A suscripción híbrida, Una combinación de firma electronica y digital en un mismo documento, está revolucionando la forma de formalizar acuerdos y contratos. No se trata sólo de añadir una capa de comodidad, sino de abrir nuevas posibilidades en el mundo empresarial.
En el pasado, todos los firmantes debían utilizar la misma forma de firma, ya fuera digital o electrónica. Sin embargo, ahora es posible elegir qué tipo de firma es más adecuada para cada persona involucrada en el proceso. Esto significa más flexibilidad y agilidad a la hora de formalizar acuerdos.
La firma híbrida está respaldada por la legislación brasileña, garantizando su validez legal. Se puede utilizar en una amplia variedad de documentos, desde contratos comerciales hasta documentos internos de la empresa. Además, su adopción contribuye a reducir los costos logísticos y agilizar los procesos internos.
Por eso, en este artículo exploraremos con más detalle cómo funciona la suscripción híbrida, sus beneficios y cómo puedes implementarla en tu negocio. ¡Continúa leyendo hasta el final!
¿Qué es una suscripción híbrida y por qué utilizarla?
Una firma híbrida es una combinación inteligente de dos métodos de firma electrónica: la firma digital y la firma electrónica.. Es decir, contrariamente a lo que muchos piensan, no se trata de una firma física y otra digital, sino de la fusión de la firma electrónica, que no requiere certificado digital, con la firma digital, que hace uso de este certificado.
La característica principal de la suscripción híbrida es su flexibilidad. Permite a cada firmante elegir el método de firma más conveniente, haciendo más eficiente el proceso de formalización de documentos y contratos.
Entonces, ¿cómo funciona la suscripción híbrida en un entorno online? Utilizar una firma digital es bastante sencillo y generalmente se produce a través de plataformas especializadas. Los documentos pueden crearse en el sistema o enviarse ya preparados.
Los firmantes, a su vez, pueden realizar firmas de forma rápida y cómoda, ya sea utilizando el certificado para la firma digital o realizando una firma electrónica, que puede variar en términos de seguridad.
Existen diferentes tipos de firma electronica, desde el sencillo, que consiste en rellenar un formulario online, hasta el avanzado, que confirma la identidad del usuario con un sistema más eficiente. La firma electrónica cualificada, en cambio, corresponde a la firma del usuario realizada de puño y letra, ante notario. La elección del tipo de firma deberá realizarse en función de las necesidades y requerimientos específicos de cada caso.
Para adquirir la suscripción híbrida e implementarla en tu empresa, se recomienda contratar un plataforma especializada que proporcionará la orientación necesaria para garantizar un proceso seguro.
¿Cuál es la diferencia entre firma digital y electrónica?
Mucha gente puede confundir estos dos tipos de firmas, pero tienen diferencias significativas en cuanto a tecnología y requisitos legales.
Una firma digital es una marca criptográfica insertada en un documento digital. Para utilizar una firma digital es necesario disponer de un certificado digital, que funciona como identidad electrónica.
Este certificado es emitido por una Autoridad Certificadora y está protegido por criptografía. La firma digital garantiza la autenticidad del firmante y la integridad del documento. Tiene validez legal, al igual que una firma manuscrita.
Por el contrario, la firma electrónica no requiere certificado digital. Se basa en evidencia digital, como geolocalización, dirección IP y otros datos capturados en el momento de la firma, para confirmar la identidad del suscriptor. La validez legal de la firma electrónica depende de la aceptación de todas las partes involucradas en el proceso.
Pero, ¿es posible tener firma digital y física en un mismo documento?
Ésta es una pregunta pertinente y, para responderla, necesitamos comprender la dinámica de las firmas híbridas.
La firma digital, respaldada por certificados digitales y cifrado asimétrico, garantiza la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. Está legalmente reconocida en muchas jurisdicciones y es una alternativa eficaz a las firmas manuscritas tradicionales. Por otra parte, el firmas manuales, aunque antiguos y ampliamente aceptados, son propensos al fraude y pueden suponer un cuello de botella en los flujos de trabajo modernos.
Ahora, imaginemos una situación en la que dos partes de un contrato quieren adoptar enfoques diferentes para firmar un documento. Una parte opta por la comodidad de una firma digital, mientras que la otra prefiere la tangibilidad de una firma manuscrita en papel. Aquí es donde entra en juego la suscripción híbrida.
Sin embargo, es crucial entender que, para garantizar la seguridad jurídica, el tipo de documento en cuestión juega un papel fundamental. Documentos originados electrónicamente, como contratos digitales, al firmarse digital y manualmente, pueden perder su validez legal.
Al fin y al cabo, la firma digital fue diseñada para el entorno digital y se basa en el cifrado, lo que hace detectable cualquier intento de alteración. Convertir un documento electrónico en un documento físico implica riesgos de autenticación.
Por otro lado, los documentos físicos, como los contratos en papel, deben formalizarse íntegramente con firmas manuales. En este caso, la validez legal requiere a menudo la firma notariada o notaría, donde comparece personalmente el firmante y se autentica la firma.
Por tanto, la respuesta a la pregunta sobre la posibilidad de tener firma digital y física en un mismo documento es SIM, pero depende del tipo de documento y de los procedimientos legales aplicables.
¿Cuándo utilizar una suscripción híbrida?
A continuación se presentan algunas situaciones en las que se puede aplicar este tipo de firma.
Flexibilidad para los firmantes
La firma híbrida ofrece flexibilidad de elección a los firmantes. Cada persona implicada puede optar por utilizar la firma que mejor se adapte a sus necesidades, ya sea una firma digital con certificado o una firma electrónica. Esto hace que el proceso sea más conveniente para todos los involucrados.
Facilitación de procesos internos.
Dentro de una empresa, la suscripción híbrida puede ser una excelente manera de optimizar procesos interno. Por ejemplo, el representante legal de la empresa puede utilizar una firma digital certificada, mientras que los empleados utilizan firmas electrónicas para documentos internos, como solicitudes de vacaciones o memorandos.
Documentos con diversos firmantes
Cuando se trata de contratos o documentos que involucran a un grupo diverso de personas o empresas, la firma híbrida permite que todos participen en el proceso de firma, independientemente de la propiedad del certificado.
Agilidad y reducción de burocracia.
La combinación de firma digital y electronica en un solo documento agiliza el proceso de formalización. No es necesario lidiar con burocracia para garantizar que todos los involucrados tengan un certificado digital, lo que hace que el proceso sea más rápido y práctico.
Reducir el uso de papel
El uso de la firma híbrida elimina la necesidad de imprimir varios documentos en papel, ya que todo el proceso se puede realizar en línea. Esto contribuye a la iniciativa “sin papeles“, lo cual es importante hoy en día en la búsqueda de la sostenibilidad y la reducción de residuos.
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¿Cuáles son las ventajas de la suscripción híbrida?
La firma híbrida ofrece varios beneficios que la convierten en una valiosa opción para formalizar contratos y documentos.
Amplia accesibilidad a la suscripción en línea
Ésta es una de las principales ventajas de la suscripción híbrida. No restringe el acceso únicamente a quienes tienen un certificado digital, lo cual es una característica importante ya que no todos los documentos requieren una firma digital. Al igual que en el mundo físico, donde la firma manual se utiliza en pocos casos, en el entorno digital muchos documentos se pueden firmar de una forma más sencilla.
Agilidad
La agilidad es otro punto positivo de la suscripción híbrida. Al permitir que cada firmante elija el tipo de firma que prefiere, el proceso de formalización se vuelve más rápido y cómodo. Esto es especialmente útil en situaciones en las que se puede reducir la burocracia, haciendo que los acuerdos sean más eficientes.
Combinación de formatos de firma
La posibilidad de combinar firmas digitales y electrónicas también resulta beneficiosa para optimizar los procesos internos de las empresas. Los empleados y proveedores pueden firmar documentos electrónicos, mientras que el representante legal de la empresa puede utilizar el certificado para garantizar la autenticidad. Esto se puede aplicar a la contratación, solicitud de vacaciones, notas y más.
¿Qué plataforma le permite utilizar una firma híbrida (es decir, tanto digital como electrónica)?
Como podrás ver a lo largo de este artículo, las firmas híbridas, que combinan los elementos de la firma digital y electrónica, son cada vez más imprescindibles para las empresas que buscan eficiencia y seguridad en sus procesos de firma de documentos.
Pero, al fin y al cabo, ¿qué plataforma permite utilizar esta modalidad tan versátil? La respuesta está en ZapSign.
Vea a continuación lo que obtendrá al adoptar la suscripción híbrida a través de la plataforma.
Millones de personas utilizan ZapSign
Con más de 16 millones de documentos firmados y presencia en 17 países, ZapSign es la solución definitiva para simplificar el proceso de recogida de firmas en su empresa. Esta plataforma, que atiende a más de 1 millón de usuarios activos, ofrece mucho más que solo firmas: le permite crear, enviar, aprobar y almacenar sus documentos con total validez legal.
ZapSign es fácil de usar
Una de las mayores ventajas de ZapSign es su facilidad de uso. La recogida de firmas en propuestas y contratos comerciales no tiene por qué ser una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Con ZapSign, puede hacer esto en menos de 2 minutos, ahorrando un tiempo precioso que puede destinar al crecimiento de su negocio.
ZapSign se ajusta a la identidad visual de tu marca
Además, ZapSign ofrece personalización con los colores y la marca de su empresa. Sus clientes verán su logotipo y los colores de su marca, lo que ayuda a fortalecer su identidad corporativa en cada interacción.
El proceso de suscripción es rápido.
Otro beneficio notable es la velocidad. ZapSign hace que la firma de documentos sea un 90 % más rápida, ya sea creando plantillas reutilizables o integrando la plataforma con tus herramientas favoritas.
Puedes subir un archivo, agregar firmantes y compartir el enlace para que puedan firmar desde cualquier dispositivo. Y lo mejor: podrás monitorear el estado en tiempo real, siendo notificado por correo electrónico tan pronto como se firme el documento.
Seguridad a diferentes niveles
Cuando se trata de seguridad, ZapSign destaca. Una firma electrónica es tan segura como una firma en papel y está reconocida por ley en Brasil y muchos otros países. Tú documentos están certificados digitalmente con el certificado A1 ICP-Brasil, y la plataforma ofrece diferentes niveles de seguridad, incluyendo reconocimiento facial, certificado digital y verificación por correo electrónico o teléfono.
Integración con otras herramientas.
Y si desea integrar ZapSign con sus herramientas favoritas, la plataforma ofrece opciones de almacenamiento en la nube, integraciones de ERP, CRM y API, lo que le permite automatizar tareas, mejorar la visibilidad de los procesos y reducir errores y costos.
Ahora que sabes qué es una suscripción híbrida y cómo podemos ayudarte a tener una, ¿qué tal si empiezas ahora mismo? Haga clic aquí para registrarse en ZapSign!
