pantalla presentará las cuentas presentes en HubSpot que deben estar conectadas con ZapSign como se ve en la pantalla a continuación.
Selecciona la correcta, asegurándote de tener los permisos necesarios y haz clic en el botón que dice “Conectar aplicación” (es decir, “Conectar aplicación”). Aparecerá el mensaje "vinculado correctamente" y la instalación se completará.
6. Crea tu primer documento de ZapSign a través de HubSpot
En el área Ofertas/Negocios de un contacto específico, haga clic en “Crear documentos mediante carga” (o “Crear documento mediante carga”). Aparecerá una pantalla para subir el documento, insertar firmantes y enviarlo a firma, idéntica a la de la plataforma ZapSign.
El progreso de la firma de documentos también se puede ver a través de HubSpot, lo que facilita la vida de quienes operan CRM todos los días y necesitan verificar si el cliente, proveedor, empleado o cualquier persona con la que están en contacto ya ha firmado el contrato.
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Los principales beneficios de la automatización de documentos al integrar ZapSign y HubSpot
La automatización es esencial para todos aquellos que buscan eficiencia operativa, precisión y cumplimiento en la gestión de sus documentos empresariales. Al integrar las herramientas de ZapSign con HubSpot, es posible maximizar los beneficios obtenidos. Consulte los principales beneficios de estos beneficios a continuación.
Ahorro de tiempo
Con procesos más ágiles y simplificados, los empleados pueden centrarse en tareas estratégicas y de mayor valor. Los documentos que antes tardaban días o incluso semanas en prepararse, revisarse y aprobarse ahora se pueden completar en cuestión de horas, lo que acelera el flujo de trabajo y mejora la productividad general de la empresa.
Reducción de errores
La automatización documental ofrece mayor coherencia y precisión en los documentos, lo que minimiza los riesgos y aumenta la confiabilidad de la información. Los procesos automatizados eliminan la variabilidad inherente a las intervenciones manuales, asegurando que todos los documentos sigan estándares predefinidos y se completen correctamente, mejorando la calidad de los documentos y reduciendo la necesidad de retrabajos y correcciones.
Reducción de costos
Con la transición a procesos. digital, las empresas pueden eliminar los gastos asociados con la compra de papel, el mantenimiento de impresoras y el espacio de almacenamiento físico. A largo plazo, estos ahorros pueden ser sustanciales y contribuir a mejorar el margen de beneficio de la empresa y la sostenibilidad medioambiental.
Mayor eficiencia
En un entorno empresarial competitivo, la capacidad de mantener la eficacia, adaptarse rápidamente a las nuevas demandas y mejorar la experiencia del cliente hace que esta práctica sea indispensable. La automatización documental permite a las empresas responder más rápidamente a las solicitudes de los clientes, brindando una experiencia más eficiente y satisfactoria alineada con las expectativas del cliente, fortaleciendo las relaciones y aumentando la lealtad.
Gestión de socios mejorada
La integración de ZapSign con HubSpot facilita el proceso de formalizar asociaciones, ya que todas las interacciones se registran directamente en el CRM. De esta forma, si surgen dudas sobre el contrato, toda la información y comunicaciones quedan centralizadas y fácilmente accesibles en un único canal, evitando la necesidad de buscar documentos en diferentes ubicaciones.
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