En el mundo globalizado actual, la firma digital en el extranjero se ha convertido en una herramienta indispensable para empresas, organizaciones y particulares que necesitan formalizar documentos de forma rápida, segura y confiable, sin importar fronteras geográficas.
Después de todo, con la digitalización de los negocios y la intensificación de las relaciones comerciales entre diferentes países, la necesidad de soluciones efectivas para autenticar documentos electrónicamente se ha vuelto más evidente que nunca, independientemente de si un firmante está en Brasil y la otra parte en Brasil. Japón, por ejemplo.
Las firmas digitales no sólo reducen el tiempo necesario para finalizar los acuerdos, sino que también eliminan barreras logísticas como el envío físico de documentos.
Este artículo analiza en detalle los procedimientos, cuestiones legales y mejores prácticas para el envío de documentos para firma digital que involucran firmantes en diferentes países, asegurando que todas las partes involucradas estén legalmente protegidas y satisfechas con la solución adoptada.
¿Que es una asignatura digital?
A firma digital es una tecnología que permite validar documentos electrónicamente garantizando su integridad y autenticidad. Esta forma de firma utiliza cifrado para garantizar que el contenido del documento permanezca sin cambios desde el momento de la firma.
En el contexto legal, la firma digital ofrece la seguridad de que el documento es legítimo y que el firmante es, de hecho, quien dice ser. Esta confiabilidad es esencial, especialmente en transacciones comerciales, contratos y acuerdos firmados entre partes ubicadas en diferentes países.
En Brasil, las firmas digitales están reguladas por Medida Provisional N° 2.200-2/2001, que creó la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (PCI-Brasil). ICP-Brasil establece estándares y normas para la emisión de certificados digitales, que se utilizan para crear firmas digitales legalmente reconocidas. Estos certificados son esenciales para garantizar que las firmas realizadas en Brasil tengan validez legal y sean aceptadas en procesos legales y comerciales.
Sin embargo, más allá de las fronteras brasileñas, cada país tiene sus propias regulaciones y estándares de aceptación de firmas digitales. Es fundamental comprender cómo varían estas reglas para garantizar que los documentos firmados digitalmente sean aceptados en diferentes jurisdicciones.
Muchos países se adhieren a estándares internacionales, como eIDAS en la Unión Europea, que establece estándares para firmas electrónicas válidos en todos los estados miembros. Por otro lado, Japón se resiste más al cambio porque todavía utiliza el hanko (sello) en lugar de firma digital.
Por eso, cuando se trata de firmantes extranjeros, es fundamental utilizar soluciones que cumplan con los requisitos legales tanto en Brasil como en el país de destino.
Consideraciones legales para las firmas digitales internacionales
El aspecto legal de las firmas digitales en transacciones internacionales es una de las principales preocupaciones a la hora de enviar documentos para ser firmados por firmantes extranjeros.
Como cada país tiene sus propias regulaciones y estándares de aceptación para firmas electrónicas, esto puede crear desafíos para garantizar que un documento se considere válido en diferentes jurisdicciones. Para superar estas barreras es fundamental conocer las regulaciones de cada país involucrado en el proceso.
En Brasil, el Ley nº 14.063 / 2020 reconoce la validez legal de las firmas digitales, siempre que cumplan con los requisitos de seguridad y autenticidad establecidos. Esto significa que los documentos firmados digitalmente tienen la misma validez que los firmados físicamente, siempre que sean creados mediante certificados digitales emitidos por ICP-Brasil.
Sin embargo, cuando un documento necesita ser firmado por una parte en el extranjero, es necesario verificar que la firma digital será reconocida como válida en el país del firmante.
Como se ha dicho anteriormente, en la Unión Europea, la Reglamento eIDAS proporciona un marco legal uniforme para las firmas electrónicas, asegurando que sean aceptadas en todos los estados miembros. En los Estados Unidos, el Ley ESIGN y la UETA establecen los parámetros para la validez legal de las firmas digitales a nivel federal y estatal, respectivamente.
Los países asiáticos tienen sus propias regulaciones, que pueden variar significativamente. Por lo tanto, es importante evaluar las regulaciones específicas de cada ubicación y, de ser necesario, buscar asesoría legal para asegurar su cumplimiento.
El cumplimiento de las normas internacionales es otro aspecto esencial. Soluciones de firma digital que cumplen con estándares globales, como Estándar Internacional de Firma Digital (PAdES), puede facilitar el reconocimiento legal en múltiples jurisdicciones. Este enfoque minimiza los riesgos y garantiza que los documentos se acepten sin complicaciones legales.
Pasos para enviar documentos para firma digital al extranjero
El envío de documentos para firma digital por parte de firmantes ubicados en otros países requiere planificación y atención a detalles específicos. Siguiendo un conjunto claro de pasos, es posible garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas, respetando las normas legales y cumpliendo con las expectativas de las partes involucradas. Aquí están los pasos detallados.
1. Elegir una plataforma compatible
La elección de la plataforma es uno de los pasos más importantes para garantizar el éxito del envío de documentos para firma digital al extranjero. La plataforma no sólo debe cumplir con la normativa brasileña, sino también ser reconocida en el país del firmante extranjero.
Soluciones como ZapSign se utilizan ampliamente porque ofrecen cumplimiento con estándares internacionales, son fáciles de usar y tienen opciones personalizadas de autenticación y ajuste para los datos requeridos.
Además, la plataforma permite personalizar el flujo de firma, añadiendo campos específicos o notas explicativas para facilitar la interacción del firmante. Esto puede resultar especialmente útil cuando los firmantes se encuentran en jurisdicciones con regulaciones más estrictas o tienen poca familiaridad con el proceso de firma digital.
2. Configuración del documento e identidad del firmante
Luego de seleccionar la plataforma, el siguiente paso es configurar el documento. Asegúrese de que el archivo esté completo, sin errores y en el formato correcto (es decir, en (PDF)). La configuración puede incluir la definición de campos obligatorios para firma, marcas de fecha y hora, y cualquier información adicional que deba completarse. Durante este paso, revise cuidadosamente el documento para evitar volver a trabajarlo, ya que los cambios después del envío pueden causar retrasos.
Por ejemplo, enviar un código de seguridad por SMS o correo electrónico puede proporcionar una capa adicional de protección. ZapSign tiene características específicas que simplifican este proceso para los firmantes fuera de Brasil.
3. Envío del documento y comunicación clara
Con el documento configurado, llega el momento de enviarlo al firmante. El envío se realiza directamente a través de la plataforma, generalmente a través de un correo electrónico que contiene un enlace seguro al documento. como se explica aquí.
Es importante asegurarse de que la dirección de correo electrónico del firmante sea correcta y de que conozca el procedimiento. Una buena práctica es enviar un mensaje con antelación explicando cómo funcionará el proceso, especialmente si el firmante no está familiarizado con las firmas digitales.
Durante el envío, puede incluir instrucciones detalladas en el cuerpo del correo electrónico o en la interfaz del documento para guiar al firmante en cada paso. En ZapSign, incluso puedes agregar recordatorios automáticos si el firmante tarda mucho en completar el proceso, lo que ayuda a evitar retrasos.
Además, asegúrese de que el idioma utilizado en el documento a firmar sea claro y comprensible para el destinatario, especialmente si no domina el portugués.
4. Monitoreo de estado y soporte para firmantes
Después del envío, monitoree el estado del documento en tiempo real. ZapSign ofrece paneles que muestran quién ya firmó, quién está pendiente y cualquier problema que pueda haber ocurrido durante el proceso. Si el firmante informa dificultades técnicas o preguntas, esté preparado para brindar asistencia inmediata. Esto puede incluir todo, desde explicaciones sobre cómo acceder al enlace hasta aclaraciones sobre el validez legal del documento.
También es importante establecer plazos claros para la suscripción. Notifique al firmante sobre los plazos acordados y, si es necesario, utilice las funciones de recordatorio disponibles en la plataforma para garantizar que el proceso se complete dentro del período previsto.
5. Almacenamiento seguro y uso compartido de documentos firmados
Una vez completadas todas las firmas, la plataforma finalizará automáticamente el documento y lo pondrá a disposición para su descarga o almacenamiento en la nube.
Asegúrese de descargar una copia del documento y archivarla en una ubicación segura, como un servidor interno seguro o una solución confiable de almacenamiento en la nube. Aunque ZapSign ofrece opciones de almacenamiento seguro con certificaciones reconocidas internacionalmente.
Si es necesario compartir el documento con otras partes, como abogados o miembros del equipo, utilice métodos de envío seguros, como compartirlo mediante enlaces cifrados o enviarlo por correo electrónico con protección con contraseña.
Evite almacenar el documento en lugares de fácil acceso o compartirlo sin las debidas precauciones, asegurándose de que permanezca protegido contra accesos no autorizados.
Conclusión
La firma digital en el extranjero es una solución eficiente y segura para hacer frente a la creciente demanda de formalización de documentos en un entorno globalizado.
Comprender los requisitos legales, seleccionar las plataformas adecuadas y seguir las mejores prácticas son pasos clave para garantizar que los documentos firmados digitalmente sean aceptados en diferentes jurisdicciones.
A medida que la tecnología avance y las regulaciones se vuelvan más uniformes, el uso de firmas digitales seguirá creciendo, facilitando las transacciones internacionales y conectando a personas y empresas de todo el mundo.
La contratación laboral es un ejemplo de esto. ¿Quieres saber cómo funciona en países tan alejados geográfica y culturalmente como Brasil y Japón? Entonces, lea aquí!