Para todas y cada una de las empresas, cerrar la mayor cantidad de negocios posible es una meta que también es un gran desafío. La firma de contratos es una acción decisiva para que estos negocios se cierren con claridad, seguridad y rapidez. Por eso, es importante decidir entre firma digital o manual.
La Industria 4.0, que actualmente se encuentra en un proceso de vertiginosa expansión, implica que las principales empresas que operan en el mercado realicen diferentes esfuerzos para acompañar los avances tecnológicos y modernizar sus procesos internos de gestión.
Este fenómeno no es tan sorprendente, ya que tanto la calidad de los servicios prestados como la percepción de una marca por parte del público se benefician enormemente con la adquisición de herramientas diferenciadas y estratégicas para la gestión y ejecución de actividades relevantes para un determinado negocio.
En el contexto actual, en el que el entorno digital cobra cada vez más relevancia, destaca la adopción de una serie de nuevos recursos para la conducción de los procesos de gestión documental de las organizaciones en los más diversos ámbitos.
Con frecuencia, Internet se ha utilizado como el principal medio para acceder y compartir información relevante para las organizaciones, como, por ejemplo, registros bancarios, informes financieros, contratos que contienen datos confidenciales de clientes, entre muchos otros.
Y, a este ritmo, en el que los documentos digitales están cada vez más presentes, al fin y al cabo, se hace evidente la necesidad de las empresas de estar a tono con estas nuevas dinámicas del mercado.
En este sentido, firma digital se convierte en una herramienta indispensable para que el proceso de gestión documental se produzca en sintonía con esta nueva realidad que se despliega.
Sin embargo, incluso entre las empresas consolidadas y las que ya están en proceso de digitalización, la firma manual no ha sido completamente reemplazada.
Por ello, hemos preparado este artículo sobre el tema. A lo largo de la lectura, podrá comprender las principales diferencias entre la firma manual y la digital, para poder decidir cuál usar. ¿Vamos allá?
¿Qué es una firma (manual o digital)?
Para definir el concepto de firma, es necesario mirar atrás y comprender que la relación entre la sociedad y los documentos ha sido una constante desde la antigüedad.
Independientemente de que el formato sea físico o digital, la sociedad trata con documentos todo el tiempo. Su presencia desde el momento en que nacemos, cuando se expide el acta de nacimiento, y hasta el momento en que morimos, cuando se expide el acta de defunción.
Al final, lo cierto es que todos los hechos y acontecimientos más relevantes de nuestra vida necesitan ser debidamente registrados para que sean prácticamente indiscutibles.
Dicho esto, podemos decir que, así como los documentos son mecanismos para registrar formalmente la ocurrencia de un determinado evento, la las firmas son el principal dispositivo de validación de un documento, ya que la firma de las partes implicadas da fe de su asentimiento a los términos establecidos en el mismo..
En el escenario corporativo, los documentos son elementos especialmente recurrentes, ya que el día a día de cualquier empresa presenta una serie de actividades, lo que requiere total atención a datos de suma importancia, tales como:
- procesos actuales;
- comentarios de los clientes;
- las tendencias del mercado;
- comportamiento de la competencia;
- datos importantes, como CPF y CNPJ.
Por lo tanto, para que se mantenga el orden y la funcionalidad de estas actividades, es necesario que todo esté debidamente documentado.
Durante mucho tiempo, la regla fue tratar con documentos físicos, es decir, archivos en papel que dan fe de la legitimidad de su propio contenido.
Con los recientes y crecientes desarrollos tecnológicos, los documentos digitales están siendo cada vez más adoptados en los más diversos procesos alrededor del planeta, impactando fuertemente el escenario administrativo mundial.
Por tanto, se puede concluir que, en el mundo empresarial, la revolución tecnológica llega para influir positivamente en las posturas y mentalidades de las empresas, en el sentido de actualizar y modernizar sus prácticas en pro de un mejor desempeño.
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¿Cuáles son las principales diferencias entre la firma digital y la manual?
La era digital ha introducido una amplia gama de herramientas y tecnologías en el entorno corporativo, revolucionando la forma en que operan las empresas.
Ejemplos notables incluyen software de gestión avanzada, inteligencia artificial y soluciones de almacenamiento en la nube. Estos recursos electrónicos, ahora ampliamente disponibles, tienen un impacto significativo en el proceso de gestión documental de las empresas.
Con la implementación de leyes como Medida Provisional para Firma Digital y Ley 12.682/2012 en Brasil, que regulan la digitalización y el almacenamiento de documentos públicos y privados, un gran número de documentos importantes, como facturas electrónicas, procedimientos judiciales y declaraciones del Impuesto sobre la Renta, ahora circulan predominantemente en medios digitales.
A pesar de este avance en la documentación digital, muchas empresas aún mantienen la práctica de gestionar documentos en formato físico y utilizar firmas manuales. Esto ocurre a pesar de la creciente familiaridad con los documentos y firmas digitales, que aún son nuevos para algunas organizaciones.
Para aclarar dudas y ayudarte a elegir entre firma digital y manual, a continuación destacamos las principales diferencias entre ellas.
Acessibilidade
Una de las principales diferencias entre suscripción y manual para anotar se refiere al acceso a la documentación.
Mientras que la documentación tradicional requiere que todas las partes estén en el mismo lugar, los documentos firmados digitalmente aprovechan que los signatarios pueden firmar desde cualquier lugar donde se encuentren.
Así, la firma ocurre desde un dispositivo conectado a internet, como una computadora o un teléfono celular, lo que representa una enorme practicidad, y puede realizarse incluso a través de recursos simples y populares, como el .
Armazenamento
En línea con el punto anterior, cabe destacar el tema del almacenamiento de archivos. Los que se firman manualmente requieren espacio físico para almacenarlos.
documentos y contratos digitales, por otro lado, se guardan en discos duros, pendrives y la nube, lo que además de favorecer la referida accesibilidad, también ayuda a preservar la vida útil del documento, ya que los documentos físicos están sujetos a desgaste por la acción. del tiempo
Este punto es sumamente ventajoso, sobre todo si consideramos que la reducción de gastos con materiales de impresión, mobiliario y eventuales gastos de transporte no solo favorece las cuentas de la empresa, sino que representa una solución eficiente desde el punto de vista de la sustentabilidad.
Este es un factor fundamental, y cada vez más considerado por la mayoría de las empresas punteras del mercado, dado que el tema ambiental tiene un impacto cada vez más relevante en los más diversos sectores de la sociedad.
Por esta razón, hoy en día, las principales empresas del mercado están tratando cuidadosamente de mantenerse en sintonía con los conceptos de inversión. ESG (Ambiental, Social y Gobernanza), que consideran la relevancia de los más diversos aspectos ambientales, sociales y de gobierno corporativo en la gestión de sus procesos.
Optimización de procedimientos
Las diferencias entre la firma digital y la manual no acaban ahí: tenerlas en cuenta también es sumamente relevante desde el punto de vista de la optimización de procesos.
Es un hecho comprobado que la firma digital de documentos promueve mayores niveles de productividad a cualquier organización.
Al fin y al cabo, la ya mencionada facilidad de acceso, reducción de gastos financieros y de tiempo, permite que los profesionales dediquen su tiempo a otras actividades más relevantes dentro de la empresa, como atención al cliente, marketing y otras, sin contar que, cuanto más corto sea el trabajo, mayor es el grado de satisfacción y motivación por parte de los miembros del equipo.
Por esta razón, podemos afirmar categóricamente que la automatización de la documentación hace que todos los procesos sean más rápidos y flexibles, mientras que las firmas digitales requieren un proceso largo, lento y desordenado.
Tras analizar todos estos detalles, podemos concluir fácilmente que la firma digital conlleva una serie de ventajas frente a la firma manual, y que es cuestión de poco tiempo que todas las empresas se adapten a esta nueva tendencia, y que su práctica sea al 100%. % % diferencial en el mercado.
Cabe mencionar que, independientemente del modelo de suscripción que adopte su empresa, lo importante es asegurarse de mantener siempre sus archivos almacenados en un lugar seguro, ya sea que hablemos del ámbito físico o del ámbito digital.
En el caso de los documentos firmados digitalmente, esto no suele ser un problema, ya que existen varias empresas especializadas en dar este servicio de solución de gestión documental.
Una vez que los documentos físicos se archivan correctamente, se puede acceder fácilmente a ellos cuando realmente se necesitan, mientras que las copias digitales se ponen a disposición de los miembros del equipo para que las utilicen durante sus rutinas de trabajo.
Ahora que conoces en profundidad la diferencia entre firma digital y manual, no tendrás grandes dificultades para implementar la solución más adecuada para tu negocio.
Como enfatizamos la importancia de la seguridad de su documentación, aprovechamos la oportunidad y lo invitamos a mejorar su conocimiento sobre el tema consultando nuestro artículo sobre la validación de una firma digital!
