A medida que las organizaciones buscan eficiencia, seguridad y sostenibilidad, la firma digital Se está convirtiendo cada vez más en un paso fundamental en la modernización de los procesos, sustituyendo la firma convencional por métodos electrónicos seguros. En este contexto surgen dos interrogantes: al realizar una firma digital ¿cuánto cuesta? ¿Y cómo implementarlo de manera efectiva?
En este artículo detallaremos los diferentes aspectos que involucran la firma digital, desde sus bases tecnológicas hasta consideraciones financieras, así como los beneficios que esta práctica puede aportar a los trámites burocráticos.
Finalmente, te presentaremos una guía detallada paso a paso para que puedas realizar el trámite de firma digital a través de la plataforma ZapSign. ¿Vamos allá?
¿Qué es una firma digital y cuál es su relevancia?
La firma digital es una tecnología que utiliza métodos criptográficos para autenticar la identidad de un usuario y garantizar la integridad de un documento electrónico – una alternativa eficiente, fiable y legalmente reconocida a los métodos convencionales de firma en papel.
En el mundo empresarial actual, marcado por la importancia de la agilidad y la seguridad, las firmas digitales son un catalizador transformador. Además de modernizar, esta tecnología redefine los procesos de negocio, impulsando la eficiencia operativa y garantizando la integridad de los documentos.
Dentro de este ecosistema dinámico, hay varias soluciones de firma digital disponibles en el mercado, cada una de las cuales ofrece características distintas. ZapSign es una plataforma innovadora que no sólo ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar, sino que también destaca por su robusta seguridad, cumpliendo con las rigurosas demandas del entorno empresarial moderno.
¿Cuánto cuesta realizar una firma digital a través de ZapSign?
ZapSign ofrece una amplia variedad de planes, adaptados a las diferentes necesidades empresariales. Esta flexibilidad resalta la excelencia tecnológica de ZapSign, haciendo que las firmas digitales sean accesibles y adaptables a empresas de todos los tamaños, como se muestra a continuación.
Plan Profesional (R$ 29,90 por mes)
- Atendiendo a las necesidades de profesionales y pequeñas empresas, el Plan Profesional ofrece la solución a un precio asequible de R$ 29,90 por mes;
- Incluye la firma de hasta 240 documentos por año, permitiendo una gestión eficiente de contratos y transacciones;
- Diseñado para hasta 6 usuarios, proporciona una solución eficaz para equipos más pequeños.
Plan Equipo (R$ 79,90 por mes)
- Para equipos en crecimiento, el Plan Equipe ofrece una solución intermedia, con un costo mensual de R$ 79,90;
- Incluye la firma de hasta 900 documentos por año, atendiendo las demandas más robustas;
- Diseñado para 8 usuarios, proporciona colaboración eficiente y control sobre los flujos de trabajo.
Plan completo (R$ 99,00 por mes)
- Ofreciendo una solución completa sin límites, el Plan Completo está disponible por R$ 99,00 al mes;
- Permite la firma ilimitada de documentos, satisfaciendo las necesidades de empresas con importantes volúmenes de transacciones;
- Diseñado para hasta 11 usuarios, es una opción integral para medianas y grandes empresas.
Plan a medida
- Para empresas con requisitos específicos, ZapSign ofrece el Plan Tailor-Made, que permite la personalización de funciones de acuerdo con las necesidades únicas del cliente;
- Los detalles y costos de este plan se ajustan de acuerdo a la complejidad y demandas específicas de la empresa.
Versión de prueba gratuita
Antes de tomar una decisión, ZapSign ofrece una versión de prueba gratuita que permite a los usuarios probar funciones esenciales antes de comprometerse.
Esta versión gratuita es una gran oportunidad para explorar la interfaz, probar la usabilidad y evaluar cómo ZapSign se alinea con sus necesidades comerciales individuales.
Cómo hacer una firma digital usando ZapSign: paso a paso definitivo
Para realizar el procedimiento de firma digital a través de la plataforma ZapSign no hay ningún misterio, basta con seguir el tutorial a continuación:
Paso 1 – Iniciar sesión en el sistema
Acceso nuestra página web, e ingrese su nombre de usuario y contraseña, para luego ser redirigido a la página principal.
Paso 2: generar un nuevo documento
En el panel de ZapSign, haga clic en el botón "NUEVO" para ir a la siguiente pantalla y generar un nuevo documento.
Paso 3: sube el archivo .PDF
Al hacer clic en "seleccionar documento", podrá cargar el documento, que debe estar en formato (PDF) - para ser firmado.
Paso 4 – Firma con certificado digital
Después de iniciar sesión en ZapSign y cargar el archivo, debe seleccionar la opción "Autenticación avanzada".
Ingrese los nombres de los firmantes en el campo debajo de "Quién firmará". Si los firmantes ya están en su lista de contactos, haga clic en la opción “Contactos”, debajo del área para ingresar los nombres de los firmantes, para seleccionarlos e insertarlos.
Toque la opción "Método de autenticación" y haga clic en la última opción, "Certificado digital".
Paso 5: agregue su propia firma al documento
Si también se requiere su propia firma para la validación del documento, haga clic en la opción "Firmaré", ingrese su nombre allí y toque el botón "Continuar" para pasar a la siguiente pantalla.
Paso 6 – Ordenar entre suscripciones y visas
En esta pantalla debe posicionar en qué lugares del documento se deben insertar las firmas y visas.
Haga clic en el espacio elegido, justo después del nombre del firmante y elija entre firma o visa. Luego haga clic en "Guardar y continuar" para continuar.
Paso 7: generar y enviar los enlaces de suscripción
Si el contacto con tu firmante se realiza a través de WhatsApp, deberás pulsar en el botón con el logo de la aplicación y enviar el enlace directamente a la persona.
Si el método elegido es diferente, ve al icono azul al lado del enlace para copiarlo y pegarlo donde prefieras.
También puedes enviar tu documento por correo electrónico. En este caso, toque la opción "Habilitar envío automático de correo electrónico" e ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que se suscribirán.
Paso 8 – Ordenar los firmantes
Si es necesario establecer un orden específico para las firmas, esto se puede hacer fácilmente a través del botón “Pedir firmas”. De esta forma, el orden se definirá arrastrando los nombres de los firmantes en la pantalla a las posiciones adecuadas.
Una vez hecho esto, cada firmante solo recibirá su correo electrónico de notificación, aconsejándole que firme el documento, cuando el firmante anterior ya lo haya firmado.
Paso 9 – Terminar el procedimiento
Por último, también puedes crear un mensaje personalizado para enviarlo junto con el email de notificación, además de activar notificaciones con recordatorios para aquellos que aún no se han suscrito.
Cuando haya completado todos los pasos, haga clic en "Enviar y finalizar" y ¡listo! El documento fue debidamente generado y enviado a los respectivos firmantes.
Desde allí, podrá seguir el progreso de las firmas, a medida que sus firmantes abren el enlace y firman el archivo.
Paso 10: sus firmantes firman el documento
Ahora que has hecho todo lo necesario, el último paso a dar para firmar el contrato ya no depende de ti, sino de tus firmantes.
Una vez que han recibido el enlace para firmar el documento -ya sea por WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro medio-, solo necesitan hacer clic en el enlace para abrir el documento, leerlo con mucha atención y luego, estar de acuerdo con los términos. establecido en el mismo, haga clic en la opción "Suscribirse".
En la siguiente pantalla, se solicitarán algunos datos básicos del firmante con el fin de verificar su identidad: nombre completo, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
Luego, el firmante debe hacer clic en "Continuar" y firmar normalmente, como si fuera en papel, pero utilizando el dedo, el mouse, la pluma capacitiva o de la forma que mejor se adapte al dispositivo utilizado.
Luego, simplemente haga clic en “Finalizar” para que el documento sea firmado. La firma aparecerá al final del documento, en el informe de firma, y también en los demás lugares donde la hayas colocado.
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➡️ Qué es un contrato digital y cómo adoptar uno para tu empresa
Las principales ventajas de la firma digital.
El auge de las firmas digitales representa una revolución significativa en la forma en que manejamos documentos y transacciones. Esta innovación tecnológica ofrece importantes ventajas, tales como:
Firma de documentos más rápida
La firma digital elimina barreras físicas y acelera considerablemente el proceso de firma de documentos. Los contratos que normalmente tardarían días en completarse ahora se pueden completar en minutos.
Reducción de costos
Al migrar a la firma digital, las empresas experimentan una importante reducción de costes asociados a la impresión, el papel y el envío de documentos.
Disminución del movimiento de personas.
Se elimina la necesidad de viajar físicamente para firmar documentos, lo que reduce los costos de viaje y ahorra tiempo. La firma digital permite a las partes involucradas firmar documentos desde cualquier parte del mundo.
Reducción del consumo de papel y contribución al medio ambiente
La firma digital contribuye directamente a reducir el consumo de papel, alinear a las empresas con prácticas más sostenibles y reducir el impacto ambiental.
Cierre de trato más rápido
La agilidad que proporciona la firma digital acelera el ciclo empresarial, permitiendo empresas aprovechar oportunidades estratégicas de manera eficiente.
Movilidad
La capacidad de firmar documentos digitalmente desde cualquier dispositivo conectado a Internet ofrece una movilidad sin precedentes.
Facilidad de uso
Las plataformas de firma digital están diseñadas pensando en la facilidad de uso. Las interfaces intuitivas y los procesos optimizados garantizan que los usuarios puedan disfrutar de sus beneficios sin problemas.
Ahora que ya sabes todo sobre la firma digital y cuánto cuesta implementar esta solución en tu negocio, ¿qué tal si pruebas la plataforma ZapSign? Haga clic aquí para hablar con uno de nuestros consultores!
