Firma digital en Google Drive Esto puede significar dos cosas diferentes: usar la función nativa de Firma electrónica de Google Workspace Puedes guardar los documentos firmados en formato PDF y Google Docs, o integrar una plataforma especializada, como ZapSign, con Drive para automatizar el almacenamiento y la gestión de los documentos firmados.
Esta distinción es importante porque Google llama a su característica firma electronicaNo debe confundirse automáticamente con una firma digital cualificada basada en un certificado ICP-Brasil. Para las empresas que necesitan autenticaciones adicionales, certificados o automatizaciones más completas, una solución externa puede complementar Drive.
Por lo tanto, las herramientas de software de gestiónEl almacenamiento en la nube y las firmas electrónicas pueden trabajar conjuntamente para reducir las tareas manuales y mantener los contratos organizados.
En este artículo, primero mostramos cómo funciona la firma electrónica nativa de Google Drive y luego actualizamos el tutorial sobre la integración de ZapSign, Google Drive y Make (anteriormente Integromat).
Resumen
- Google Workspace incluye una función de firma electrónica nativa para archivos PDF y Google Docs en los planes que cumplen los requisitos.
- En Google Drive, se puede abrir un archivo PDF y prepararlo para su firma directamente desde el menú de firma electrónica.
- La función nativa de Google no debe considerarse automáticamente como una firma ICP-Brasil cualificada.
- ZapSign se puede conectar a Google Drive mediante automatización para almacenar documentos creados o firmados.
- La antigua plataforma Integromat ahora se llama Make, y para integrar ZapSign a través de ella se requiere acceso al plan API.
- Las capturas de pantalla del antiguo tutorial se han conservado como referencia, pero la interfaz de la plataforma ha cambiado desde 2023.
Datos breves
- Recurso de Google: a Centro de ayuda de Google Se informa que las firmas electrónicas están disponibles para archivos PDF y Google Docs en las cuentas de Espacio de trabajo individual y en determinados planes Business, Enterprise y Education.
- Tres niveles legales: a Ley nº 14.063 / 2020 Clasifica las firmas electrónicas brasileñas en categorías simples, avanzadas y cualificadas.
- Integración actual: a ZapSign informa oficialmente Make, anteriormente conocida como Integromat, conecta su plataforma con miles de aplicaciones, y se requiere un plan de API para utilizar esta integración.
Cómo utilizar la herramienta de firma electrónica en Google Drive
Hoy en día, algunos usuarios no necesitan integrar otra plataforma solo para cobrar una suscripción sencilla: Google Workspace cuenta con una función nativa para ello. firma electronica.
Esta función no está disponible en todas las cuentas gratuitas de Google Drive. Según la documentación actual, está disponible en el Espacio de trabajo individual y, cuando la habilita el administrador, en los planes Business Standard y Plus, Enterprise Starter, Standard y Plus, Enterprise Essentials y Essentials Plus, y Education Plus.
Para documentos compatibles, el proceso puede iniciarse directamente desde Drive o Google Docs.
Cómo solicitar una firma en un PDF usando Google Drive
- Visitar drive.google.com el ordenador.
- Sube el PDF o localiza un archivo que ya esté guardado.
- Abra el PDF en modo de vista previa.
- Abra el menú y seleccione Firma electronica.
- Agregue los campos de firmantes y cargos, como firma, iniciales, nombre u otros datos solicitados.
- Clique em Solicitar una firma y proporcione las direcciones de correo electrónico.
Google genera una copia en PDF de la solicitud, envía el enlace a los participantes y bloquea dicha copia mientras la solicitud esté activa. Al finalizar, el documento completado puede recibir un registro de auditoría con eventos y marcas de tiempo.
Cómo solicitar una firma en un documento de Google Docs
Abre el archivo en Google Docs y accede a él. Herramientas > Firma electrónicaLa barra lateral le permite introducir campos y preparar el pedido. La documentación completa sigue estando disponible. en la Ayuda de Google.
La pagina oficial de Google Workspace sobre firmas electrónicas Este flujo de trabajo también se aplica a los archivos PDF y a los documentos creados en Docs.
¿Una firma electrónica de Google Drive se considera una firma digital según el código ICP-Brasil?
No necesariamente. La «firma electrónica» es un concepto amplio. En Brasil, la Ley N° 14.063/2020 establece modalidades simple, avanzada y cualificada. Una firma cualificada es aquella que utiliza un certificado digital del ICP-Brasil.
Por lo tanto, el uso del botón de firma electrónica de Google no implica, por sí solo, que el documento haya recibido una firma brasileña cualificada. Para un acto que requiera un certificado ICP-Brasil u otra autenticación específica, confirme que el método utilizado cumple con la formalidad necesaria.
| Opción | Mejor para | ¿Cómo funciona | Punto de atención |
|---|---|---|---|
| Firma electrónica nativa de Google | Solicitudes de suscripción dentro de Workspace | PDF o Docs → campos → solicitud por correo electrónico → registro de auditoría | Disponible únicamente en cuentas y planes que cumplan los requisitos. |
| ZapSign + Google Drive | Flujos de trabajo con autenticación, gestión y automatización. | El documento pasa por ZapSign y se puede guardar automáticamente en Drive. | Las integraciones de Make/API tienen sus propios requisitos comerciales. |
| Certificado ICP-Brasil | Cuando se requiere una firma cualificada | Firma criptográfica vinculada a un certificado digital | No es sinónimo de la función de suscripción nativa de Google. |
Cuando fundamos ZapSign, teníamos dos principios muy claros: la firma electrónica debía ser legalmente válida y fácil de usar. Esta distinción sigue siendo importante: una integración solo es útil si aporta seguridad, automatización u organización sin convertir el proceso en una burocracia tecnológica.
Cómo integrar ZapSign con Google Drive usando Make
Otra posibilidad es utilizar el ZapSign para recopilar firmas y automatizar el envío de archivos a Google Drive.
La principal actualización reside en la terminología: Integrat cambió su nombre a Make.La documentación actual de ZapSign sigue ofreciendo integración con Google Drive a través de esa plataforma, incluyendo plantillas para documentos creados y ya firmados.
También se ha producido un cambio comercial significativo. Hoy en día, la propia ZapSign afirma que es necesario tener... Plan de API Para integrar tu cuenta con otras herramientas a través de Make, Make ofrece una modalidad gratuita, pero esto no significa que toda la integración de ZapSign + Drive sea gratuita.
Las imágenes que aparecen a continuación pertenecen a la guía paso a paso de 2023 y se han conservado como referencia histórica. Algunos menús, botones y pantallas son diferentes ahora; por lo tanto, las instrucciones de texto se basan en la documentación más reciente.
- Paso 1: Acceda a la integración
En ZapSign, accede a la configuración y al área de integraciones. Para usar la conexión Make, tu cuenta debe tener acceso a la API.
- Paso 2: Crea la escena en Make
Adéntrate en Make y crea un nuevo escenario. ZapSign ofrece integraciones predefinidas para diferentes aplicaciones, mientras que Make te permite combinar activadores y acciones de miles de servicios.
- Paso 3: Seleccione ZapSign y Google Drive.
Elige los módulos de ZapSign y Google Drive según el flujo de trabajo que desees. Un ejemplo es el uso del evento. documento firmado como desencadenante para crear el archivo correspondiente en una carpeta específica de Drive.
En el momento de la captura de pantalla que se muestra a continuación, la plataforma aún utilizaba el nombre Integromat y el comando "Crear nuevo escenario a partir de una plantilla". Actualmente, el mismo concepto se aplica a Make mediante escenarios, módulos y planos.
- Paso 4: Autentica tu cuenta de Google.
Conecta la cuenta de Google que tiene acceso a la unidad Drive donde se almacenarán los documentos con Make. Revisa los permisos solicitados antes de autorizar la conexión.
Seleccione la carpeta de destino y la convención de nomenclatura de archivos. La documentación actual de ZapSign indica que las plantillas se pueden configurar para documentos creados o firmados.
- Paso 5: Configure el webhook o activador de ZapSign.
Un webhook permite que un evento de ZapSign se comunique automáticamente al escenario. Por ejemplo, al completar una firma, se puede activar el flujo que guarda el archivo en Google Drive.
Esto elimina la necesidad de comprobar manualmente la plataforma a intervalos regulares: el evento se envía al flujo de datos cuando se produce.
- Paso 6: Conecte su cuenta de ZapSign utilizando el token de la API.
En ZapSign, el token se puede encontrar en el área de Configuración > Integraciones > API de ZapSignFunciona como una credencial para autorizar las llamadas desde la integración.
Trate este token como un secreto: no lo publique, no lo comparta en documentos ni lo envíe innecesariamente en mensajes. No elude mecanismos de seguridad como la autenticación de dos factores (2FA) o el inicio de sesión único (SSO); su función es autenticar las llamadas a la API según los permisos de integración.
Tras copiar el token de tu cuenta, simplemente introdúcelo en el campo de conexión correspondiente en Make.
- Paso 7: Pruebe y active el escenario.
Utilice la función de prueba de Make para verificar que los módulos puedan comunicarse y que el archivo llegue correctamente a la carpeta elegida.
Tras la prueba, active el escenario para que continúe ejecutándose según el activador configurado.
- Paso 8: Prueba con un documento real.
Cree un documento en el flujo de trabajo de ZapSign y complete las firmas necesarias. Si está utilizando un modelo de documento firmadoEl evento solo se activará cuando se cumpla la condición definida en el escenario.
A continuación, compruebe Google Drive. Si el escenario está configurado correctamente, Make debería crear o enviar el archivo a la carpeta elegida.
Lo importante es elegir correctamente el desencadenador. Si no quieres documentos incompletos en Drive, usa un flujo que se active después de la firma; si también quieres almacenar las versiones creadas, existe un modelo específico para ese comportamiento.
La versión anterior indicaba que la integración sería completamente gratuita y que el plan gratuito de Integromat permitiría "mil documentos". Actualmente, ZapSign informa que... Se requiere un plan de API para utilizar la integración con Make. Make, a su vez, mantiene un modo gratuito con sus propios límites de uso, que actualmente se contabilizan en transacciones o créditos.
La integración permite mantener una copia organizada de los documentos en Drive y también resulta útil en flujos de trabajo con otros servicios de almacenamiento. ZapSign ofrece opciones de integración con diversas aplicaciones.
Para comprobar de nuevo cómo funciona la función nativa de Google, consulte también la página para Espacio de trabajo de Google y las instrucciones de Firmas electrónicas en Drive y Docs.
💡 ¡Consejo! ¿Necesitas una solución de firma digital para tu gestión? Haz clic aquí y crea el tuyo ahora!
Pero, ¿cuál es la importancia de la firma digital?
Las firmas electrónicas pueden reducir pasos como la impresión, el transporte físico, la recogida presencial y el archivo en papel. El beneficio real depende de la operación, pero la digitalización tiende principalmente a facilitar los procesos que involucran a personas en diferentes ubicaciones.
También podría haber reducciones de costos. financiero asociado con la impresión, el envío y el almacenamiento físico, así como una mayor facilidad para localizar documentos cuando la gestión digital está bien estructurada.
La integración con el almacenamiento en la nube también ayuda a crear rutinas de archivado consistentes. Sin embargo, esto no elimina los riesgos de eliminación, pérdida de acceso o configuración incorrecta, por lo que los permisos, las copias de seguridad y las políticas de retención siguen siendo importantes.
Tras observar detenidamente el proceso de digitalización de Estonia, una cosa me quedó aún más clara: la digitalización no consiste simplemente en reproducir en un ordenador lo que antes hacíamos en papel. Las ventajas surgen cuando los distintos sistemas pueden comunicarse y eliminamos los pasos que ya no aportan valor; precisamente el tipo de problema que intentan solucionar las integraciones entre firmas digitales y almacenamiento.
Un flujo mejorado también puede afectar a la relación entre su marca y sus clientesespecialmente cuando la persona puede recibir, revisar y firmar un documento sin tener que viajar ni intercambiar archivos repetidamente.
El almacenamiento en la nube integrado y el procesamiento de firmas tienen más sentido cuando eliminan las tareas manuales sin sacrificar la evidencia y los controles adecuados. (Empresas) pequeño Las empresas más grandes pueden incorporar este tipo de automatización en Gestão de Documentos dependiendo del volumen y la complejidad de la operación.
ZapSign tiene un plataforma Dedicada a las firmas electrónicas, ofrece diferentes posibilidades de integración, autenticación y gestión documental.
También es posible utilizar información adicional en los flujos, dependiendo de la configuración, incluyendo datos como número de teléfono, CPF (número de identificación fiscal brasileño) o... Código Empresarial (CNPJ en Brasil) de los participantes.
Para conocer nuestros servicios, sólo haga clic aquí!
Perguntas frecuentes (FAQ)
En las cuentas de Google Workspace que cumplan los requisitos, abre un PDF en Drive, accede al menú y selecciona Firma electrónica. En Google Docs, usa Herramientas > Firma electrónica. La función nativa es una firma electrónica y no equivale automáticamente a una firma ICP-Brasil cualificada.
No está disponible en todas las cuentas gratuitas de Drive. Google ofrece esta función en Espacio de trabajo individual y en ciertos planes Business, Enterprise y Education. Su disponibilidad también puede depender de la activación por parte del administrador de la organización.
Sí, para usuarios elegibles. Abre el PDF en Google Drive en tu computadora, selecciona Firma electrónica, agrega los campos y envía la solicitud a los firmantes. Google crea una copia en PDF de la solicitud y realiza un seguimiento de su estado.
Una opción es usar Make, antes conocido como Integromat. Conecta ZapSign y Google Drive, elige el activador, autoriza la cuenta de Google, configura la carpeta de destino y conecta la API de ZapSign. Actualmente, ZapSign indica que esta integración requiere un plan de API.
Sí. El servicio que antes se llamaba Integromat ahora se llama Make. Es posible que los tutoriales antiguos muestren la marca y las interfaces anteriores, pero la integración actual entre ZapSign y Google Drive está configurada en la plataforma Make.
Getúlio Santos es el director ejecutivo de ZapSign, abogado, entusiasta de la tecnología y emprendedor.
