Aprende a hacer firma electrónica para empresas

Firma electrónica para empresas Es el proceso de validación digital de documentos legalmente válidos mediante métodos seguros, lo que reemplaza los documentos impresos, reduce los costos de papel y envío, y agiliza los flujos de trabajo administrativos en contratos y aprobaciones. Puede realizarse con certificados e integrarse con portales como gov.br.

Hoy en día, los constantes avances tecnológicos se perciben como elementos esenciales para las empresas que desean modernizar sus procesos. manejotal como la firma electronica para empresas. 

Después de todo, una vez que el público tenga una mejor percepción de las marcas cuyos servicios se mejoran mediante la implementación de herramientas digitales innovadoras.

En este sentido, firma electronica La gestión de documentos comerciales se destaca como una de las soluciones más beneficiosas cuando se trata de hacer crecer un negocio. 

De hecho, son tantas las organizaciones adheridas a la herramienta, que sería correcto decir que la firma electrónica para empresas ya no es una moda, sino una realidad que se consolida de forma innegablemente sólida y definitiva dentro del panorama empresarial.

Aun así, a pesar de que es un formato en crecimiento en el mercado, muchas personas, incluidos directivos experimentados, todavía tienen dudas sobre el uso de la firma electrónica para las empresas, no entendiendo muy bien su concepto, cómo funciona y sus principales beneficios. 

Para aclarar estos puntos de una vez por todas, hemos elaborado esta guía completa. ¡Sigue leyendo!

Resumen

• ¿Qué es una firma electrónica y cuál es su validez legal para las empresas?
• Beneficios clave: reducción de costos, mayor eficiencia y mejor organización de los documentos.
• Guía paso a paso sobre cómo crear una firma electrónica en documentos corporativos.
• Tipos de firma (electrónica simple, avanzada, digital) y aplicaciones.
• Integración con flujos de trabajo digitales, incluido gov.br y almacenamiento electrónico.

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Datos breves

1. La Ley nº 14.063/2020 define que las firmas electrónicas en Brasil tienen validez legal según el nivel de seguridad adoptado, siendo válidas en los contratos comerciales digitales.
2. Según un estudio del Banco Mundial, digitalizar los procesos de contratación reduce costos operativos y aumenta la eficiencia administrativa en las empresas.
3. Los certificados digitales ICP-Brasil garantizan autenticidad, integridad y no repudio en las firmas electrónicas, confiriendo validez legal a los documentos firmados digitalmente.

¿Qué es una firma electrónica para las empresas?

Las firmas electrónicas son una forma legal y eficiente de validar la aprobación de las partes en documentos digitales, permitiendo reemplazar las firmas físicas con un proceso seguro, verificable y legalmente válido en un entorno electrónico. 

En efecto, podemos decir que la trabajos de firma electronica – de forma segura, verificable y legalmente válido – como una forma moderna y segura de reemplazar la firma manuscrita tradicional, principalmente de documentos e contrariamente.

Por lo tanto, todos los procesos implicados en firma manual de un documento que incluya viajes a registros o enviar los documentos por correo postal o motocourier para la firma de un acuerdo se puede prescindir adquiriendo una firma electrónica, ya que todo se desarrolla en un espacio virtual.

Agregamos que este mismo principio también es válido para otras formas de reconocimiento, que también pueden considerarse diferentes tipos de firma electronica. 

Algunos ejemplos comunes son los reconocimiento biométrico, cuando vas al banco y necesitas introducir el dedo en el cajero automático, o los tokens que se utilizan para reconocer la identificación del usuario de algún servicio de Internet, o incluso realizar un inicio de sesión mediante una contraseña personal.

Por lo tanto, aunque en tiempos analógicos la forma más común de reconocimiento personal era la firma (que, en algunos casos, requiere ser notariada), este rango es mucho más variado en antigüedad de los documentos electrónicos, que incluso facilita la contratación de empleados, proveedores y clientes.

Sobre todo hoy en día, cuando buena parte del trabajo se realiza a través de  oficina en casa, esto es muy beneficioso, ya que posibilita que las personas no necesiten estar en su oficina para firmar los documentos que acreditan la nueva sociedad o contrato. 

Pueden estar en cualquier lugar para firmarlos siempre que tengan acceso a las herramientas necesarias.

Categoría	Definición	Seguridad
Electrónica sencilla	Identificación básica del firmante en un entorno digital.	Bajo
Electrónica avanzada	Autenticación más robusta, posible uso de certificados.	Promedio
Digital (con certificado)	Firma cifrada con certificado ICP-Brasil	Alta

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Beneficios de las firmas electrónicas para las empresas

Hay varios beneficios que ofrece firma digital y electronica por negocios. A continuación, destacamos algunos de los principales.

Reducción de costos

Trabajar con documentos físicos sigue siendo una práctica recurrente en muchas empresas tradicionales, que no se dan cuenta de cómo esto implica una serie de costes que podrían evitarse.

Para empezar, la impresión de documentos físicos implica una gran inversión en papel y tóner para la impresora, y el reflejo de esto en su facturación puede ser demasiado alto.

Además, si los firmantes no pueden ir a tu oficina o viven en otra ciudad o país, tienes que gastar dinero en enviar el papel a la persona para que lo firme y te lo devuelva.

Estos procesos no existen en firmas digitales y electronicas, haciéndolos más ventajosos en el sentido financiero.

organización administrativa

Cuando comienzas a tener muchos documentos impresos en la gestión de tu empresa, necesitas un lugar para almacenarlos. En algunos casos basta con un armario, en otros hay que reservar una habitación entera para guardarlo todo. Encontrar un solo documento entre tantos documentos puede ocupar una parte importante de su tiempo.

En la firma electrónica tienes una mejor organización ya que todos los documentos están ordenados en el plataforma electronica, solo haz una búsqueda para encontrar el que necesitas.

Agilidad

El avance de la tecnología y la comunicación en los últimos años nos ha acostumbrado a todos a procesos cada vez más rápidos. Con las suscripciones, no podría ser diferente.

O proceso de firma de contrato lo cual, cuando se hace tradicionalmente, puede tardar hasta unos pocos días, mientras que, con la firma electrónica, esto se puede hacer instantáneamente, facilitando un aumento exponencial en el número de contrataciones por mes.

Movilidad

Si bien la oficina es el punto central de tus actividades laborales, no estás allí todo el tiempo: hay momentos en los que necesitas estar ausente para atender otros asuntos, que antes representaban un obstáculo para las acciones presenciales, como firma del documento.

Sin embargo, los tiempos han cambiado, con la firma electrónica puedes hacerlo desde cualquier lugar.

Seguridad

Es muy común que los consumidores tengan miedo de comprar un producto o contratar un servicio de una empresa porque no tiene una marca conocida o pasos de contratación bien definidos.

Al fin y al cabo, un acuerdo realizado mediante intercambio de correo electrónico o simplemente verbalmente, sin contrato, da la impresión de poco seguridad, lo que hace que la persona se muestre reacia a ir más allá porque no está segura de estar en contacto con una empresa seria.

Por el contrario, el contrato electrónico hace que el público se sienta más seguro, ya que la firma permite que todas las partes estén legalmente protegidas y seguras de que cada punto planteado en el documento será respetado durante la vigencia del contrato.

Menos burocracia

Firmar un documento físico es muy burocrático, especialmente cuando requiere firma notariada. Este proceso se realiza con el fin de garantizar la autoría de la firma realizada por una persona que recibe refuerzo de fe pública, pues el notario puede afirmar, en efecto, que la firma pertenece a la persona constituida como firmante.

Así, el proceso contractual acaba siendo muy laborioso para las partes, lo que contribuye a que algunas personas dejen de lado el contrato para no tener que pasar por todos estos trámites que pueden retrasar el inicio de la obra acordada.

Sin embargo, como se ha dicho, el camino correcto no es dejar de firmar el documento, sino hacerlo de una forma más práctica, como propone la firma electrónica que simplifica todo esto a golpe de clic.

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➡️ Por qué necesita ingresar hoy a la era de los documentos electrónicos

Guía paso a paso para crear firmas electrónicas para empresas.

A primera vista, la firma electrónica para empresas puede parecer compleja para algunos. 

En realidad, sin embargo, se trata de un procedimiento sumamente sencillo, como podrás comprobar siguiendo el paso a paso que te vamos a presentar a continuación. Como base, utilizaremos los pasos de la plataforma ZapSign.

1. Sube el documento a la plataforma

Primero, convierta el documento digital a formato PDF. Si tiene el documento en Google Drive, simplemente vaya a "Archivo / Descargar / Documento PDF". Si lo tiene en formato .doc en su computadora, puede usar convertidores de PDF como es.

Luego, dentro del tablero de la plataforma, haga clic en "+NUEVO" para enviar un nuevo documento. 

En la siguiente pantalla, cargue el documento guardado en su computadora haciendo clic en "seleccionar documento". 

2. Determinar los firmantes

Después de ingresar el nombre completo de las otras personas que deberán firmar, haga clic en "continuar", a menos que desee utilizar la función de autenticación avanzada.

Al hacer clic en el botón del mismo nombre, aparecerá la pantalla anterior con el nombre, correo electrónico, método de autenticación, número de teléfono y rol del firmante (testigo, firma para aprobar o acusar recibo). También es posible solicitar una selfie y una identificación.

También existe la opción de posicionar en qué área del documento se debe insertar la firma. Si no lo encuentra necesario, simplemente continúe sin posicionamiento.

3. Enviar el enlace de la firma a las partes

En este paso, ZapSign generará un enlace que puedes enviar a tus firmantes. La opción "Quiero que ZapSign envíe enlaces de firma a los firmantes" también le permite enviar el enlace por correo electrónico. 

Cuando los destinatarios reciben el enlace y hacen clic en él, ven la siguiente pantalla.

Después de hacer clic en "firmar", la plataforma solicita a los firmantes que ingresen sus nombres completos, correos electrónicos y números de teléfono. Al hacerlo, aceptan la Política de privacidad, y listo: la firma electrónica se completa con éxito, ¡y en pocos pasos!

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo creo una firma digital en Google Drive?
Puede exportar el documento a PDF en Google Drive y utilizar una herramienta de firma electrónica integrada que acepta cargas y firmas digitales en el formato apropiado.

¿Cómo funciona una suscripción a Google Drive?
Google Drive permite exportar archivos en formato PDF, que luego pueden ser firmados en plataformas especializadas mediante certificados digitales o mecanismos de validación electrónica.

¿Cómo agrego una firma digital a un documento?
Convierta el archivo .doc a PDF y utilice una plataforma de firma electrónica que acepte certificados digitales o métodos de autenticación avanzados.

¿Cómo guardo mi firma en Drive?
Después de firmar electrónicamente un documento convertido a PDF, guarde el archivo en Google Drive para archivarlo y consultarlo en el futuro.

Ahora que comprende lo beneficioso que es el uso de firmas electrónicas para las empresas, ¿qué tal si aprende más sobre la solución de firma electrónica de ZapSign? 

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