Vivimos tiempos en los que la presencia de las tecnologías digitales ejerce una gran influencia en los más variados ámbitos de nuestra vida, afectando a nuestra sociedad, nuestra vida cotidiana y nuestras relaciones de las más diversas formas. Insertar la firma digital en Google Drive es un ejemplo.
Desde el punto de vista corporativo, se advierte que las empresas, con el fin de modernizar sus procesos de gestión, se ven cada vez más impulsadas a seguir los constantes avances tecnológicos que se presentan.
Al fin y al cabo, al adquirir herramientas que mejoran la ejecución de sus servicios, el público tiene una mejor percepción de los mismos, lo que favorece el crecimiento empresarial.
Por ello, varias soluciones modernas han ganado espacio en los procesos administrativos: software de gestión, almacenamiento en la nube, inteligencia artificial y, como veremos en este artículo, la firma digital de documentos y contratos.
Sin embargo, a pesar de que el formato está creciendo en el mercado, todavía no es raro tener dudas sobre las innumerables formas de usar la herramienta. Uno de ellos consiste precisamente en integrar una plataforma de firma digital con Google Drive.
A pesar de que la funcionalidad de Google está presente en prácticamente todas las oficinas, gracias a sus herramientas imprescindibles para un trabajo modernizado, muchos desconocen este recurso.
Pero no te preocupes: a lo largo de este artículo te detallaremos todo lo que necesitas saber sobre cómo iniciar sesión digitalmente en Google Drive.
Cómo realizar una firma digital a través de Google Drive: paso a paso
Integrar una plataforma de firma digital con Google Drive es una característica sumamente útil para cualquier empresa, y aunque a primera vista pueda parecer complicado, en realidad es bastante sencillo.
Y será aún más sencillo si sigues este rápido tutorial que hemos preparado especialmente para ti, detallando todo el procedimiento de integración.
Para ello, utilizaremos la solución de firma digital de ZapSign, que tiene excelentes capacidades de integración no solo con Google Drive, sino con otras plataformas. ¿Vamos allá?
- Paso 1: Iniciar sesión
Primero, para realizar el trámite de integración entre las plataformas, debes conectarte a tu cuenta de ZapSign y luego hacer clic en la opción “Configuración”, ubicada en la esquina inferior de tu pantalla.
- Paso 2: Integración
Ahora que ya ha iniciado sesión en su perfil de ZapSign, vaya a la opción "Integraciones" y se abrirá una nueva pestaña.
Tenga en cuenta que, a continuación, puede ver todas las aplicaciones que se pueden integrar en la plataforma ZapSign. Esto es interesante porque, aunque el foco aquí es Google Drive, puedes hacer el mismo procedimiento con otras aplicaciones más adelante.
- selección de aplicaciones
Entre las diversas aplicaciones que se muestran en la pantalla, vaya a Google Drive y selecciónelo para integrarlo con ZapSign, haciendo clic en el botón "Activar".
Poco después, será redirigido a la página de otra plataforma, Integromat. Integromat es una aplicación especial capaz de integrar ZapSign con más de mil aplicaciones diferentes.
Una vez en Integromat, debe hacer clic en la opción "Crear nuevo escenario a partir de plantilla", exactamente como se muestra en la impresión a continuación:
- Autentica tu cuenta de Google
En este paso, Integromat le pedirá que autentique su cuenta de Google en la plataforma para poder configurar la integración.
Aquí se desplegarán algunas opciones, como elegir el nombre y la ubicación de la carpeta en la que quieres que se creen tus documentos, y otras.
La propia plataforma ZapSign ya te deja configuradas previamente estas opciones, pero también puedes configurarlas de otra forma, si lo prefieres.
- Conectar el webhook de ZapSign
A continuación, deberá conectar el webhook de ZapSign. El webhook es una función que conecta ZapSign con Google, lo que hace que los eventos (es decir, los documentos firmados) que se producen dentro de la plataforma se comuniquen a Google Drive.
Es decir, es la herramienta que garantiza la propia integración. Haga clic en la opción "Agregar" para agregar una conexión entre el webhook de ZapSign y su nube.
- Ingrese su token de API
Con fines de identificación y seguridad, Integromat le pedirá que ingrese su API Token.
Un token de API es un dispositivo de seguridad digital que permite al usuario autenticarse con servicios en la nube de forma rápida y extremadamente segura, sin pasar por la verificación en dos pasos y SSO.
Esta herramienta también es capaz de recuperar datos de instancias a través de API REST.
Para conocer su API Token, simplemente regrese a su cuenta de ZapSign para acceder nuevamente a la opción "Configuración". Luego, ve una vez más a la pestaña “Integración” y esta vez, selecciona la opción “Habilitar API”, como se indica a continuación.
Luego se mostrará su API Token: simplemente cópielo, regrese a Integromat y péguelo en el espacio indicado, luego haga clic en la opción "Guardar".
- Activando la integración
En esta etapa, finalmente es hora de activar la integración que acaba de realizar. En la parte inferior de la pantalla de Integromat, haga clic en la opción "Ejecutar una vez" o "Guardar" (el icono más pequeño con forma de disquete).
Luego, vaya a la pestaña "Escenarios" para ver su nueva integración.
La integración se mostrará entonces en esta pantalla. Simplemente haga clic en el ícono del rayo al lado para activarlo.
- Insertar un documento en la integración
Con casi todo hecho, ahora insertemos un documento en la integración y veamos cómo funciona. Para realizar esta acción, primero debe crear un documento en formato .pdf y firmarlo a través de la plataforma ZapSign.
Después de crear y firmar digitalmente su documento a través de ZapSign, acceda a su cuenta de Google Drive para verificar que el mismo archivo se guardó allí. Verá que Integromat habrá creado una carpeta en su disco. El archivo con su documento firmado estará dentro.
¡Listo! ¿Ves lo fácil que es? Sin embargo, es importante recordar que, para que su documento se suba correctamente a Google Drive, es necesario que todos los firmantes hayan firmado.
Esta es una característica inteligente que ocurre precisamente para que no tengas tu carpeta llena de archivos similares pero incompletos, lo que puede terminar causando confusión y entorpeciendo tu trabajo.
La buena noticia es que esta integración es gratuita: ZapSign no cobra ningún coste extra por realizarla. Integromat, por su parte, es un servicio con costo propio – sin embargo, el plan gratuito ya permite subir hasta mil documentos a la plataforma.
De todas formas, si quieres suscribirte al servicio, puedes subir hasta 10 documentos por tan solo US$9,00 al mes.
Esta integración es muy útil para que tengas otra forma de acceder a tu documento firmado digitalmente como respaldo, y también se puede usar con otros servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox, OneDrive y otros.
Pero, ¿cuál es la importancia de la firma digital?
La importancia de utilizar la firma electrónica como forma de firma de contratos está en toda la dinamización de los procesos de trabajo que proporciona el entorno virtual. Al realizar tu firma a distancia, ahorras tiempo perdido con desplazamientos innecesarios, reconocimientos notariales y protocolos, eliminando trámites burocráticos.
Más que ahorrar tiempo, la firma digital representa un importante ahorro de costes, ya que trasladar, enviar e imprimir los documentos requiere costes. financiero.
La virtualización de la documentación de su empresa también es beneficiosa desde el punto de vista de la organización de su flujo de trabajo y plazos, ya que la velocidad con la que se puede acceder a los documentos es considerablemente mayor. Por no hablar de que, cuando hablamos de documentos electrónicos, el riesgo de pérdida y extravío se minimiza.
Todos estos factores generan una importante reducción de la burocracia en sus procesos internos, lo que se refleja en la mejora de la relación entre su marca y sus clientes.
Después de todo, cuando todas las partes involucradas en un contrato pueden operar en un entorno informatizado y seguro, sus rutinas se optimizan y los tratos se cierran más rápidamente.
Finalmente, cabe señalar que, poco a poco, la mayoría de las empresas del mercado, grandes o pequeño, están migrando a esta nueva realidad e incorporando soluciones de firma digital a sus Gestão de Documentos – por lo que aquellos que no sigan esta tendencia seguramente se quedarán atrás.
Por tanto, ¿qué tal empezar ya la digitalización de tu empresa, utilizando una solución robusta para realizar tus firmas digitales?
ZapSign tiene un plataforma totalmente dedicada a la firma electrónica para que puedas firmar tus documentos en unos pocos pasos desde varios canales de comunicación, incluso WhatsApp.
Además de permitir la inclusión de otros datos como número de teléfono, CPF o CNPJ signatarios, también es posible integrarlo con una multitud de otras aplicaciones, como pudo ver al leer este artículo.
Para conocer nuestros servicios, sólo haga clic aquí!
