La autenticación de documentos juega un papel fundamental para garantizar la legitimidad y la integridad de la información crucial dentro del Gestão de Documentos de una empresa. Este proceso, a menudo subestimado, es esencial para garantizar la validez legal y la confiabilidad de los registros comerciales.
Después de todo, la validación formal de los registros es especialmente vital en transacciones comerciales, contratos y otros documentos legales, en los que la precisión y la legitimidad son imperativas, especialmente si consideramos los desafíos actuales que involucran las transformaciones digitales y el papel de las nuevas tecnologías en el contexto empresarial.
En el siguiente artículo, explicaremos en detalle qué es la autenticación de documentos y brindaremos orientación práctica sobre cómo implementar este procedimiento de manera efectiva en su empresa.
¿Qué es la autenticación de documentos?
Podemos definir el concepto de autenticación de documentos como un proceso esencial para verificar y garantizar los criterios de autenticidad, integridad y legitimidad de registros escritos, contratos e información relevante en un entorno empresarial. Esta práctica tiene como objetivo garantizar que los documentos no hayan sido alterados, falsificados o manipulados, dándoles validez y confiabilidad jurídica.
Este proceso es esencial en transacciones comerciales, contratos legales y en situaciones donde la exactitud de la información es esencial. Al comprender e implementar eficazmente métodos de autenticación, las empresas pueden protegerse contra el fraude, mantener el cumplimiento legal y promover la confianza en sus registros.
La relevancia de la autenticación de documentos para la seguridad jurídica empresarial
La autenticación de documentos juega un papel crucial en la seguridad jurídica corporativa, asegurando la validez e integridad de los registros, lo cual es fundamental en transacciones y contratos comerciales. Su relevancia, por tanto, está directamente ligada a la seguridad jurídica.
Al adoptar prácticas de autenticación eficientes, las empresas garantizan el cumplimiento legal, reducen los riesgos de fraude y mantienen la confianza en las transacciones comerciales.
A Ley nº 13.726 / 2018, conocida como Ley de Desburocratización, trajo cambios significativos en la autenticación de documentos. Antes, el proceso era lento y burocrático, con trámites formales y costos adicionales. La promulgación de la ley simplificó dichos procesos, eliminando la necesidad de reconocimiento de firma y prescindiendo de la autenticación en copias en varios casos.
Esta medida benefició a las empresas, reduciendo cargas y costos administrativos, además de agilizar trámites. La iniciativa refleja un movimiento hacia la modernización y la reducción de la burocracia, buscando un entorno empresarial más eficiente y adaptado a las demandas contemporáneas.
Autenticación de documentos físicos versus autenticación de documentos digitales
La autenticación física y digital son enfoques distintos para verificar la autenticidad de los documentos, cada uno con sus propios procedimientos y ventajas específicos.
Autenticación física
La autenticación de documentos físicos se refiere al proceso de verificar y certificar la autenticidad, integridad y legitimidad de registros impresos o escritos a mano. Esta categoría incluye métodos como los que destacamos a continuación.
Suscripciones manuales
El documento se firma a mano y la autenticidad se verifica comparando la firma con la registrada oficialmente.
Sellos y sellos
Uso de sellos, sellos o marcas físicas para certificar la autenticidad y validez del documento.
notarización
Un notario público presencia la firma del documento, certificando su autenticidad y dotándole de validez jurídica.
La autenticación física ofrece ventajas significativas, incluida la aceptación tradicional en muchos contextos legales, donde los documentos autenticados físicamente son ampliamente reconocidos como válidos.
Además, la trazabilidad física proporciona una forma visual de rastrear el documento, lo que facilita la verificación de su autenticidad.
Finalmente, en muchos casos, la autenticación física goza de reconocimiento universal, independientemente del acceso a la tecnología, destacando su relevancia en situaciones donde la presencia tangible del documento es esencial.
Autenticación digital
La autenticación de documentos digitales se refiere al proceso de verificar y certificar la autenticidad, integridad y legitimidad de registros electrónicos a través de métodos digitales. A diferencia de la autenticación física, que utiliza firmas y sellos manuales, la autenticación digital implica el uso de tecnologías criptográficas para garantizar la seguridad y validez de los documentos.
firmas digitales
Uso de algoritmos criptográficos para asociar electrónicamente la firma de una persona a un documento, garantizando su autenticidad e integridad.
Certificados digitales
Los documentos electrónicos se firman digitalmente mediante certificados digitales emitidos por una autoridad certificadora confiable.
Hash criptográfico
Crear un código hash único para el documento, que se puede utilizar para comprobar si ha habido cambios en el contenido.
La autenticación de documentos digitales tiene importantes ventajas, en particular, ofrece mayores niveles de seguridad gracias al uso de un cifrado robusto.
Otro punto a destacar es que los procesos de autenticación digital son reconocidos por su eficiencia, agilizando trámites y reduciendo tanto la burocracia como los costos asociados. La facilidad de almacenamiento y uso compartido electrónicos es otra ventaja notable, que simplifica y acelera la gestión de registros.
En un contexto moderno, estos atributos hacen de la autenticación digital una opción valiosa para las organizaciones que buscan seguridad, eficiencia y practicidad en la gestión de documentos.
Sin embargo, ambos métodos tienen su lugar, y la elección entre autenticación física y digital a menudo depende del contexto legal, las preferencias de la organización y los requisitos específicos de seguridad y eficiencia (con, en muchos casos, un enfoque híbrido).
⚠️ Consulta también estos artículos relacionados 👇
➡️ 13 consejos sobre cómo gestionar bien los documentos digitales
➡️ ¿Qué es el archivo actual, intermedio y permanente en el ciclo de vida del documento?
➡️ Conoce las consecuencias de una mala gestión documental
¿Qué documentos deben o no autenticarse?
La necesidad de autenticación puede variar según las leyes locales, las políticas de la institución y la naturaleza específica del documento y la transacción en cuestión. Sin embargo, en un contexto general, podemos identificar ciertos documentos comúnmente autenticados:
Contratos comerciales
Acuerdos formales entre partes, que a menudo requieren autenticación para garantizar su validez legal.
Escrituras de propiedad
Documentos que transfieren la propiedad de un inmueble, generalmente autenticados para su inscripción ante notario.
abogado
Documentos que otorgan autoridad legal a otra persona, muchas veces notariados para asegurar su validez.
Actas de nacimiento, matrimonio y defunción.
Documentos vitales que pueden autenticarse para diversos fines legales.
Documentos bancarios
Algunos documentos financieros, como los poderes para transacciones bancarias específicas, pueden requerir autenticación.
Documentos legales y judiciales.
Las peticiones, sentencias y otros documentos legales a menudo requieren autenticación para fines legales.
Documentos notariales
Documentos autenticados por notario público, como declaraciones juradas y notarizaciones.
Asimismo, algunos documentos, por regla general, no suelen requerir autenticación.
Documentos internos de la empresa.
Documentos para uso interno de la empresa., como memorandos y comunicaciones internas, generalmente no requieren autenticación.
Documentos informales
La correspondencia informal y las comunicaciones que no tengan implicaciones legales o que no estén destinadas a transacciones oficiales pueden requerir autenticación.
Documentos personales sin implicaciones legales
Los documentos personales, como cartas personales y recordatorios, que no tengan relevancia jurídica directa pueden estar exentos de autenticación.
Certificados de finalización de cursos y formación.
En algunos casos, es posible que los certificados de cursos y capacitación no requieran autenticación, según el contexto.
Comprobante de residencia para uso personal
En situaciones cotidianas, como cambios de dirección personal, es posible que la prueba de residencia para uso personal no requiera autenticación.
Cómo autenticar documentos
A continuación, presentaremos paso a paso los procesos de autenticación de documentos, tanto físicos como digitales:
Autenticación física de documentos.
1. Preparación de documentos
Organice los documentos que requieren autenticación, asegurándose de que estén completos y correctos.
2. Elegir el método de autenticación
Seleccione el método de autenticación física adecuado, como notarización, notariado o uso de sellos y sellos.
3. Notarización
Si se requiere certificación notarial, acudir a una notaría con un documento de identificación y firmar el documento en presencia del notario.
4. Notarización
Si es necesaria la certificación notarial, programe una visita a un notario público, presente los documentos y fírmelos en presencia del notario.
5. Sellos y sellos
Si el método elegido implica sellos o estampillas, aplíquelos como se indica, asegurándose de que sean legibles y visibles.
6. Registrarse
En algunos casos, es posible que sea necesario registrar los documentos autenticados ante notario para garantizar su validez legal.
7. Almacenamiento seguro
Conservar en lugar seguro los documentos autenticados, conservando copias si fuera necesario, y ser consciente de la validez temporal de la autenticación.
Autenticación digital de documentos.
1. Elegir una plataforma de firma digital
Opte por una plataforma de firma digital confiable que ofrezca funciones de autenticación como firmas y certificados digitales.
2. Subir documentos
Subir documentos electrónicos a la plataforma, asegurando que estén en un formato adecuado y sean legibles.
3. Identificación digital
Seleccione su método de identificación digital, que puede implicar autenticación de contraseña, autenticación de dos factores o el uso de certificados digitales.
4. Firma digital
Firma documentos digitalmente utilizando la herramienta de firma digital de la plataforma, asegurando que la firma esté vinculada a tu identificación digital.
5. Generación de certificados digitales
Si la plataforma utiliza certificados digitales, asegúrese de que se genere un certificado y se vincule al documento.
6. Descarga y almacenamiento seguros
Descargue documentos firmados digitalmente y guárdalos en un lugar seguro. Asegúrese de que la plataforma proporcione evidencia de autenticidad, como registros de auditoría.
7. Compartir de forma segura
Si se deben compartir documentos autenticados digitalmente, utilice métodos seguros, como enviarlos por correo electrónico seguro o compartirlos en plataformas protegidas con contraseña.
Al final de esta lectura, queda claro que la correcta autenticación de los documentos juega un papel crucial en la seguridad y eficiencia de los procesos comerciales: garantizar la autenticidad e integridad de los registros no solo fortalece la seguridad jurídica de la empresa, reduciendo los riesgos legales, sino también promueve la eficiencia simplificando los procedimientos burocráticos.
Por lo tanto, la adaptación a nuevas tecnologías de autenticación como las firmas digitales no sólo agiliza los procesos, sino que también refleja la modernización e innovación que son esenciales en los entornos empresariales actuales.
Por eso te invitamos a explorar ZapSign, una plataforma de firma digital que ofrece una forma segura y eficiente de organizar documentos firmados electrónicamente.
Si desea simplificar sus procesos, reducir su papeleo y aumentar la seguridad de sus registros, asegúrese de hacer clic aquí para descubrir cómo ZapSign puede transformar la gestión documental en su empresa!
