A medida que las pautas ambientales y sociales ganan cada vez más relevancia en la sociedad, se puede ver un movimiento por parte de las empresas hacia una alineación de sus prácticas con el concepto de ESG (Environmental, Social and Governance) que también implica la unión entre firma digital y sostenibilidad.
En tiempos de crisis climática, calentamiento global y fuertes impactos ambientales en el mundo, es natural que el tema esté en aumento, y la mayoría de las organizaciones ya entienden que la gestión sostenible debe estar entre sus principales prioridades.
Ante este escenario, nosotros, en ZapSign, tomamos la iniciativa de producir este contenido. A lo largo del mismo, podrá comprobar cuán poderosa es la alianza entre empresas digitales y acciones sustentables para una práctica de gestión basada en sólidos criterios de preservación del medio ambiente, cuidado de las causas sociales y gobernanza. ¡Buena lectura!
¿Qué es la sostenibilidad en las empresas?
Conceptualmente, la sostenibilidad en las empresas se define como gestión estratégica que considere conscientemente una fuerte coherencia en los procesos de la empresa, de modo que se potencie su crecimiento económico sin causar daños al medio ambiente ni a la calidad de vida de las personas que integran la comunidad local.
En efecto, la sostenibilidad pretende establecer métodos capaces de satisfacer las principales necesidades (colectivas e individuales) de forma consciente, preservando y renovando los recursos utilizados, de manera que las generaciones posteriores también puedan tener satisfechas sus propias demandas.
Al valorar el uso de métodos sustentables para escalar a más largo plazo, en lugar de promover un crecimiento masivo e insano basado en obtener el máximo beneficio en un corto plazo, estas prácticas promueven una reformulación significativa de los procesos internos de la empresa, implementando una política de práctica basada en la criterios ambientales y económicos.
De hecho, hace tiempo que la sostenibilidad dejó de ser un simple atractivo o un mero diferencial, para convertirse en una extrema necesidad en todos los sentidos. Dado que la actividad empresarial impulsa una parte significativa de la economía y el desarrollo social del planeta, queda claro que la forma en que se lleva a cabo esta actividad tiene un valor decisivo para la preservación del planeta y sus recursos.
Hoy, las organizaciones más grandes del planeta entienden que la gestión sostenible es sumamente necesaria, de lo contrario, no habrá actividad posible en un futuro no muy lejano.
Las demás capas de la sociedad también están mucho más concienciadas que antes, para exigir un posicionamiento medioambiental afirmativo a las principales marcas del mercado. En otras palabras, el mundo está cambiando y si no te mantienes al día con este cambio, no llegarás muy lejos.
Reafirmando la relevancia de estos factores, el concepto de ESG (Environmental, Social and Governance) se ha aplicado cada vez más en la gestión de empresas de todo el mundo, siendo considerado el trípode de la sostenibilidad corporativa: Environmental, Social and Governance.
E - Ambiental
Ambiental es el criterio ambiental, que recoge las directrices relativas a la reducción del impacto directo que las actividades realizadas por una determinada empresa pueden causar en el medio ambiente, como por ejemplo: gestión de residuos, gases y contaminantes, plan de reciclaje y varios otros. .
S - Social
El segundo pilar considera el impacto de las actividades de la empresa en las personas, desde empleados y clientes hasta las comunidades locales. Aquí, la gestión se realiza de acuerdo con principios de ética, diversidad, derechos humanos, accesibilidad e igualdad de oportunidades.
G - Gobernanza
El tercer criterio existe para dirigir las actividades de la empresa hacia un crecimiento económico que respete los parámetros culturales, sociales y ambientales. Para ello, considera la importancia de una gestión responsable de los recursos y una comunicación transparente y honesta con los empleados, el público y la sociedad en general.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es un tipo de firma electrónica cuyo concepto está ligado a la utilización de cualquier mecanismo electrónico o digital para validar la autoría de un acto.
Se trata, por tanto, de un recurso que acredita la identidad de sus firmantes de forma segura, mediante criptografía, una clave virtual y un certificado digital, emitido por una autoridad de certificación brasileña, de acuerdo con las normas de Infraestructura de clave pública brasileña (ICP-Brasil).
Además, asume el mismo valor legal que una firma tradicional, gracias al establecimiento de varias normas, como el artículo 10, § 2, de la Medida Provisional N° 2.200-2/2001 y Medida Provisional No. 983 de 2020.
Algunos ejemplos de certificado digital son el e-CNPJ y el token OAB utilizado por los abogados. También existen tipos de certificados digitales, como el A1 y el A3.
En este texto tratamos la firma electrónica y la firma digital indistintamente, ya que en la mayoría de las situaciones tienen los mismos efectos.
¿Cómo puede contribuir la firma digital a la sostenibilidad en las empresas?
Sabemos que implementar una plataforma de firma electrónica en tu gestión documental puede traer innumerables ventajas a tu negocio. Sin embargo, lo que muchas veces se ignora es el potencial afirmativo que este tipo de solución también puede representar desde el punto de vista de las políticas ambientalmente sostenibles. Compruébalo a continuación.
Reducir el consumo de papel y combatir la deforestación
Al tratar solo con archivos electrónicos, la firma digital reduce drásticamente (e incluso puede eliminar por completo) el consumo de papel. Además de las ventajas prácticas, como la agilización de los trámites, esta práctica también combate el desperdicio de material.
Si pensamos que cada tonelada de papel significa la tala de 11 árboles, y que, solo en Brasil, hay aproximadamente 19 millones de empresas, podemos tener una buena idea de la diferencia que la migración a lo digital puede hacer para la naturaleza.
Disminución de la contaminación
La práctica de la firma digital también contribuye a la reducción de la contaminación, ya que la reducción de gastos con mensajeros, couriers y otras formas de transporte de documentos entre las partes está íntimamente ligada a la reducción de la emisión de gases contaminantes.
Si pensamos en el largo tiempo que tarda en descomponerse el papel (unos tres meses en un lugar húmedo, y mucho más en un lugar seco), también nos damos cuenta de la importancia de adoptar procesos de gestión documental electrónica para superar los problemas que provoca la acumulación de basura.
Modernización de procesos
Como podemos ver, la gestión de archivos basada en un entorno en línea fortalece un proceso operativo objetivo y moderno, en el que los errores se reducen potencialmente y se corrigen fácilmente. De esta manera, el negocio se vuelve escalable y otras empresas buscarán usarlo como modelo de referencia, para que el enfoque en prácticas sostenibles sea ampliamente replicado.
Mayor productividad
Como se mencionó, la implementación de la firma digital en las empresas genera ganancias significativas en los más diversos aspectos. Cuando el trabajo se vuelve más fluido y menos estresante, aumentan los niveles de satisfacción entre los profesionales, y sabemos que un equipo satisfecho invariablemente se vuelve más comprometido y productivo. La satisfacción, el compromiso y la productividad son de suma importancia para los aspectos sociales y de gobernanza de ESG.
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Buenas prácticas de sostenibilidad en el uso de la firma digital
El proceso de firma digital como forma de promover la sostenibilidad en las empresas está intrínsecamente relacionado con una serie de prácticas básicas. Aquí hay algunos consejos sobre cómo aprovechar al máximo esta función:
Escaneado de documentos
Es necesario reconocer el importante papel que juega la tecnología en la promoción de una cultura empresarial sostenible: dado que los archivos digitalizados tienen la misma validez que los físicos, e incluso eliminan el desperdicio material, no hay razón para insistir en un modelo de gestión desfasado y obsoleto.
El escaneado de documentos es, por tanto, el primer y principal paso que hay que dar para que la rutina contractual para que su empresa comience a operar exclusivamente con firma electrónica, fortaleciendo la agilidad y sustentabilidad necesaria para sus procesos.
almacenamiento en la nube
Almacenar sus documentos en servicios en la nube es esencial si desea establecer una gestión de documentos sostenible y modernizada. Después de todo, para reducir el uso innecesario de papel en su rutina de trabajo, primero debe establecer una alternativa viable.
Cabe mencionar que, mientras su proceso de digitalización no esté completo, los archivos físicos que aún se están utilizando deberán almacenarse en condiciones adecuadas. Por ello, es importante asegurar el mantenimiento de estos espacios, prestando siempre atención a la temperatura y humedad del ambiente.
Seguridad en la gestión de documentos
Finalmente, una vez que sus documentos estén circulando exclusivamente en un entorno virtual, establezca las reglas de acceso necesarias para garantizar la seguridad e integridad de los datos relevantes de su empresa. Después de todo, una excelente política de sustentabilidad corporativa también debe valorar el desarrollo seguro y la longevidad del negocio.
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