Cómo firmar un documento en Google Docs en 11 pasos

A firma electronica se ha vuelto esencial para validar documentos, ofreciendo comodidad y cumplimiento legal, sin necesidad de viajes ni impresión. Por lo tanto, la práctica de firmar documentos en Google Docs se está volviendo cada vez más común, especialmente con la creciente demanda de procesos digitales ágiles y seguros. 

En este artículo revelaremos cómo Google Docs facilita este proceso al permitir a los usuarios firmar documentos de forma práctica y eficiente, directamente en la plataforma. 

Con una interfaz intuitiva y integración Con varias herramientas de firma, Google Docs garantiza velocidad y simplicidad, haciendo que la gestión de documentos sea aún más accesible. ¡Feliz lectura!

Cómo configurar y firmar documentos en Google Docs

La firma electrónica le permite crear documentos para firmar y enviar solicitudes directamente, ya sea a través de Google Docs o Google Drive. Los firmantes pueden completar fácilmente la información requerida para completar el proceso de firma electrónica. Para utilizar este recurso, es importante prestar atención a las instrucciones adecuadas. termos e condições.

La función de firma electrónica en Google Docs está disponible para los usuarios de Google Workspace. Las cuentas del plan Workspace Individual ya tienen acceso, al igual que las cuentas de los planes Business Standard, Plus y Enterprise (cuando las activa el administrador).

Los usuarios de Workspace Individual también pueden participar en el acceso Beta para firmar archivos PDF. Si no tiene un plan, puede comprar Workspace Individual para acceder a la funcionalidad y firma tus documentos en línea.

Configurar firmantes y campos de firma

Firmar documentos y contrariamente con Google Docs es un proceso intuitivo y accesible, ideal para quienes buscan practicidad en su día a día; después de todo, esta herramienta está diseñada para facilitar el flujo de trabajo, asegurando que incluso aquellos que no están familiarizados con la tecnología puedan utilizarla de manera eficiente.

Siguiendo los pasos que se describen a continuación podrás completar la suscripción de forma rápida y sin complicaciones. Siga los pasos y vea lo fácil que es administrar firmas electrónicas directamente en Google Docs.

Paso 1

Para acceder al panel de firma electrónica en Google Docs, el primer paso es ir a http://drive.google.com desde tu navegador. Luego puede crear un documento nuevo o abrir un archivo existente que requiera una firma. En el menú superior, haz clic en “Herramientas” y selecciona la opción “Firma electrónica”.

Vale recordar que esta funcionalidad sólo está disponible para usuarios que tengan ciertos tipos de cuentas de Google Workspace. Si su cuenta es elegible, tendrá acceso a esta función de manera rápida y eficiente, agilizando el proceso de recolección de firmas directamente a través de Google Docs.

Paso 2

Si hay varios firmantes, elija el firmante deseado en "Insertar campos para". Para actualizar la lista, haga clic en “Administrar firmantes”, donde podrá agregar hasta 10 firmantes y asignarles etiquetas para identificarlos en el documento.

No es necesario utilizar direcciones de correo electrónico para las etiquetas hasta la etapa de envío, cuando se asocian con correos electrónicos reales. Para facilitar la identificación, a cada firmante se le asigna un color único y todos los campos asociados con el mismo firmante se muestran en el mismo color.

Paso 3

Para agregar campos al documento, elija entre las opciones: firma, iniciales, nombre, campo de texto o fecha de firma. Simplemente arrastre los campos a la ubicación deseada en el documento.

Puede incluir hasta 200 campos por solicitud. Tenga en cuenta que los campos ingresados ​​directamente en los archivos PDF no se guardarán, pero si la solicitud se inicia en un documento de Google, puede reutilizarla como plantilla para futuras firmas.

Paso 4

Después de insertar el campo en el documento, haga clic en él para abrir una ventana emergente. Allí podrá ver y actualizar el firmante asignado a través del menú desplegable "Asignado a". Si necesita agregar o modificar firmantes, simplemente haga clic en "Administrar firmantes" para ajustar la lista según sea necesario.

Al utilizar el “Campo de texto”, también puede incluir descripciones adicionales, como “Título” o “Correo electrónico”, brindando mayor claridad a los firmantes al completar su información. También es posible ajustar el tamaño de la fuente, asegurando que el texto se adapta correctamente al diseño del documento.

Repita este proceso para insertar todos los firmantes y sus respectivos campos de firma en el documento, asegurándose de que cada campo esté configurado y personalizado correctamente según las necesidades de cada firmante.

Paso 5

Después de ingresar todos los campos de firma en el documento, ubique el botón "Solicitar firma" que aparece en el lado derecho de la pantalla. Este botón solo estará disponible para los usuarios que tengan permiso de propietario o acceso de edición en el documento, lo que garantiza que solo las personas autorizadas puedan realizar esta acción.

Si no tiene estos permisos, el botón no se mostrará, pero si los tiene, simplemente haga clic para iniciar el proceso de recolección de firmas. Este sencillo paso ayuda a garantizar la seguridad y el control de los documentos, al tiempo que facilita el flujo de trabajo al delegar firmas rápidamente.

⚠️ Consulte también estos artículos relacionados 👇

➡️ Qué es la API de Firma Electrónica y cómo beneficia a la gestión de una empresa
➡️ ¿Cuáles son las ventajas de contratar una plataforma de firma electrónica?
➡️ Por qué necesita ingresar hoy a la era de los documentos electrónicos

Paso 6

Al generar el Archivo PDF para firma, es importante agregar un título que identifique claramente el documento. Este título se utilizará tanto para la organización interna como para facilitar el reconocimiento por parte de los firmantes. Luego, ingrese la dirección de correo electrónico de cada firmante, asegurándose de que los destinatarios correctos reciban la solicitud.

Para que la comunicación sea aún más personalizada y profesional, tienes la opción de añadir un mensaje personalizado al correo electrónico de solicitud de suscripción. Este texto puede servir para aclarar el propósito del documento, reforzar los plazos o incluir orientación adicional, proporcionando una experiencia más directa y eficiente para los firmantes.

Paso 7

En el cuadro de diálogo de solicitud de firma electrónica, tiene la opción de definir la ubicación donde se generará y almacenará la pista de auditoría al final del proceso. La pista de auditoría es un registro detallado que documenta cada paso del proceso de firma, incluido quién firmó, cuándo y en qué orden, lo que garantiza una mayor seguridad y transparencia.

Si durante la solicitud se muestran los términos de servicio, léelos y acéptalos para continuar con el proceso. Este paso garantiza que usted cumple con las condiciones de uso y políticas aplicables a la solicitud de firma electrónica, reforzando el cumplimiento. legal y procedimiento reglamentario.

Paso 8

Haga clic en "Solicitar firma" para generar un archivo PDF del documento, que estará disponible en "Mi unidad". Los firmantes recibirán un correo electrónico con un enlace para acceder al documento. Una vez solicitado, el PDF se bloqueará para editarlo hasta que se completen las firmas, pero el archivo original permanecerá desbloqueado.

Podrás reutilizar el documento para futuras solicitudes, generando nuevos PDF. Para realizar un seguimiento del progreso, abra el PDF en Drive o mediante el enlace de correo electrónico y haga clic en "Ver detalles". Si necesita cambiar o cancelar la solicitud, seleccione “Cancelar” y envíe una nueva después de modificar el documento original.

Paso 9

Accede a tu cuenta de correo electrónico y busca la notificación relacionada con la solicitud de firma electrónica. En el cuerpo del correo electrónico encontrarás un enlace directo que te llevará al documento que requiere tu firma. Al hacer clic en este enlace, será redirigido automáticamente al plataforma donde está alojado el documento.

Allí podrás visualizar el documento completo y seguir las instrucciones para firmar de forma rápida y segura. Este proceso simplifica el registro al garantizar que pueda completar la tarea sin necesidad de pasos adicionales o inicio de sesión adicional.

Paso 10

Complete los campos de texto del documento, como “Título” y “Correo electrónico”, haciendo clic directamente en ellos e ingresando la información necesaria. Rellena también los campos de colores que indican dónde debes firmar. Aparecerá un cuadro de diálogo pidiéndole que ingrese su nombre completo e iniciales para generar la firma. Complete esta información y haga clic en “Adoptar y firmar”.

Si su documento contiene varios campos, puede reutilizar la misma información en diferentes secciones para una mayor eficiencia. Tenga en cuenta que los campos designados para los firmantes que aún no han completado su firma aparecerán atenuados, mientras que las firmas que ya se completaron serán visibles en el PDF, lo que facilitará la visualización del progreso de la firma.

Paso 11

Después de completar todos los campos obligatorios en el documento, haga clic en "Marcar como completo" ubicado en la parte superior de la página. Luego recibirá una notificación con su correo electrónico registrado, que será visible para cualquier persona que tenga acceso al PDF firmado.

Si tiene varias direcciones de correo electrónico asociadas con su cuenta de Google, la dirección de correo electrónico utilizada será la ingresada por el solicitante en la solicitud. Es importante revisar y aceptar los términos de servicio presentados. Luego de eso, haga clic en “Aceptar y continuar” para finalizar el proceso y completar su firma electrónica.

Como ves, el proceso de firma de documentos con Google Docs demuestra sencillez y eficacia, convirtiéndose en una práctica solución para empresas y profesionales que quieran optimizar la firma de documentos, eliminando la necesidad de procesos físicos y agilizando las operaciones, mejorando la productividad y reduciendo costos.

Sin embargo, si buscas una solución aún más robusta e intuitiva para que tu empresa pueda garantizar la validación legal de documentos de forma rápida y segura, merece la pena conocer la firma electrónica de ZapSign.

Pulse aquí Conozca ahora nuestra herramienta y descubra cómo puede transformar la gestión de suscripciones en su negocio con seguridad, practicidad y trazabilidad, factores esenciales en las transacciones comerciales.