A medida que la revolución digital se hace cada vez más presente en el mundo empresarial, la implementación de determinados recursos tecnológicos se vuelve tan elemental como cualquier otra práctica tradicional. Un ejemplo es el firmante ITI.
Dentro de ese contexto, la firma digital destaca especialmente, ya que es una importante herramienta tecnológica que garantiza que cualquier persona pueda firmar un determinado documento en un entorno virtual – y con la misma validez legal que un documento con firma física.
Esencial para todas y cada una de las empresas, independientemente de su tamaño o campo de actividad, este recurso ha sido adoptado cada vez más para celebrar acuerdos, contratos y transacciones de los más variados tipos.
Dicho esto, cabe mencionar que las facilidades que brinda la implementación de la firma digital son cada vez más evidentes, gracias a herramientas como el ITI Signer.
Para que sepas más al respecto, en ZapSign hemos elaborado esta guía completa sobre el tema.
A ZapSign es una plataforma de firma electrónica y digital que le permite recolectar firmas de manera sencilla a través de su computadora de escritorio o celular, por lo que puede ahorrar tiempo y dinero, además de mantener la validez legal de sus documentos.
Por eso nos tomamos el tiempo de escribir este post y te invitamos a leerlo hasta el final. ¿Seguimos adelante?
Después de todo, ¿cuál es el firmante de ITI?
El Suscriptor ITI es una herramienta en línea puesta a disposición por el ITI (Instituto Nacional de Tecnología de la Información), una autarquía federal vinculada a la Casa Civil de la Presidencia de la República, cuyo principal objetivo es mantener la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP-Brasil ), siendo la primera autoridad en la cadena de certificación.
Este importante dispositivo tecnológico tiene el propósito de hacer posible que cualquier persona, incluidas las organizaciones públicas y privadas, pueda insertar su firma electrónica de nivel avanzado en diversos documentos, sin necesidad de una certificado digital – para hacerlo, el usuario solo necesita tener una cuenta de gov.br de nivel plata u oro.
Precisamente porque no requiere certificado digital, el ITI Signer ofrece la ventaja de permitir realizar firmas gratuitamente. Sin embargo, para ser aceptados por la plataforma, los archivos deben cumplir dos requisitos: tener un tamaño máximo de 100 MB y estar guardados en uno de los siguientes formatos: DOC, DOCX, ODT o (PDF).
Sin embargo, a pesar de su evidente ventaja, cabe señalar que el ITI Signer no puede utilizarse para firmar documentos cuya legislación exija una firma con Certificado Digital emitido en el ámbito de la PCI-Brasil.
Paso a paso, cómo usar el firmante ITI
Ahora que entiendes de qué se trata el firmante ITI, debes estar ansioso por saber cómo usarlo correctamente, ¿verdad?
Sepa que el proceso de utilizar esta herramienta para crear su firma electrónica gratuita es muy sencillo y no guarda ningún misterio, tardando como máximo cinco minutos en realizarse por completo.
Como se mencionó anteriormente, primero debe tener una cuenta de gov.br de nivel plata u oro. También debe tener instalada en su celular la aplicación Gov.BR (disponible para Android y iOS, y que se pueden descargar fácilmente desde las tiendas de aplicaciones de los respectivos sistemas).
La aplicación Go.BR es especialmente importante, ya que si su cuenta es de nivel bronce, será necesaria para convertirla en una cuenta de nivel plata u oro.
Para ello, deberás acceder a la app, hacer clic en la opción “Aumentar Nivel de Cuenta” y consultar los requisitos para realizar este trámite.
A partir de ahora, adelantamos que la forma más sencilla de obtener una cuenta nivel plata, por ejemplo, es ingresando a gov.br en un banco acreditado - como, por ejemplo, Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal, Santander y varios otros
Si desea actualizar su cuenta solo para usar el Suscriptor ITI, esta es la alternativa más rápida y práctica.
Pues bien. Una vez cumplidos todos estos requisitos, solo tienes que seguir el paso a paso que te explicaremos más adelante y el proceso de firma digital por parte del ITI Signer será sin complicaciones:
- Iniciar sesión en el sitio web
El primer paso para realizar de forma inequívoca el procedimiento de suscripción a través de la plataforma es acceder a la Sitio web para suscriptores de ITI e inicie sesión con su cuenta gov.br, insertando su CPF y contraseña. Si no recuerda su contraseña, simplemente haga clic en la opción "Olvidé mi contraseña" para recuperarla.
- Envío del documento
Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en la opción "Elegir archivo" y seleccione el archivo del documento que desea firmar. Recordando que el Suscriptor ITI solo acepta archivos de hasta 100 MB y que estén en formato DOC, DOCX, ODT o PDF.
Si el documento se guarda en otro formato, existen innumerables programas y sitios web que lo convierten a PDF.
- Avanzar con el proceso
Luego, si el archivo cumple con los requisitos del Suscriptor de ITI, el sitio cargará el documento seleccionado y lo mostrará en su pantalla, exactamente como se muestra en la imagen a continuación. Ahora es el momento de pasar al siguiente paso en el procedimiento de firma digital.
- colocación de la firma
En este paso, puede hacer clic en cualquier parte del documento para que aparezca el campo de firma.
A continuación, use el cursor del mouse para arrastrar libremente el campo de la firma y luego colóquelo en el espacio que prefiera, siempre con cuidado de no superponer este campo con información importante, ya que siempre debe permanecer claramente visible y legible.
Inmediatamente después de colocar el campo de firma en la región del documento de su elección, haga clic en la opción "Firmar digitalmente".
- selección de proveedores
Cuando se abre una ventana emergente, debe seleccionar la opción "Usar Gov.BR" para seleccionar el proveedor de suscripción.
- Autorización a la firma
Después de elegir el proveedor, el sistema enviará un código de confirmación a la aplicación gov.br. Al acceder a la aplicación, debe iniciar sesión en su cuenta y tocar el área de advertencia: el ícono de campana ubicado en la esquina superior derecha.
A continuación, podrá ver su código. Si, quizás, no tienes la aplicación instalada, el sistema también puede enviarte el código por SMS.
- inserción de código
Ahora que ha recibido el código, vuelva a la página. Ingrese el código en el campo indicado, luego haga clic en "Autorizar". Luego, el sistema mostrará un mensaje de confirmación que indica que se ha autenticado con éxito con el proveedor de suscripción.
Luego, la ventana emergente se cerrará y podrá continuar con el paso final del procedimiento.
- Descarga del archivo del documento
Una vez realizados todos los pasos anteriores, el Firmante ITI insertará su firma digital en el documento, y podrá visualizarla en el área del documento donde la marcó, junto con la fecha y hora de la firma, así como el enlace al verificador de firma.
Después de eso, simplemente haga clic en "Descargar archivo firmado" para que el archivo se guarde en su computadora.
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➡️ Comprender para qué sirve un verificador de firma digital
➡️ Qué es un contrato digital y cómo adoptar uno para tu empresa
¿Y cuáles son los pasos para realizar la validación del firmante ITI?
Hay varias formas de hacer una firma digital, incluso gratis a través de Word. Pero las plataformas dedicadas a este tipo de firmas tienen formas de validarlos y esto es muy importante.
En primer lugar por seguridad, ya que los documentos en línea involucran datos sobre su empresa, empleados, empleados y clientes. Por lo tanto, sus suscripciones deben realizarse en un entorno seguro.
Otro punto a considerar es la integridad de los firmantes. Después de todo, la mayoría de las veces, los suscriptores no están presentes en el mismo entorno físico. Por lo tanto, es necesario que su identidad sea validada y completa.
Finalmente, la verificación de firmas digitales cumple con las normas establecidas por ICP-Brasil, garantizando su validez.
El Verificador de Cumplimiento del Estándar de Firma Digital ICP-Brasil es una herramienta puesta a disposición por el ITI desde 2014, cuyo objetivo es realizar la validación de firmas digitales. Este proceso de validación sigue una serie de criterios estrictos, tales como:
- comparación de claves criptográficas;
- confirmación de la validez de la firma;
- verificación de códigos de verificación;
- sello de tiempo
A través de esta herramienta, un usuario puede confirmar si un archivo firmado digitalmente cumple con los estándares ICP-Brasil. Este proceso se puede lograr fácilmente en 3 simples pasos.
- Acceso a la página del verificador
Acceso Sitio web del verificador de cumplimiento y haga clic en "Seleccionar firma".
- control de conformidad
Seleccione el archivo firmado digitalmente que desea enviar para verificación y haga clic en "verificar cumplimiento".
- Resultado de la verificación
Se mostrará el resultado, informando detalladamente si el expediente cumple con todos los criterios legales establecidos por la PM 2.200-2/2001.
Y ya que estamos hablando de documentación electrónica, nos gustaría resaltar la importancia de adoptar una buena solución de firma digital para su empresa.
Después de todo, no es casualidad que en el escenario corporativo se haya creado un consenso de que la práctica de la firma digital ya no es una innovación, sino una necesidad básica para optimizar los procesos de una organización.
Por eso mismo, si quieres practicidad, fluidez y seguridad a la hora de firmar tus contratos en un entorno virtual, Te invitamos a conocer la plataforma ZapSign: una completa solución de firma digital que puedes conocer haciendo click aquí!
