Hoy en día, la influencia de la tecnología en el entorno empresarial es innegable. Las empresas conscientes de las nuevas dinámicas del mercado necesitan acompañar los constantes avances tecnológicos para modernizar sus procesos de gestión. Uno de ellos es la firma digital en el iPhone.
Después de todo, al adquirir herramientas que mejoran la ejecución de sus servicios, el público pasa a tener una mejor percepción de los mismos, lo que es sumamente beneficioso para que el negocio crezca exponencialmente.
Para ello, se hace cada vez más necesario adoptar soluciones modernas y, en este sentido, la firma digital se destaca como una de las principales herramientas del mercado.
Si bien es un recurso imprescindible para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o área de actividad, muchas personas todavía tienen dudas sobre cómo se puede utilizar la firma digital y cuáles son sus beneficios.
Por lo tanto, este artículo cubre cómo generar un firma digital, perfecto para completar documentos y otros archivos de texto y luego compartirlos a través de su iPhone.
Además, cubriremos cómo firmar electrónicamente documentos que han sido previamente escaneados o enviados por correo electrónico, utilizando tanto su iPhone como su iPad.
¿Qué es la firma digital?
A grandes rasgos, podemos definir el concepto de firma digital como un recurso que tiene por objeto acreditar la identidad de sus firmantes de forma segura, basada en cifrado, clave virtual y certificado digital.
Además, es importante señalar que la firma digital conlleva la misma legalidad que la firma manuscrita tradicional, realizada en documentos en papel.
ella es una especie de firma electronica cuyo concepto está vinculado a la utilización de cualquier mecanismo electrónico o digital para validar la autoría de un acto.
La firma electrónica tiene validez legal en prácticamente todos los países del mundo. En Brasil, fue introducido por varias normas, en particular por el artículo 10, § 2, de la Medida Provisional N° 2.200-2/2001 y por la Medida Provisional N° 983 de 2020.
Al realizar una firma digital, el firmante utiliza un certificado digital para probar su autoría. El certificado digital debe ser emitido por una autoridad de certificación brasileña, de acuerdo con los estándares de la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (PCI-Brasil). Ejemplos de certificado digital son el e-CNPJ y el token OAB utilizado por los abogados. También existen tipos de certificados digitales, como el A1 y el A3.
Por tanto, es seguro decir que tanto la firma electrónica como la firma digital tienen validez legal, según la Medida Provisional nº 2.200-2 de 2001 y la Medida Provisional nº 983 de 2020.
¿Cuál es la importancia de la firma digital?
La firma digital ha sido el principal instrumento utilizado por las empresas a la hora de adoptar soluciones electrónicas para certificar identidades digitales o proteger las comunicaciones en una red.
Hoy en día, los días en los que se gastaban enormes cantidades de tiempo y dinero imprimiendo documentos, firmándolos personalmente, escaneándolos y reenviándolos son un pasado cada vez más lejano.
La nueva realidad apunta a un momento en el que los procesos de autenticación, validación, confianza, reconocimiento, seguridad y fiabilidad de las transacciones digitales de una empresa deben realizarse de forma ágil, automatizada y sin complicaciones.
Podemos decir, por tanto, que la importancia de la firma digital está íntimamente ligada a las numerosas ventajas que ofrece su uso, como destacaremos a continuación.
Firma de documentos más rápida
La firma de documentos físicos pasa por un largo proceso cuando las partes involucradas no se encuentran en el mismo lugar. Después de todo, es necesario que el primer firmante lo firme y lo envíe a la otra persona que también debe firmar. Después de hacerlo, debe devolver el documento al remitente.
Dependiendo de dónde se encuentren las partes que intervienen en un contrato, y de la forma de envío elegida, el procedimiento de firma del documento puede demorar días y retrasar las acciones contratadas.
Con la firma digital, este mismo proceso se vuelve más rápido y sencillo, ya que solo se necesita un clic para que el archivo quede firmado.
Reducción de costos
La adopción de documentos digitales representa la reducción de una serie de costos innecesarios. Desde gastos con motoboys, correos o transportistas hasta gastos con material de impresión ya no tienen sentido cuando la empresa migra a digital.
Disminución del movimiento de personas.
La firma digital también tiene el beneficio de involucrar a menos personas en el proceso que necesitan viajar constantemente para llevar los documentos a las partes, lo que representa una gran ventaja para el medio ambiente.
Menos proliferación de virus y bacterias.
Los documentos digitales ahorran el uso de lugares destinados a almacenar documentos físicos, los cuales, por cierto, requieren de una serie de cuidados, como asegurarse de que el lugar sea fresco y con poca humedad.
Las altas temperaturas y los ambientes húmedos pueden hacer que los papeles se deterioren más rápidamente, lo que permite la proliferación de insectos, hongos y bacterias.
Reducción del consumo de papel y sostenibilidad
Los documentos digitales, debido a que existen en un entorno virtual, no requieren el uso de papel. Además de agilizar el proceso práctico y optimizar el espacio de tu ambiente de trabajo, dejándolo libre de material, esta práctica también apunta a la sustentabilidad, ayudando a reducir la deforestación.
Cierre de acuerdos más rápido
Los procesos comerciales se han vuelto cada vez más rápidos, lo que requiere que las firmas de contratos también sean dinámicas. Mientras que un acuerdo que implica la firma manuscrita lleva tiempo, lo digital es rápido, lo que significa que tiene más contratos cerrados por mes.
Movilidad
¿Alguna vez ha dejado de firmar un documento porque se encuentra en otro estado donde no tiene una firma notariada? Este problema ya no te corresponde con la firma digital, ya que puedes firmarla estés donde estés, incluso con tu celular.
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➡️ Aprende a firmar con un certificado digital
➡️ Comprender para qué sirve un verificador de firma digital
➡️ Qué es un contrato digital y cómo adoptar uno para tu empresa
Cómo firmar digitalmente un iPhone usando iCloud Drive
Hacer una firma digital en el iPhone es simple, y será aún más simple si sigue cuidadosamente las instrucciones paso a paso a continuación.
Recordando que, antes que nada, es necesario que el documento esté previamente guardado en el iCloud Drive de tu iPhone. ¿Vamos allá?
Paso 1
Primero, debe acceder a la aplicación "Archivos" nativa de su iPhone para abrir el documento deseado.
Paso 2
Luego toque el botón con el símbolo del bolígrafo ubicado en la esquina superior derecha.
Paso 3
Haga clic en el símbolo “+” ubicado en la parte inferior y luego en la opción “Firma”.
Paso 4
En la línea recta que se encuentra justo debajo, use su dedo para firmar el documento en la pantalla.
Paso 5
Después de eso, su firma aparecerá en el documento. Simplemente ajuste el tamaño y la ubicación de la firma en el texto. También puede ajustar el tamaño de la marca usando las opciones de lápiz ubicadas en la parte inferior de la pantalla.
Paso 6
Una vez que su firma esté en su lugar, guarde el documento, toque "Ok", ¡y eso es todo! El documento ya está firmado.
Paso 7
Ahora, es el momento de compartir el documento firmado. Regrese a la pantalla principal de "Archivos" y una vez más seleccione el documento. Luego haga clic en el botón "Compartir" ubicado en la esquina inferior izquierda.
Paso 8
Ahora solo tienes que elegir el medio por el que quieres compartir el documento que acabas de firmar, ¡y listo!
Cómo escanear y firmar un documento en la aplicación Notas
En caso de que necesites firmar y enviar un documento que aún no ha sido escaneado, hay una forma muy sencilla de hacerlo, a través de la aplicación Notas de tu iPhone.
Paso 1
Con la aplicación Notas abierta, cree una nueva nota y toque el ícono de la cámara en la parte inferior de la pantalla y seleccione la opción Escanear documentos.
Paso 2
Coloque el documento sobre una superficie plana y coloque su iPhone paralelo a la hoja, ajustando el encuadre (puede elegir entre las opciones de encuadre automático o manual).
Paso 3
En la esquina inferior izquierda de la pantalla, hay un icono del documento recién escaneado. Puede tocarlo para hacer ajustes si es necesario.
Después de realizar todos los ajustes, toque "Ok" para volver a la pantalla anterior y toque "Repetir" para repetir el escaneo de la página específica.
Paso 4
Una vez que se guarde todo el documento, simplemente haga clic en "Guardar" y listo: el documento escaneado se adjuntará a su nota.
Toque el documento en Notas y luego en el icono de compartir en la parte superior de la pantalla.
paso 5
Ahora, toca en “Marcando”, y luego en el ícono “+”, ubicado en la parte inferior de la pantalla.
Seleccione la opción de firma para firmar con el dedo (o seleccione su firma registrada) y toque "Aceptar".
Paso 6
Ahora, simplemente cambie el tamaño y coloque su firma como desee y toque la pantalla para confirmar.
Paso 7
Toca "Ok" para guardar el documento y ¡listo! Hecho.
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